So wählen Sie ELN-Software für akademische Labore aus: Was Sie vor einer Investition beachten sollten

Elektronische Laborbuch-Software kann für eine einzelne Forschungsgruppe als praktische Wahl beginnen. Wenn eine Einrichtung sie jedoch in mehreren Laboren einführt, wirkt sich die Entscheidung auch auf die IT-Kapazität, die Forschungskontinuität und die langfristigen Budgets aus.

Für wissenschaftliche Leiter, Leiter der Forschungsinfrastruktur und Beschaffungsteams besteht die Herausforderung darin, ein System auszuwählen, das von den Forschenden genutzt wird und das die Einrichtung langfristig tragen kann. Datenmanagement-Teams und Datenverantwortliche müssen ebenfalls die Logistik hinter der Implementierung eines solchen Systems berücksichtigen und sicherstellen, dass es langfristig einen Mehrwert bietet.

Das ELN von SciSure ist weltweit verfügbar, deckt Labore und Organisationen in den USA und Europa ab und verfügt über Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Wir sind mit drei juristischen Einheiten in Groningen (Niederlande), Berlin (Deutschland) und Boston (USA) vertreten. Unsere Softwareoberfläche ist auf Englisch, Französisch und Deutsch verfügbar, wobei unsere Customer Success- und Implementierungsteams lokalisierten Support in diesen Sprachen anbieten.  

Egal, ob Sie SciSure, ein Open-Source-ELN oder eine andere kommerzielle Plattform bewerten: Diese Fragen bieten einen Rahmen für den Vergleich Ihrer Optionen.

Was kostet die Implementierung eines ELN?

Die Implementierung und der laufende Betrieb eines ELN verursachen Kosten, die über die reine Lizenzgebühr hinausgehen. Planen Sie Ihr Budget daher entsprechend. Jemand muss das System warten, Zugriffsrechte verwalten, Backups testen und die Forschenden unterstützen. Wenn Ihre akademische Einrichtung über die entsprechende technische Expertise und Infrastruktur verfügt, könnte dies eine gute Lösung sein.

Aber Vorsicht: Einige Open-Source-ELNs nutzen Servicemodelle, die denen kommerzieller Anbieter ähneln. So positionieren sich manche Optionen als kostenlos und quelloffen, bieten gleichzeitig jedoch kostenpflichtiges Hosting, professionellen Support und Schulungen an.

Kommerzielle ELNs hingegen bieten genau diese Leistungen oft in einem integrierten Servicerahmen an. Sie beinhalten klar definierte Verantwortlichkeiten für Hosting, Wartung, Support, Updates und Anwenderschulungen.

Deshalb ist es sinnvoll, über die Lizenzgebühren hinaus zu vergleichen. Berücksichtigen Sie stattdessen das gesamte Serviceangebot, den operativen Aufwand, die Kostenvorhersehbarkeit und die institutionellen Ressourcen, die für die langfristige Implementierung des ELN erforderlich sind.  

Berücksichtigen Sie neben diesen Kosten auch den Arbeitsaufwand Ihres bestehenden Personals. Deren Zeit ist eine Kapazität, die neben anderen institutionellen Aufgaben verfügbar bleiben muss.  

Prüfen Sie kommerzielle Angebote mit derselben Sorgfalt. Klären Sie, was das Abonnement abdeckt und welche Aufgaben weiterhin von Ihren eigenen Teams übernommen werden müssen.

Kann Ihre ELN-Software die Anforderungen mehrerer Teams erfüllen?

Ein ELN muss mehr leisten als nur die Dokumentation von Experimenten. IT- und Datenmanagement-Teams müssen das System einrichtungsweit verwalten, Projektleiter benötigen einen Überblick über die Arbeit ihrer Gruppen und Forschende brauchen praktische Werkzeuge für ihre täglichen Arbeitsabläufe. Bewerten Sie diese Bedürfnisse getrennt und testen Sie anschließend, wie sie ineinandergreifen.

