Der Leitfaden zur Laborbeschaffung für Forschungs- und F&E-Labore

Stellen Sie sich vor: Ihr Assay ist vollständig vorbereitet und startklar, doch wenn es an die Zugabe des letzten Reagenzes geht, ist dieses nirgends zu finden. Mangelhafte Beschaffungsprozesse haben Sie in eine schwierige Lage gebracht. Es ist Zeit, Ihre Abläufe zu überdenken.

Dieses Szenario kommt häufiger vor, als es sollte. In einer Umfrage unter Wissenschaftlern, Mitarbeitern des Laborbetriebs und Beschaffungsexperten aus der Biotech- und Pharma-Forschung ergab sich: ZAGENO stellte fest, dass 67 % ihren aktuellen Prozess für die Bestellung von Laborbedarf nicht weiterempfehlen würden, und fast neun von zehn Forschern hatten bereits Verzögerungen bei Experimenten aufgrund von Lieferrückständen erlebt.

Die Beschaffung ist die Grundlage für fast alle anderen Abläufe im Labor. Was bestellt wird, bestimmt, was ein Wissenschaftler in dieser Woche untersuchen kann, was wie lange gelagert werden muss und was letztlich in Ihren regulatorischen Berichten auftaucht. Deshalb ist eine effektive Beschaffung ein entscheidender Bestandteil eines guten Laborbestandsmanagements.

Dieser Leitfaden erläutert, was die Laborbeschaffung umfasst, wo sie häufig scheitert und wie das Bestandsmanagement in SciSure die Bestellprozesse unterstützt. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir:

• Was ist Laborbeschaffung?
• Warum ist eine effiziente Laborbeschaffung so wichtig?
• Häufige Herausforderungen bei der Laborbeschaffung
• Der Nutzen von Bestandsmanagementsystemen für die Laborbeschaffung
• Tipps zur Optimierung der Laborbeschaffung

Was ist Laborbeschaffung?

Die Laborbeschaffung umfasst alle Aktivitäten rund um die Bestellung, den Einkauf und die Wiederauffüllung von Beständen in einer Laborumgebung. Dazu gehören die Beschaffung hochwertiger Materialien und spezialisierter Geräte, die Pflege der Beziehungen zu einer Vielzahl von Anbietern sowie die Sicherstellung, dass das Labor stets mit den notwendigen Materialien ausgestattet ist, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten und bahnbrechende Forschung zu ermöglichen. 

Wenn alles richtig läuft, haben Forscher genau dann alles zur Hand, wenn sie es brauchen. Läuft es schief, drohen verzögerte Experimente, Budgetüberschreitungen und Materialien, die ohne die für Ihr Compliance-Team erforderlichen Sicherheitsunterlagen eintreffen. Die Beschaffung ist zudem der Bereich, in dem Bestandsmanagement beginnt. Jede Bestellung wird letztlich zu einem Behälter im Regal, der gefunden, verwendet und entsorgt werden muss.

Warum ist eine effiziente Laborbeschaffung so wichtig?

Eine effiziente Laborbeschaffung ist grundlegend für den Erfolg und die Nachhaltigkeit des Laborbetriebs. Hier ist der Grund:

Betriebliche Effizienz

Effiziente Beschaffungsprozesse sind entscheidend für die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs. Ein Forschungslabor, das ein optimiertes Beschaffungssystem nutzt, kann beispielsweise wichtige Reagenzien rechtzeitig nachbestellen, bevor sie aufgebraucht sind, und so sicherstellen, dass Experimente nicht aufgrund fehlender Materialien verzögert werden.

Kostenmanagement

Effektive Beschaffungsprozesse helfen Laboren dabei, ihre Kosten effizienter zu verwalten. Dies ermöglicht es dem Labor, Ressourcen in andere kritische Bereiche zu investieren, wie etwa in neue Forschungsinitiativen oder die Anschaffung moderner Geräte.

