Le guide de l'approvisionnement en laboratoire pour la recherche et la R&D

Imaginez la scène : votre test est prêt à être lancé, mais au moment d'ajouter le réactif final, impossible de mettre la main dessus. De mauvaises pratiques d'achat vous ont mis dans une situation délicate. Il est temps de repenser votre processus.

Cette situation est plus fréquente qu'elle ne devrait l'être. Dans une enquête menée auprès de scientifiques, de responsables des opérations de laboratoire et de professionnels des achats dans les secteurs de la R&D biotechnologique et pharmaceutique, ZAGENO a constaté que 67 % des personnes interrogées ne recommanderaient pas leur processus actuel de commande de fournitures de laboratoire, et près de neuf chercheurs sur dix ont déjà subi des retards d'expérimentation dus à des ruptures de stock.

Les achats interviennent en amont de presque tout le reste au laboratoire. Ce qui est commandé détermine ce qu'un scientifique peut tester cette semaine, ce qui doit être stocké et pour combien de temps, et ce qui finira par figurer dans vos rapports réglementaires. C'est pourquoi des achats efficaces sont un élément essentiel d'une bonne gestion des stocks en laboratoire.

Ce guide explique ce qu'impliquent les achats en laboratoire, où ils font généralement défaut et comment la gestion des stocks dans SciSure facilite le volet commande de votre travail. Dans cet article, nous aborderons les points suivants :

• Qu'est-ce que les achats en laboratoire ?
• Pourquoi des achats efficaces en laboratoire sont-ils essentiels ?
• Les défis courants des achats en laboratoire
• La valeur des systèmes de gestion des stocks pour les achats en laboratoire
• Conseils pour optimiser les achats en laboratoire

Qu'est-ce que les achats en laboratoire ?

Les achats en laboratoire englobent les activités liées à la commande, à l'acquisition et au réapprovisionnement des stocks dans un environnement de laboratoire. Cela comprend l'approvisionnement en matériaux de haute qualité et en équipements spécialisés, la gestion des relations avec un large éventail de fournisseurs et la garantie que le laboratoire dispose toujours des fournitures nécessaires pour maintenir des opérations ininterrompues et faciliter des recherches révolutionnaires. 

Si vous réussissez, les chercheurs disposent de ce dont ils ont besoin au moment voulu. Si vous échouez, vous faites face à des retards d'expérimentation, à des dépassements budgétaires et à des matériaux qui arrivent sans la documentation de sécurité requise par votre équipe de conformité. Les achats sont également le domaine où la gestion des stocks commence. Chaque commande finit par devenir un contenant sur une étagère que quelqu'un doit trouver, utiliser et éliminer.

Pourquoi un approvisionnement efficace en laboratoire est-il essentiel ?

Un approvisionnement efficace est fondamental pour le succès et la pérennité des activités de laboratoire. Voici pourquoi :

Efficacité opérationnelle

Des processus d'approvisionnement efficaces sont cruciaux pour maintenir la continuité opérationnelle. Par exemple, un laboratoire de recherche utilisant un système d'approvisionnement rationalisé peut rapidement commander à nouveau des réactifs essentiels avant leur épuisement, garantissant ainsi que les expériences ne sont pas retardées par un manque de fournitures.

Gestion des coûts

Des processus d'approvisionnement efficaces aident les laboratoires à mieux gérer leurs coûts. Cela permet au laboratoire d'allouer des ressources à d'autres domaines critiques, tels que de nouvelles initiatives de recherche ou l'achat d'équipements de pointe.

Conformité et qualité

Le maintien de normes élevées de qualité et de conformité est non négociable en laboratoire. Un approvisionnement efficace garantit que seuls des matériaux certifiés et de haute qualité sont achetés, soutenant ainsi l'engagement du laboratoire envers l'excellence.

Gain de temps

Des processus d'approvisionnement rationalisés réduisent le temps consacré à la recherche et à l'achat de matériaux. Par exemple, l'utilisation d'un système d'approvisionnement automatisé intégré à un logiciel de gestion des stocks peut réduire considérablement le temps que le personnel de laboratoire consacre aux tâches administratives. Cela leur permet de se concentrer davantage sur leurs recherches, ce qui accroît la productivité et accélère la réalisation des projets.