Für IT- und Datenmanagement-Teams: Einrichtungsweite Verwaltung

Kann das ELN Ihre Organisationsstruktur sowie die Prozesse zur Zugriffsverwaltung und Aufbewahrung von Forschungsdaten unterstützen? Fragen Sie, ob es Folgendes leisten kann:

• Benutzer und Projekte nach Forschungsgruppe, Abteilung und Standort organisieren, einschließlich projektübergreifender Zusammenarbeit.

• Benutzer über den Identitätsmanagement-Prozess Ihrer Einrichtung hinzufügen und entfernen, mit klar definierten administrativen Rollen und Berechtigungen.

• Forschungsdaten beim Ausscheiden von Mitarbeitern sichern und die institutionellen Anforderungen an Aufbewahrung, Abruf und Export erfüllen.

Für Projektleiter: Gruppenübersicht und Kontinuität

Können Projektleiter die Forschung ihrer Gruppen überwachen, die Zusammenarbeit steuern und Projekte auch bei Personalwechseln zugänglich halten? Fragen Sie, ob das System Folgendes leisten kann:

• Erstellen Sie separate Forschungsgruppen mit entsprechenden Berechtigungen und geben Sie ausgewählte Datensätze für andere Gruppen oder externe Kooperationspartner frei.

• Ermöglichen Sie autorisierten Gruppenleitern den Einblick in Projekte, Dokumentationen und Zuständigkeiten.

• Übertragen Sie die Projektverantwortung beim Ausscheiden eines Forschers und rufen Sie abgeschlossene Arbeiten inklusive der zugehörigen Dateien langfristig ab.

Für Forscher und Projektgruppen: Tägliche Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit

Können Forscher ihre Arbeit ohne unnötigen Verwaltungsaufwand dokumentieren, finden und darauf aufbauen? Prüfen Sie, ob das System Folgendes leisten kann:

• Verknüpfen Sie Versuchsunterlagen mit Proben, unterstützenden Dateien und zugehörigen Projektdatensätzen.

• Unterstützen Sie gemeinsame Projektabläufe, damit Kollegen mit entsprechenden Zugriffsrechten zur Forschung beitragen und diese überprüfen können.

• Finden Sie frühere Arbeiten und exportieren Sie Datensätze mit den Anhängen und Metadaten, die für deren Interpretation und Wiederverwendung erforderlich sind.

Bitten Sie jeden Anbieter oder das interne Implementierungsteam, diese Funktionen anhand eines realistischen Szenarios zu demonstrieren. Zum Beispiel: Ein Doktorand verlässt das Team, während Kollegen das Projekt fortführen. Beziehen Sie Vertreter aller drei Ebenen ein und protokollieren Sie jegliche Konfigurationen, Zusatzleistungen oder manuellen Arbeiten, die erforderlich sind. Dies bietet Ihrer Einrichtung eine klarere Grundlage für die Bewertung der Eignung als eine reine Funktionsliste.

Das Behavioral Immunology Lab der University of Pittsburgh entschied sich für SciSure, um eine arbeitsintensive Mischung aus Papier- und Excel-Probenverwaltung zu ersetzen, wobei Bezahlbarkeit und Bestandsmanagement im Mittelpunkt der Anforderungen standen. Die Implementierung dauerte etwa einen Monat und verschaffte den Forschern durchsuchbare Probenstandorte und standardisierte Etiketten zur Unterstützung ihrer täglichen Arbeit.
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SciSure hat uns viel Zeit gespart – eine 50-prozentige Verbesserung – bei der Nachverfolgung und Verwaltung von Proben.

‍– Zak Hutchinson, Laborleiter des Behavioral Immunology Laboratory, University of Pittsburgh

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Wo werden Forschungsdaten gehostet und abgerufen?