Compliance und Qualität

Die Einhaltung hoher Qualitäts- und Compliance-Standards ist im Laborumfeld unverzichtbar. Eine effektive Beschaffung stellt sicher, dass nur zertifizierte, hochwertige Materialien eingekauft werden, was den Qualitätsanspruch des Labors unterstreicht.

Zeitersparnis

Optimierte Beschaffungsprozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Suche und den Einkauf von Materialien. Der Einsatz eines automatisierten Beschaffungssystems, das in die Bestandsverwaltungssoftware integriert ist, kann den administrativen Aufwand für das Laborpersonal erheblich senken. Dies schafft Freiräume für die eigentliche Forschung, was zu höherer Produktivität und schnelleren Projektabschlüssen führt.

Lieferantenbeziehungen

Der Aufbau starker Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten durch effiziente Beschaffungspraktiken kann zu besseren Preisen, bevorzugtem Service und Zugang zu exklusiven Produkten führen. Ein Labor mit einer langfristigen Partnerschaft zu einem Chemielieferanten könnte beispielsweise von priorisiertem Versand und Mengenrabatten profitieren.

Resilienz der Lieferkette

Die Volatilität der Versorgung ist von einem gelegentlichen zu einem dauerhaften Problem geworden. Lab Manager berichtet, dass US-Zölle auf importierte Kunststoffe, Reagenzien, PSA und Instrumentenkomponenten im Jahr 2025 die Beschaffungskosten in die Höhe getrieben und die Kosten-pro-Test-Berechnungen für Labore mit festen Budgets verändert haben. Eine globale Umfrage von Deloitte unter Führungskräften aus den Bereichen Biopharma und Medizintechnik ergab, dass 39 % geopolitische Spannungen als Hauptsorge nennen, während 38 % auf Inflation und Risiken in der Lieferkette hinweisen.

Labore, die ihre Abhängigkeiten genau kennen, für kritische Artikel einen zweiten qualifizierten Lieferanten bereithalten und ihren tatsächlichen Verbrauch genau im Blick haben, verkraften Engpässe deutlich besser als Labore, die lediglich aus Gewohnheit nachbestellen.

Häufige Herausforderungen bei der Laborbeschaffung

Obwohl effiziente Beschaffungsprozesse zahlreiche Vorteile bieten, stehen Labore bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung dieser Effizienz oft vor verschiedenen Hürden. Die Bewältigung dieser Hindernisse ist entscheidend, um einen reibungslosen Laborbetrieb sowie kontinuierliche Fortschritte in Forschung und Diagnostik zu gewährleisten:

Manuelle Prozesse

Herkömmliche Beschaffungsmethoden basieren oft auf manuellen Abläufen, die zeitaufwendig und fehleranfällig sind. Die manuelle Bestandsverfolgung und Auftragserteilung kann zu Ungenauigkeiten und Ineffizienzen führen. Zudem binden diese manuellen Aufgaben wertvolle personelle Ressourcen, die an anderer Stelle für wichtigere, wertschöpfende Tätigkeiten fehlen. Das zusätzliche Risiko menschlicher Fehler kann zu Verzögerungen und Fehlmanagement führen, was sich letztlich negativ auf die Produktivität und Servicequalität des Labors auswirkt.

Mangel an Echtzeitdaten

Die meisten Labore wissen zwar, was sie bestellt haben, aber nur wenige können sagen, wo sich die Ware befindet, in welchem Zustand sie ist oder wann sie abläuft. Genau hier geht Geld verloren: durch Doppelbestellungen, weil niemand die erste Lieferung finden konnte, durch Reagenzien, die im Kühlschrank ablaufen, oder durch Entsorgungsgebühren für Großeinkäufe, die auf dem Angebot zunächst wie eine Ersparnis aussahen.

Das kostet auch Zeit. Laut einer Umfrage von ZAGENO verbringt eine Fachkraft im Labor durchschnittlich sechs Stunden pro Woche allein damit, Bestellstatus zu verfolgen, bei Beschaffungsmitarbeitern steigt dieser Wert auf etwa 22 Stunden.