Relations avec les fournisseurs

Développer des relations solides avec des fournisseurs fiables grâce à des pratiques d'approvisionnement efficaces peut conduire à de meilleurs prix, à un service prioritaire et à l'accès à des produits exclusifs. Par exemple, un laboratoire ayant un partenariat à long terme avec un fournisseur de produits chimiques peut bénéficier d'une expédition prioritaire et de remises sur volume.

Résilience de la chaîne d'approvisionnement

La volatilité de l'offre est passée d'occasionnelle à constante. Lab Manager rapporte que les droits de douane américains de 2025 sur les plastiques, réactifs, EPI et composants d'instruments importés ont fait grimper les coûts d'approvisionnement et modifié les calculs du coût par test pour les laboratoires travaillant avec des budgets fixes. L'enquête mondiale de Deloitte auprès des dirigeants du secteur biopharmaceutique et des technologies médicales a révélé que 39 % d'entre eux citent les tensions géopolitiques comme une préoccupation majeure, tandis que 38 % pointent du doigt l'inflation et les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.

Les laboratoires qui cartographient leurs zones d'exposition, conservent un second fournisseur qualifié pour les articles critiques et connaissent leurs taux de consommation réels absorbent mieux ces chocs que ceux qui commandent par habitude.

Défis courants dans l'approvisionnement en laboratoire

Bien que des pratiques d'approvisionnement efficaces offrent de nombreux avantages, les laboratoires sont souvent confrontés à plusieurs obstacles pour atteindre et maintenir cette efficacité. Surmonter ces difficultés est essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités de laboratoire et la progression constante de la recherche et des diagnostics :

Processus manuels

Les méthodes d'approvisionnement traditionnelles reposent souvent sur des processus manuels, chronophages et sujets aux erreurs. Le suivi manuel des stocks et le passage des commandes peuvent entraîner des inexactitudes et des inefficacités. Ces tâches manuelles mobilisent également des ressources humaines importantes, détournant le personnel d'activités plus critiques et à plus forte valeur ajoutée. Le risque accru d'erreur humaine peut engendrer des retards et une mauvaise gestion, affectant in fine la productivité et la qualité de service du laboratoire.

Manque de données en temps réel

La plupart des laboratoires peuvent vous dire ce qu'ils ont commandé, mais beaucoup moins peuvent vous dire où se trouve le matériel, dans quel état il est ou quand il expire. C'est là que l'argent s'envole : commandes en double parce que personne n'a pu retrouver la première, réactifs qui périment au réfrigérateur et frais d'élimination sur des achats en gros qui semblaient économiques sur le devis.

Cela consomme également du temps. L'enquête de ZAGENO estime la moyenne à six heures par semaine et par professionnel de laboratoire uniquement pour suivre le statut des commandes, montant à environ 22 heures pour le personnel chargé des achats.

Gestion des fournisseurs

Gérer les relations avec de multiples fournisseurs et garantir la livraison ponctuelle des matériaux peut s'avérer complexe et exigeant. Les laboratoires doivent se coordonner avec divers prestataires pour répondre à leurs besoins variés, allant des réactifs scientifiques aux équipements spécialisés. Cela nécessite une planification et une organisation minutieuses pour éviter les retards et s'assurer que la qualité et les spécifications des matériaux répondent aux normes du laboratoire. Une gestion efficace des fournisseurs implique également de négocier des conditions favorables et d'entretenir de bonnes relations pour sécuriser les chaînes d'approvisionnement.

Systèmes déconnectés

Les commandes se font dans un système, les stocks dans un autre et les fiches de sécurité chimique dans un troisième. Chaque transfert entre ces systèmes est une étape de transcription manuelle, et chaque étape manuelle est un point où les données deviennent obsolètes. Apprenez-en plus dans notre guide sur comment la fragmentation des systèmes de laboratoire augmente les risques organisationnels.