Beginnen Sie mit den Datenklassifizierungen, Richtlinien und Forschungsvereinbarungen Ihrer Einrichtung. Ein grundlegendes Forschungslabor und eine medizinische Forschungsgruppe, die mit identifizierbaren Gesundheitsinformationen arbeitet, können unterschiedliche Anforderungen haben.

Legen Sie für jede geplante Bereitstellung fest:

• Wo Produktionsdaten und Backups gespeichert werden.

• Wer hat Zugriff auf das System für Administration und Support?

• Welche juristischen Personen und Infrastrukturanbieter sind beteiligt?

• Wie werden die internationale Zusammenarbeit und Datentransfers gehandhabt?

• Wer ist für Updates, Wiederherstellung und die Reaktion auf Vorfälle verantwortlich?

Bestätigen Sie die Hosting-Region und die operativen Verantwortlichkeiten, die mit der von Ihnen in Betracht gezogenen Option verbunden sind. Binden Sie Ihre IT-, Informationssicherheits- und Datenschutzteams frühzeitig ein, um die geplante Vereinbarung zu bewerten.

Deutschland: Aufbewahrung von Forschungsunterlagen und Kriterien für institutionelles Hosting

Für Einrichtungen, die DFG-Mittel erhalten, ist der DFG-Kodex zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis ein wichtiger Referenzpunkt. Die Archivierungsrichtlinie fordert in der Regel, dass Forschungsdaten und Materialien, die veröffentlichten Ergebnissen zugrunde liegen, zehn Jahre lang zugänglich und identifizierbar bleiben, sofern keine begründeten Ausnahmen vorliegen. Ihre ELN- und Archivierungslösungen sollten den geltenden Aufbewahrungszeitraum unterstützen, auch nachdem Forschende die Einrichtung verlassen haben.

Bitten Sie die zentrale IT, zusätzliche institutionelle oder geltende Anforderungen des öffentlichen Sektors an Cloud-Sicherheit, Auftragsverarbeitungsverträge und internationalen Zugriff zu identifizieren. Wenn Ihre Einrichtung Hosting in Deutschland oder der EU vorschreibt, legen Sie dies bei der Evaluierung fest und bestätigen Sie Produktions- und Backup-Standorte separat.

In Deutschland benötigte das Fraunhofer-Institut für Zelltherapie und Immunologie IZI in Leipzig eine einfachere Datenabfrage und Zusammenarbeit in einer Organisation mit sieben Abteilungen. SciSure half den Teams dabei, Projekte zu organisieren, den Zugriff auf Forschungsdaten zu teilen und Proben mit Experimenten zu verknüpfen, wodurch sich redundante Dokumentationsarbeit verringerte.
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„SciSure hilft uns, Zeit zu sparen, indem wir unsere Protokolle einfach mit Kollegen teilen können. Es übernimmt zudem unser Probenmanagement. Das reduziert den Zeitaufwand für die Dokumentation von Experimenten, da Proben einfach verknüpft werden können.“

- Sabrina Rau, Wissenschaftlerin und wissenschaftliche Koordinatorin, Fraunhofer IZI

Mit Niederlassungen in den Niederlanden, Deutschland und den USA bietet SciSure auch Unterstützung in deutscher Sprache an. Stellen Sie sicher, dass Sie die im Angebot enthaltenen Kontakte und Support-Vereinbarungen bestätigen.

Frankreich: Regeln für Cloud-Dienste im öffentlichen Sektor und Hosting von Gesundheitsdaten

Französische Einrichtungen sollten feststellen, ob ihre Organisation und ihr Projekt unter die staatlichen Cloud-zentrierter Ansatz Doktrin Für Systeme im Geltungsbereich, die besonders sensible Daten verarbeiten, sieht die Doktrin zusätzliche Schutzmaßnahmen vor, darunter die SecNumCloud-Qualifizierung oder ein anerkanntes europäisches Äquivalent für kommerzielle Cloud-Dienste. Diese Anforderungen sollten im Hinblick auf den Status der Institution und die betroffenen Daten bewertet werden.