Lieferantenmanagement

Die Pflege der Beziehungen zu zahlreichen Anbietern und die Sicherstellung einer pünktlichen Materiallieferung können komplex und anspruchsvoll sein. Labore müssen sich mit verschiedenen Lieferanten abstimmen, um ihre vielfältigen Anforderungen von wissenschaftlichen Reagenzien bis hin zu Spezialgeräten zu erfüllen. Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Organisation, um Verzögerungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Qualität und Spezifikationen der Materialien den Laborstandards entsprechen. Ein effektives Lieferantenmanagement umfasst zudem das Aushandeln günstiger Konditionen und die Pflege guter Geschäftsbeziehungen, um zuverlässige Lieferketten zu gewährleisten.

Isolierte Systeme

Bestellungen erfolgen in einem System, die Bestandsverwaltung in einem anderen und Chemikaliensicherheitsdaten in einem dritten. Jede Schnittstelle zwischen diesen Systemen erfordert eine manuelle Datenübertragung, und jeder manuelle Schritt ist eine potenzielle Fehlerquelle, durch die Daten veralten. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden darüber, wie fragmentierte Laborsysteme das organisatorische Risiko erhöhen.

Kostenkontrolle

Eine effektive Kostenkontrolle ist für die Laborbeschaffung unerlässlich. Die Einhaltung von Budgets bei gleichzeitiger Sicherstellung der Verfügbarkeit aller notwendigen Materialien erfordert eine sorgfältige Planung und Überwachung. Labore müssen Strategien implementieren, um Kosten zu minimieren, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Dies beinhaltet die ständige Evaluierung von Beschaffungspraktiken, die Suche nach wettbewerbsfähigen Preisen und die Nutzung von Großeinkaufsvorteilen, wo dies sinnvoll ist. Laufende Kostenanalysen und Budgetanpassungen sind notwendig, um die finanzielle Stabilität zu wahren und gleichzeitig die operativen Anforderungen und Ziele des Labors zu unterstützen.

Der Nutzen von Bestandsverwaltungssystemen für die Laborbeschaffung

Digitale Inventarsysteme schließen die Lücke zwischen dem, was bestellt wurde, und dem, was tatsächlich im Regal steht. So sieht das in SciSure aus.

Bestellfunktionen direkt in Ihrem Inventar

‍Das LIMS von SciSure unterstützt einen Produktkatalog, Verknüpfungen zwischen Katalogprodukten und den von Ihnen verwalteten Proben oder Reagenzien sowie eine Einkaufsliste, die sich bei niedrigem Bestand automatisch füllt. Nachbestellungen basieren auf Ihrem tatsächlichen Inventarbestand und nicht auf dem Gedächtnis einzelner Mitarbeiter.

Bestandsgrenzen mit echter Wirkung

‍Legen Sie einen Schwellenwert für eine Probe oder ein Reagenz fest, und SciSure kann den zuständigen Mitarbeiter benachrichtigen, den verknüpften Katalogartikel zur Einkaufsliste hinzufügen oder beides tun.

Verfolgung von Verfallsdaten

‍Lager- und Verfallsdaten lösen Warnungen, Suchanfragen, Berichte und geplante Erinnerungen aus, damit Materialien mit kurzem Verfallsdatum rechtzeitig verwendet oder markiert werden, bevor sie entsorgt werden müssen.

Trigger und Automatisierungen

‍Ereignis- und zeitbasierte Regeln können E-Mails versenden, Aufgaben erstellen oder Daten per Webhook an andere Systeme übertragen. Teams nutzen dies, um Bestandsbenachrichtigungen direkt in Slack, Teams oder interne Bestellabläufe zu leiten. Die verfügbaren Optionen hängen von Ihrer Konfiguration und den aktivierten Add-ons ab.