Contrôle des coûts

Un contrôle efficace des coûts est essentiel dans l'approvisionnement en laboratoire. Équilibrer les budgets tout en garantissant la disponibilité de toutes les fournitures nécessaires exige une planification et un suivi rigoureux. Les laboratoires doivent mettre en œuvre des stratégies pour minimiser les coûts sans compromettre la qualité, ce qui implique une évaluation constante des pratiques d'achat, la recherche de prix compétitifs et l'optimisation des achats en gros lorsque cela est possible. Une analyse continue des coûts et des ajustements budgétaires sont nécessaires pour maintenir la santé financière tout en soutenant les besoins et les objectifs opérationnels du laboratoire.

La valeur des systèmes de gestion des stocks pour l'approvisionnement en laboratoire

Les systèmes d'inventaire numériques comblent l'écart entre les commandes passées et les stocks réels. Voici comment cela fonctionne dans SciSure.

La commande intégrée à votre inventaire

‍Le LIMS de SciSure prend en charge un catalogue de produits, établit des liens entre les produits du catalogue et les échantillons ou réactifs que vous suivez, et propose une liste d'achats qui se remplit automatiquement lorsque les stocks diminuent. Le réapprovisionnement se base sur votre inventaire réel plutôt que sur la mémoire de quelqu'un.

Des seuils de quantité réellement efficaces

‍Définissez un seuil pour un échantillon ou un réactif, et SciSure peut avertir le responsable, ajouter l'article correspondant à la liste d'achats, ou effectuer les deux actions.

Suivi des dates de péremption

‍Les dates de stockage et de péremption génèrent des alertes, des recherches, des rapports et des rappels programmés, afin que les produits à courte durée de vie soient utilisés ou signalés avant de devenir des déchets.

Déclencheurs et automatisations

‍Des règles basées sur des événements ou sur le temps permettent d'envoyer un e-mail, de créer une tâche ou de transmettre des données à un autre système via un webhook. Les équipes utilisent cette fonctionnalité pour diriger les alertes de stock vers Slack, Teams ou un flux de travail de commande interne. Les options disponibles dépendent de votre configuration et des modules complémentaires activés.

Codes-barres et recherche

‍La lecture de codes-barres, la prise en charge des imprimantes d'étiquettes et la recherche par type d'échantillon, emplacement, date de péremption et champs personnalisés réduisent le temps passé à vérifier si vous possédez déjà un article. Nos guides sur la gestion des échantillons de laboratoire et ce qu'il faut rechercher dans une plateforme de gestion d'échantillons approfondissez le volet suivi.

Pour les produits chimiques en particulier, SciSure Santé et Sécurité assure le suivi des stocks au niveau des contenants, avec des données sur les risques et la réglementation extraites d'une base de données chimique centrale, une correspondance automatique des FDS avec les dossiers des contenants, ainsi que des rapports pour les codes incendie et les limites de quantité maximale autorisée (MAQ), des documents de type Tier II et « droit de savoir », et des résumés NFPA lorsque configurés.

Ces rapports viennent appuyer votre examen sans pour autant remplacer la validation de votre autorité locale compétente. Si vous comparez différentes options, notre article sur les fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de gestion des stocks chimiques couvre les critères qui comptent.

Conseils clés pour optimiser les achats en laboratoire

La mise en œuvre de solutions numériques dans les achats de laboratoire rationalise les opérations et améliore l'efficacité et la rentabilité. Ces outils peuvent transformer l'approvisionnement et les achats, de la commande au suivi budgétaire. Voici nos meilleurs conseils pour vous aider à optimiser les achats de votre laboratoire grâce à des solutions numériques :

1. Évaluez les besoins en approvisionnement de votre laboratoire

Évaluez les besoins spécifiques en approvisionnement de votre laboratoire. Identifiez les fournitures essentielles à vos activités, la fréquence des réapprovisionnements et toute exigence particulière propre à votre laboratoire. Dressez une liste d'inventaire détaillée incluant tous les équipements, produits chimiques et consommables nécessaires. Hiérarchisez les articles en fonction de leur importance pour éviter toute interruption de votre flux de travail. 