Medizinische Forschungsteams sollten zudem prüfen, ob ihre Hosting-Aktivitäten unter die französischen Anforderungen für das Hosting von Gesundheitsdaten gemäß Artikel L1111-8 des Gesundheitsgesetzbuches (Code de la santé publique) fallen. Leitfaden der CNIL zur Cloud-Sicherheit weist auf die Notwendigkeit eines HDS-zertifizierten Hostings hin, sofern zutreffend. Dies sollte für die tatsächlichen Daten und Aktivitäten geprüft werden, anstatt es für jeden akademischen ELN-Einsatz vorauszusetzen.

Ein Beispiel aus Paris: Auswahl und Einführung des ELN am Institut Pasteur zu schaffen, zeigt, wie eine Forschungseinrichtung diese Überlegungen in ihre Bewertung einfließen lassen kann. Neben Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Kosten waren rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen entscheidend für die Entscheidung. Das Institut evaluierte mehr als 20 ELN- und Probenverfolgungslösungen, wobei Wissenschaftler aus rund 50 Forschungseinheiten zur endgültigen Wahl von SciSure beitrugen. Ein dediziertes IT-Team unterstützte anschließend die Implementierung in vier Wellen und nutzte Workshops sowie monatliche Schulungen, um die Forschenden bei der Einführung der Plattform zu unterstützen.

Wird der Support standortübergreifende Organisationen oder internationale Labore abdecken?

Für eine international tätige Einrichtung muss der Support über die reine Verfügbarkeit eines Helpdesks hinausgehen. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Zeitzonen und Sprachen abgedeckt sind, wie dringende Probleme eskaliert werden und wer Integrationen oder einrichtungsspezifische Konfigurationen unterstützt. Klären Sie den Unterschied zwischen Reaktionszeiten und verbindlichen Lösungszusagen.

Auch für Schulungen muss es Verantwortliche geben. Neue Studierende, Gastforschende und wechselnde Projektteams erfordern eine kontinuierliche Einarbeitung. Vergleichen Sie, wie viel fortlaufende Implementierungsunterstützung Ihre Anbieter nach der Installation und Einrichtung leisten. Unabhängig davon, ob der Support von einem internen Team, einem Open-Source-Servicepartner oder einem kommerziellen Anbieter kommt, sollten Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen dokumentiert werden.

Wer wird Ihr ELN warten, wenn die verantwortliche Person das Unternehmen verlässt?

Die von Ihnen gewählte ELN-Software sollte auch dann noch wartbar sein, wenn die Person, die sie eingeführt hat, ihre Rolle wechselt oder die Organisation verlässt. Eine mangelhafte oder fehlende Übergabe kann dazu führen, dass Teams ohne das nötige Wissen oder den Zugriff dastehen, um das System am Laufen zu halten.

Dies gilt unabhängig davon, ob Sie sich für Open-Source- oder kommerzielle Software entscheiden und ob diese in der Cloud oder lokal gehostet wird. Jede Option verteilt die Verantwortlichkeiten unterschiedlich zwischen Ihrer Einrichtung, dem Anbieter und etwaigen Implementierungspartnern. Legen Sie fest, wer folgende Aufgaben übernimmt:

• Wartung des Systems, Einspielen von Updates und Behebung technischer Probleme.

• Verwaltung von Administratorzugriffen, Konfigurationen und Integrationen.

• Überwachung von Backups, Wiederherstellung und dauerhafter Zugriff auf Forschungsdaten.

• Aktualisierung der Dokumentation und Schulung einer Ersatzperson.

Fragen Sie jeden Anbieter oder das interne Implementierungsteam, was passieren würde, wenn Ihr Hauptadministrator für das ELN ausfällt. Ein benannter Stellvertreter, ein dokumentierter Übergabeprozess und klare Supportvereinbarungen sollten Teil des Implementierungsplans sein, damit die Kontinuität nicht von der Verfügbarkeit oder dem Wissen einer einzelnen Person abhängt.