Barcodes und Suche

‍Barcode-Scanning, Unterstützung für Etikettendrucker und eine Suche über Probentypen, Lagerorte, Verfallsdaten und benutzerdefinierte Felder verkürzen die Zeit, die Sie damit verbringen, herauszufinden, ob etwas bereits vorrätig ist. Unsere Leitfäden zum Thema Laborprobenverwaltung und Worauf Sie bei einer Probenmanagement-Plattform achten sollten gehen Sie tiefer in den Bereich der Nachverfolgung ein.

Speziell für Chemikalien, SciSure Gesundheit & Sicherheit erfasst den Bestand auf Behälterebene, wobei Gefahren- und Regulierungsdaten aus einer zentralen Chemikaliendatenbank abgerufen werden. Zudem erfolgt ein automatischer SDS-Abgleich mit den Behälterdatensätzen sowie eine Berichterstattung für Brandschutzvorschriften und Grenzwerte für maximal zulässige Mengen (MAQ), Tier-II- und Right-to-Know-konforme Ausgaben sowie NFPA-Zusammenfassungen, sofern konfiguriert.

Diese Berichte unterstützen Ihre Prüfung, ersetzen jedoch nicht die Freigabe durch Ihre örtlich zuständige Behörde. Wenn Sie verschiedene Optionen vergleichen, finden Sie in unserem Beitrag über Funktionen, auf die Sie bei Software zur Chemikalienverwaltung achten sollten die entscheidenden Kriterien.

Top-Tipps zur Optimierung der Laborbeschaffung

Die Implementierung digitaler Lösungen in der Laborbeschaffung optimiert Abläufe und steigert Effizienz sowie Wirtschaftlichkeit. Diese Tools können die Versorgung und Beschaffung von der Bestellung bis zur Budgetkontrolle grundlegend verändern. Hier sind unsere besten Tipps, wie Sie die Beschaffung in Ihrem Labor durch digitale Lösungen optimieren können:

1. Analysieren Sie den Beschaffungsbedarf Ihres Labors

Bewerten Sie den spezifischen Beschaffungsbedarf Ihres Labors. Ermitteln Sie, welche Materialien für Ihren Betrieb kritisch sind, wie häufig Nachbestellungen erfolgen und welche besonderen Anforderungen Ihr Labor möglicherweise hat. Erstellen Sie eine detaillierte Bestandsliste, die alle notwendigen Geräte, Chemikalien und Verbrauchsmaterialien enthält. Priorisieren Sie die Artikel nach ihrer Wichtigkeit, um Unterbrechungen in Ihrem Arbeitsablauf zu vermeiden. 

2. Wählen Sie die richtigen digitalen Tools

Wählen Sie digitale Beschaffungslösungen, die den Anforderungen Ihres Labors am besten entsprechen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten, Kosten, Kundensupport und die spezifischen Funktionen des Tools. Suchen Sie nach Lösungen, die Echtzeit-Tracking, automatisierte Nachbestellungen und Berichtsfunktionen bieten. Vergleichen Sie verschiedene Tools anhand von Demos und Testversionen, bevor Sie eine Entscheidung treffen, um sicherzustellen, dass sie zu den Bedürfnissen Ihres Labors passen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Systemkategorie Sie tatsächlich benötigen, hilft Ihnen unser Leitfaden zum Vergleich von ELN, LIMS, EHS und wissenschaftlichen Management-Plattformen dabei, die Funktionen der einzelnen Systeme zu verstehen.

3. Bauen Sie starke Lieferantenbeziehungen auf

Bauen Sie starke Beziehungen zu Lieferanten auf und pflegen Sie diese, um bessere Konditionen zu sichern, Zuverlässigkeit zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zu fördern. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Lieferanten, um über neue Produkte, potenzielle Probleme und Möglichkeiten zur gemeinsamen Optimierung auf dem Laufenden zu bleiben. Verhandeln Sie vorteilhafte Bedingungen, wie Mengenrabatte und verlängerte Zahlungsziele, um die Kosten effektiv zu steuern. Etablieren Sie ein zuverlässiges Lieferantennetzwerk, um Risiken durch Unterbrechungen der Lieferkette zu minimieren.