2. Choisissez les bons outils numériques

Sélectionnez les solutions d'achat numériques qui répondent le mieux aux besoins de votre laboratoire. Tenez compte de facteurs tels que la facilité d'utilisation, les capacités d'intégration, le coût, le support client et les fonctionnalités spécifiques offertes par l'outil. Recherchez des solutions proposant un suivi en temps réel, des réapprovisionnements automatisés et des capacités de reporting. Comparez différents outils via des démonstrations et des essais avant de prendre une décision afin de vous assurer qu'ils correspondent aux besoins de votre laboratoire.

Si vous n'êtes pas sûr de la catégorie de système dont vous avez réellement besoin, notre guide sur la comparaison entre ELN, LIMS, EHS et plateformes de gestion scientifique détaille les fonctions de chacun.

3. Établissez des relations solides avec vos fournisseurs

Établissez et entretenez des relations solides avec vos fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions, garantir la fiabilité et favoriser la collaboration. Communiquez régulièrement avec eux pour rester informé des nouveaux produits, des problèmes potentiels et des opportunités d'amélioration conjointe. Négociez des conditions avantageuses, telles que des remises sur volume et des délais de paiement prolongés, afin de gérer efficacement vos coûts. Constituez un réseau de fournisseurs fiable pour atténuer les risques liés aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

4. Gardez le contrôle de votre budget

Surveillez votre budget de près et gérez-le efficacement pour éviter les dépenses excessives. Allouez les fonds de manière appropriée en fonction des priorités d'approvisionnement et suivez vos dépenses avec rigueur. Développez un processus budgétaire clair incluant des prévisions et des revues financières régulières. Ajustez le budget si nécessaire pour l'aligner sur l'évolution des besoins du laboratoire et les dépenses imprévues. Assurez-vous que toutes les activités d'approvisionnement sont transparentes et documentées pour garantir la responsabilité.

5. Atténuez les risques potentiels

Identifiez les risques potentiels dans le processus d'approvisionnement et développez des stratégies pour les atténuer. Effectuez une évaluation approfondie des risques pour identifier les vulnérabilités, telles que la dépendance à un fournisseur unique ou la volatilité des conditions du marché. Assurez-vous de disposer de plans d'urgence en cas de perturbations de la chaîne d'approvisionnement, de changements imprévus de la demande ou de contraintes financières. Mettez en œuvre des pratiques de gestion des risques, comme la diversification des fournisseurs et le maintien de stocks de sécurité, pour protéger les opérations de votre laboratoire.

6. Réunissez les bonnes personnes avant de passer commande

Le service des achats maîtrise le sourcing et la tarification. Les opérations de laboratoire savent ce qui est « adapté » à la science. Le service HSE connaît les obligations en matière de stockage, de manipulation et d'élimination. Lorsqu'une de ces trois parties manque à la décision, vous vous retrouvez avec des matériaux inadaptés au protocole, des achats en gros dont le coût d'élimination dépasse les économies réalisées, ou une faille de conformité qui n'est détectée qu'au moment d'une inspection. Une courte discussion avant l'émission du bon de commande coûte moins cher qu'une correction a posteriori.

L'approvisionnement sans les tracas

Une meilleure gestion des approvisionnements en laboratoire repose essentiellement sur la visibilité : savoir ce que vous avez, où cela se trouve et quand cela expire, afin que les décisions de commande reposent sur des données actuelles plutôt que sur des suppositions. Les logiciels aident à cela. Tout comme l'étape plus simple consistant à faire communiquer les achats, les opérations de laboratoire et la sécurité avant de passer commande.

Questions fréquentes sur l'approvisionnement en laboratoire

Quelle est la différence entre l'approvisionnement en laboratoire et la gestion de la chaîne d'approvisionnement en laboratoire ?