Wie sollten Sie bei der Beschaffung und Implementierung eines ELN vorgehen?

Es ist verständlich, wenn Sie aufgrund von Budgetbeschränkungen und langwierigen Einkaufsprozessen ein sofort verfügbares Tool in Betracht ziehen. Bevor jedoch aus einem Pilotprojekt ein institutioneller Dienst wird, sollten Sie Ihre Forschungsgruppen, die zentrale IT und das Beschaffungsteam frühzeitig einbinden, damit die Bewertung sowohl den täglichen Gebrauch als auch die institutionellen Verantwortlichkeiten widerspiegelt.

Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Definieren Sie die wesentlichen funktionalen, technischen, sicherheitsrelevanten und unterstützenden Anforderungen, bevor Sie Lösungen oder Demos prüfen.

• Legen Sie den geeigneten Beschaffungsweg fest und klären Sie den vollen Umfang der institutionellen Verpflichtung, einschließlich Lizenzierung, Hosting, Support-Schulungen und interner Ressourcen.

• Führen Sie einen Pilotversuch Ihrer in die engere Wahl gezogenen Lösungen mit mehreren repräsentativen Laboren durch, um die Lösung unter realistischen Bedingungen zu testen.

• Testen Sie sowohl die routinemäßige Dokumentation als auch Zugriffsänderungen, Projektübergaben, Datenexporte und andere Situationen, die im Laufe des Systemlebenszyklus wahrscheinlich auftreten werden.

• Bewerten Sie das Feedback der Forschenden zusammen mit dem administrativen Aufwand, den technischen Anforderungen und dem Supportbedarf.

• Nutzen Sie die Ergebnisse, um eine phasenweise Einführung mit benannten Verantwortlichen, ausreichender Schulungs- und Supportkapazität sowie klaren Kriterien für die Ausweitung der Nutzung zu planen.

Hier erfahren Sie, wie die Implementierung einer Scientific Management Platform wie SciSure in der Praxis funktioniert: Wer muss einbezogen werden und warum ein Executive Sponsor für den Prozess unerlässlich ist.

Können Sie Ihr ELN anpassen und gleichzeitig Sicherheit und Support zuverlässig gewährleisten?

Open-Source-Software ist nicht grundsätzlich weniger sicher, und einige Projekte bieten professionellen kommerziellen Support. Der entscheidende Unterschied ist, ob die von Ihnen gewählte Lösung über die Ressourcen, Prozesse und Verantwortlichkeiten verfügt, die Ihre Institution benötigt. Ein etablierter kommerzieller Anbieter kann dedizierten Support und formelles Sicherheitsmanagement bieten, doch diese Vereinbarungen sollten während der Evaluierung überprüft werden.

Open-Source-ELNs klingen möglicherweise attraktiv, wenn Ihre Institution die Software modifizieren oder eigene Funktionen entwickeln möchte. Diese Flexibilität bedeutet jedoch auch, dass ein klarer Plan für die Wartung von benutzerdefiniertem Code, das Einspielen von Sicherheitsupdates und die Reaktion auf Störungen erforderlich ist. Wenn ein Projekt auf einem kleinen Entwicklungsteam oder Freiwilligen basiert, können Sie möglicherweise keine Fehler beheben, wenn jemand nicht erreichbar ist. Das bedeutet, dass Sie bei der Untersuchung von Problemen oder der Implementierung von Workarounds auf sich allein gestellt sind.

Fragen Sie jeden Anbieter oder das interne Implementierungsteam:

• Wer überwacht Schwachstellen, entwickelt Korrekturen und installiert Updates?

• Welche Prozesse für die Reaktion auf Vorfälle, welche Eskalationswege und welche Reaktionszusagen sind vorhanden?