4. Behalten Sie Ihr Budget im Blick

Behalten Sie Ihr Budget genau im Auge und verwalten Sie es effizient, um Mehrausgaben zu vermeiden. Weisen Sie Mittel entsprechend den Beschaffungsprioritäten zu und verfolgen Sie Ausgaben akribisch. Entwickeln Sie einen klaren Budgetierungsprozess, der Prognosen und regelmäßige Finanzprüfungen umfasst. Passen Sie das Budget bei Bedarf an, um es auf sich ändernde Laboranforderungen und unerwartete Ausgaben abzustimmen. Stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungsaktivitäten transparent und zur Nachvollziehbarkeit dokumentiert sind.

5. Minimieren Sie potenzielle Risiken

Identifizieren Sie potenzielle Risiken im Beschaffungsprozess und entwickeln Sie Strategien zu deren Minderung. Führen Sie eine gründliche Risikobewertung durch, um Schwachstellen wie die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten oder volatile Marktbedingungen aufzudecken. Sorgen Sie für Notfallpläne bei Lieferkettenunterbrechungen, unerwarteten Nachfrageänderungen oder finanziellen Engpässen. Implementieren Sie Risikomanagementpraktiken, wie die Diversifizierung von Lieferanten und die Aufrechterhaltung von Sicherheitsbeständen, um den Laborbetrieb abzusichern.

6. Holen Sie die richtigen Leute an einen Tisch, bevor die Bestellung rausgeht

Der Einkauf kennt sich mit Beschaffung und Preisen aus. Der Laborbetrieb weiß, was für die Wissenschaft „richtig“ ist. EHS kennt die Anforderungen an Lagerung, Handhabung und Entsorgung. Wenn einer dieser drei Bereiche bei der Entscheidung fehlt, erhalten Sie Materialien, die nicht zum Protokoll passen, oder Großeinkäufe, deren Entsorgung mehr kostet als die Einsparung wert war – oder es entsteht eine Compliance-Lücke, die erst bei einer Inspektion auffällt. Ein kurzes Gespräch vor der Bestellung ist günstiger als die Fehlerbehebung danach.

Beschaffung ohne Kopfschmerzen

Eine bessere Laborbeschaffung ist vor allem eine Frage der Transparenz: Sie müssen wissen, was Sie haben, wo es sich befindet und wann es abläuft, damit Bestellentscheidungen auf aktuellen Daten basieren und nicht auf Vermutungen. Software hilft dabei. Ebenso der einfache Schritt, Einkauf, Laborbetrieb und Sicherheit miteinander sprechen zu lassen, bevor die Bestellung aufgegeben wird.

Häufig gestellte Fragen zur Laborbeschaffung

Was ist der Unterschied zwischen Laborbeschaffung und dem Management der Labor-Lieferkette?

Beschaffung ist der reine Kaufvorgang: Lieferanten finden, Konditionen verhandeln, Bestellungen auslösen und die Lieferung der Materialien sicherstellen. Das Lieferkettenmanagement ist die übergeordnete Perspektive: Woher kommen Ihre Materialien, von wie vielen Lieferanten hängen Sie für einen bestimmten Artikel ab, wie lang sind die Lieferzeiten und was passiert, wenn einer dieser Lieferanten ausfällt? Ein Labor kann eine saubere Beschaffung haben und dennoch ein erhebliches Risiko in der Lieferkette tragen, wenn ein kritischer Reagenzstoff nur über eine einzige qualifizierte Quelle verfügt.

Wie unterscheidet sich die Beschaffung von Laborgeräten vom Kauf von Verbrauchsmaterialien?