L'approvisionnement concerne l'acte d'achat : trouver des fournisseurs, négocier les conditions, émettre des bons de commande et assurer la livraison des matériaux. La gestion de la chaîne d'approvisionnement est une vision plus large, couvrant l'origine de vos matériaux, le nombre de fournisseurs dont vous dépendez pour un article donné, les délais de livraison et les conséquences en cas de défaillance de l'un d'eux. Un laboratoire peut avoir un approvisionnement bien organisé tout en présentant un risque sérieux pour sa chaîne d'approvisionnement si un réactif critique ne possède qu'une seule source qualifiée.

En quoi l'approvisionnement en équipement de laboratoire diffère-t-il de l'achat de consommables ?

Les consommables sont récurrents, de valeur relativement faible et dictés par les taux de consommation ; ils se prêtent donc bien aux seuils et aux réapprovisionnements automatisés. L'équipement est tout l'inverse : achat ponctuel, de grande valeur, lié à des décisions concernant l'espace, l'alimentation électrique, la ventilation, les contrats de service, la validation et le déclassement final. Les achats d'équipement nécessitent également l'avis du service HSE et des services généraux avant la commande, et non après. Ces deux types d'achats requièrent des processus différents, et traiter les investissements en capital comme des consommables est la cause principale des erreurs dans l'approvisionnement en équipement.

Comment un nouveau laboratoire doit-il planifier l'approvisionnement en instrumentation et en équipement ?

Partez de la science que vous devez mener la première année, et non d'une liste de souhaits exhaustive. Identifiez les instruments dont l'absence bloque le travail, puis planifiez tout le reste en fonction des étapes de construction et du budget disponible. Impliquez rapidement les services généraux et la sécurité, car la ventilation, les paillasses, le stockage et les circuits d'élimination des déchets limitent ce que vous pouvez installer et où. Tout ce à quoi vous pouvez accéder via une installation partagée ou une plateforme technologique la première année est un achat que vous pouvez différer. Notre article sur pourquoi le retour sur investissement des logiciels de laboratoire commence par la mise en œuvre souligne un point similaire concernant les systèmes numériques : l'achat est la partie la plus facile.

Qu'est-ce qu'un système d'approvisionnement guidé ?

Un système d'approvisionnement guidé oriente les acheteurs vers des fournisseurs approuvés, des tarifs contractuels et des produits privilégiés au moment de la commande, plutôt que de compter sur la mémoire des utilisateurs pour respecter la politique interne. Dans le contexte d'un laboratoire, cela signifie généralement un catalogue qui affiche en priorité les options négociées, achemine toute demande inhabituelle pour approbation et capture les données nécessaires au reporting des dépenses. Il est d'autant plus efficace lorsqu'il est connecté à l'inventaire actuel du laboratoire, permettant aux acheteurs de vérifier si un achat est réellement nécessaire avant de le finaliser.

Avons-nous besoin de services d'approvisionnement en laboratoire ou d'un consultant ?

Tout dépend de la nature du problème. Si vous manquez de capacités d'achat en interne ou si vous lancez un programme à partir de zéro, un soutien externe en approvisionnement peut s'avérer judicieux. De nombreux laboratoires fonctionnent ainsi avec succès, en particulier les petites structures dépourvues de service dédié. Si le problème est que personne ne sait ce qui est déjà en stock, il s'agit d'un problème de visibilité des stocks, et un consultant se heurtera aux mêmes obstacles que votre équipe tant que les données de base ne seront pas fiables.

Comment la gestion des stocks permet-elle de réduire les coûts des fournitures de laboratoire ?

Principalement en évitant les achats inutiles. Des registres de stock précis empêchent les commandes en double, le suivi des dates de péremption signale les produits à utiliser avant leur remplacement, et les données de consommation vous offrent une base réelle pour déterminer si une remise sur volume représente une économie ou un futur coût d'élimination. SciSure gestion des stocks prend en charge les seuils, les alertes de péremption et une liste d'achats générée automatiquement à partir de vos niveaux de stock réels.

Si vous souhaitez découvrir à quoi ressemble une gestion connectée des approvisionnements et des stocks pour un laboratoire de votre taille, discutez avec un spécialiste SciSure.