• Wer stellt sicher, dass benutzerdefinierte Funktionen nach Upgrades sicher und kompatibel bleiben?

• Wie unterscheiden sich die Verantwortlichkeiten bei Cloud- und On-Premises-Bereitstellungen?

Anpassungen sind auch innerhalb einer kommerziell unterstützten Plattform möglich. SciSure APIs, SDK und Developer Hub ermöglicht es Institutionen, Integrationen zu erstellen und die Funktionalität für ihre Arbeitsabläufe zu erweitern. Neben diesen Funktionen verfügt SciSure über eine ISO/IEC 27001-Zertifizierung für Informationssicherheitsmanagement, was Institutionen eine konkrete Grundlage für die Bewertung von Flexibilität und Sicherheits-Governance bietet. Fragen Sie nach, wie dieser Support Ihre geplante Implementierung und etwaige benutzerdefinierte Erweiterungen abdeckt.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein kostenloses ELN für eine akademische Einrichtung geeignet?

Das kann es sein, abhängig von Ihren Forschungsabläufen, den institutionellen Anforderungen und den verfügbaren Ressourcen für den Betrieb des Systems. Berücksichtigen Sie beim Vergleich die Kosten für Hosting, Wartung, Schulung und Support und testen Sie die geplante Implementierung mit repräsentativen Laboren. Bedenken Sie jedoch, dass nicht jede kostenlose oder Open-Source-ELN-Software kostenloses Hosting, Schulungen oder Unterstützung bei der Einrichtung beinhaltet.

Ist das ELN von SciSure weltweit verfügbar?

Ja. Das ELN von SciSure ist weltweit verfügbar. Bestätigen Sie die Hosting-Region, die Support-Vereinbarungen und die für die geplante Implementierung verfügbare Konfiguration sowie alle lokalen Anforderungen, die sich auf die Nutzung auswirken könnten.

Was sollten Institutionen in Deutschland beachten?

Stellen Sie sicher, dass Sie die geltenden Datenschutz- und institutionellen Hosting-Anforderungen sowie die Aufbewahrung von Forschungsdaten bewerten. DFG-geförderte Einrichtungen sollten die Archivierungserwartungen des DFG-Kodex zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis berücksichtigen. Geben Sie alle erforderlichen Hosting-Standorte an und bestätigen Sie den Support-Zugang, die Backup-Regelungen und die Unterstützung in deutscher Sprache.

Erfordern alle französischen akademischen ELNs HDS oder SecNumCloud?

Nicht unbedingt; HDS-Anforderungen hängen von der Art der Gesundheitsdatenverarbeitung ab. SecNumCloud-Anforderungen können für besonders sensible Systeme im Rahmen der staatlichen Cloud-Doktrin entstehen. Klären Sie die Anwendbarkeit mit den Datenschutz-, Sicherheits- und Beschaffungsteams Ihrer Einrichtung.

Was sollte ein Angebot für ein akademisches ELN enthalten?

Ein Angebot für ein akademisches ELN sollte eine Aufschlüsselung der Kosten für Lizenzen, Hosting, Implementierung, Schulung, Support und Erweiterungen enthalten. Berücksichtigen Sie alle verfügbaren akademischen Rabatte und Verlängerungsbedingungen, damit Ihre Einrichtung die Optionen über denselben Zeitraum vergleichen kann.

SciSure bietet akademische Rabatte um Institutionen dabei zu helfen, ihre Forschungsbudgets effizienter zu nutzen. Fordern Sie ein akademisches Angebot an, das Ihre Forschungsgruppen, Hosting-Präferenzen und Support-Anforderungen abdeckt, um die Kosten für die Einführung von SciSure in Ihrer gesamten Einrichtung zu ermitteln.

Sprechen Sie mit einem SciSure-Spezialisten über die ELN-Anforderungen Ihrer Einrichtung, um Hosting-Optionen, Implementierungsunterstützung und akademische Preise zu besprechen.

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