Verbrauchsmaterialien sind wiederkehrend, haben einen relativ geringen Wert und hängen von Verbrauchsraten ab, weshalb sie sich für Schwellenwerte und automatisierte Nachbestellungen eignen. Bei Geräten ist das Gegenteil der Fall: Sie werden selten gekauft, sind hochpreisig und an Entscheidungen über Platzbedarf, Stromversorgung, Belüftung, Wartungsverträge, Validierung und die spätere Außerbetriebnahme gebunden. Geräteanschaffungen erfordern zudem den Input von EHS und Facility Management vor der Bestellung, nicht danach. Beide Bereiche benötigen unterschiedliche Prozesse; Investitionsgüter wie Verbrauchsmaterialien zu behandeln, ist der häufigste Fehler bei der Gerätebeschaffung.

Wie sollte ein neues Labor die Beschaffung von Instrumenten und Geräten phasen?

Gehen Sie von der Wissenschaft aus, die Sie im ersten Jahr betreiben müssen, nicht von einer kompletten Wunschliste. Identifizieren Sie die Instrumente, deren Fehlen die Arbeit blockiert, und planen Sie alles andere basierend auf Meilensteinen und dem verfügbaren Budget. Binden Sie Facility Management und Sicherheit frühzeitig ein, da Belüftung, Arbeitsflächen, Lagerung und Entsorgungswege einschränken, was Sie wo installieren können. Alles, worauf Sie im ersten Jahr über eine gemeinsam genutzte Einrichtung oder ein Core-Facility zugreifen können, ist eine Anschaffung, die Sie aufschieben können. Unser Beitrag über warum der ROI von Laborsoftware mit der Implementierung beginnt führt einen ähnlichen Punkt zu digitalen Systemen an: Der Kauf ist der einfache Teil.

Was ist ein geführtes Beschaffungssystem?

Ein geführtes Beschaffungssystem leitet Käufer zum Zeitpunkt der Bestellung zu zugelassenen Lieferanten, vertraglich vereinbarten Preisen und bevorzugten Produkten, anstatt sich darauf zu verlassen, dass sich die Mitarbeiter an Richtlinien erinnern. Im Laborumfeld bedeutet dies in der Regel einen Katalog, der zuerst die ausgehandelten Optionen anzeigt, ungewöhnliche Anfragen zur Genehmigung weiterleitet und die für das Ausgaben-Reporting erforderlichen Daten erfasst. Es funktioniert am besten, wenn es mit dem aktuellen Lagerbestand des Labors verknüpft ist, sodass Käufer vor der Bestellung sehen können, ob ein Kauf überhaupt notwendig ist.

Benötigen wir einen Beschaffungsservice für Labore oder einen Berater?

Das hängt davon ab, wo die Lücke liegt. Wenn Ihnen die interne Einkaufskapazität fehlt oder Sie ein Programm von Grund auf neu aufbauen, kann sich externe Unterstützung bei der Beschaffung lohnen. Viele Labore arbeiten erfolgreich auf diese Weise, insbesondere kleinere Organisationen ohne eigene Fachabteilung. Wenn das Problem jedoch darin besteht, dass niemand weiß, was bereits im Regal steht, handelt es sich um ein Problem der Bestandsübersicht. Ein Berater wird hier auf dieselben Hindernisse stoßen wie Ihr Team, solange die zugrunde liegenden Daten nicht verbessert werden.

Wie senkt Bestandsmanagement die Kosten für Laborbedarf?

Hauptsächlich dadurch, dass unnötige Käufe vermieden werden. Genaue Bestandsaufzeichnungen verhindern Doppelbestellungen, die Ablaufverfolgung kennzeichnet Materialien, die vor einer Neubeschaffung verbraucht werden sollten, und Verbrauchsdaten liefern eine fundierte Entscheidungsgrundlage, ob ein Mengenrabatt eine Ersparnis oder eine zukünftige Entsorgungsgebühr darstellt. SciSures Bestandsmanagement unterstützt Schwellenwerte, Ablaufwarnungen und eine Einkaufsliste, die auf Ihren tatsächlichen Lagerbeständen basiert.

Wenn Sie sehen möchten, wie eine vernetzte Beschaffungs- und Bestandsverwaltung für ein Labor Ihrer Größe aussieht, sprechen Sie mit einem SciSure-Spezialisten.