Kostenlose elektronische Laborbuch-Software: Lohnt sich das?

Der Umstieg von Papier-Notizbüchern auf ein elektronisches Laborbuch (ELN) erfordert mehr als nur das Erstellen von Benutzerkonten. Forschende müssen neue Arbeitsabläufe erlernen, bestehende Aufzeichnungen organisieren und neue Dokumentationsgewohnheiten entwickeln, während der laufende Laborbetrieb weitergehen muss.

Ein kostenloses oder günstiges ELN kann diesen Übergang erleichtern. Ein niedriger Preis sagt jedoch nichts darüber aus, ob das System auch konsequent genutzt wird.

Im Gespräch berichten uns manche Forschende, dass sie sich für ein ELN entschieden haben, weil es kostenlos oder günstig war, nur um festzustellen, dass ihre Kollegen weiterhin auf Papier arbeiteten. Die Software war zwar verfügbar, aber die Umstellung wurde nie Teil des Laboralltags.

Diese Erfahrung unterstreicht eine entscheidende Frage bei der Evaluierung eines ELN: Was ist nötig, damit Ihr Team das System erfolgreich einsetzt?

Was bedeutet „kostenlose Software für elektronische Laborbücher“ eigentlich?

„Kostenlos“ kann verschiedene Angebote beschreiben, die jeweils mit eigenen Verantwortlichkeiten und Kosten verbunden sind.

Open-Source-Software bietet oft auch kostenpflichtige Hosting- und Support-Optionen an. So bietet eLabFTW beispielsweise kostenlosen Community-Support, während professioneller Support und Hosting über Deltablot verfügbar sind. Der relevante Vergleich bezieht sich auf das vollständige Bereitstellungs- und Servicepaket, das Ihr Labor tatsächlich nutzen würde.

Bevor Sie Preise vergleichen, sollten Sie festlegen, was in der jeweiligen Option enthalten ist und welche Aufgaben bei Ihrem Team verbleiben.

Wann lohnt sich ein kostenloses ELN?

Ein kostenloses ELN kann für einzelne Forschende, kleine Teams oder Institutionen mit etabliertem technischen Support gut funktionieren. Es kann eine geeignete Wahl sein, wenn:

• Die Funktionen Ihren Anforderungen an Dokumentation und Zusammenarbeit entsprechen.

• Forschende es problemlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

• Jemand die Verantwortung für Onboarding, Administration und laufende Wartung übernimmt.

• Speicher-, Zugriffs- und Exportoptionen Ihre Anforderungen erfüllen.

• Ihr Team erhält die Unterstützung, die es benötigt.

• Sie haben das System mit repräsentativen Experimenten getestet.

Die Teamgröße allein sollte nicht ausschlaggebend für Ihre Entscheidung sein. Eine große Einrichtung mit eigenem IT-Personal kann eine Open-Source-Lösung erfolgreich betreiben, während ein kleines Labor ohne technischen Support möglicherweise einen Managed Service bevorzugt.

Entscheidend ist, ob das Labor das System und dessen Nutzung langfristig aufrechterhalten kann.

Die versteckten Kosten eines kostenlosen ELN, das Ihr Team nicht nutzt

Ein Labor kann zwar ein ELN eingeführt haben, ist aber dennoch auf Papiernotizbücher, Tabellenkalkulationen und persönliche Ordner angewiesen. Forschende stoßen möglicherweise auf ungewohnte Arbeitsabläufe, finden nicht die richtige Vorlage oder lassen Fragen offen, weil sie nicht wissen, wo sie Hilfe erhalten. Unter dem Druck, Experimente abzuschließen, kehren sie zu vertrauten Methoden zurück.

Wenn das geschieht, bleiben verschiedene Kosten bestehen.

• ‍Das Labor wendet weiterhin Ressourcen für das digitale System auf.‍
  Selbst ohne Lizenzgebühren verursachen Einrichtung, Hosting, Verwaltung und der Zeitaufwand des Personals Kosten. Kostenpflichtige Abonnements oder Dienste erhöhen diese Investition zusätzlich, sofern sie anfallen.‍
  ‍
• Forschende führen parallele Aufzeichnungen.
  Notizen beginnen vielleicht auf Papier, Ergebnisse liegen in freigegebenen Ordnern und nur ein Teil des Experiments gelangt in das ELN. Die erneute Eingabe von Informationen erzeugt zusätzliche Arbeit und birgt Fehlerquellen.
  ‍
• ‍Forschungsergebnisse werden schwerer auffindbar und wiederverwendbar.
  Ein Ergebnis mag zwar existieren, doch das Auffinden der Methode, der Probendetails und der zugehörigen Dateien hängt oft von der Person ab, die es erstellt hat. ‍
  ‍
• Wissen wird bei Personalwechseln anfällig.
  Wenn Aufzeichnungen verstreut oder unvollständig sind, können Abgänge Lücken hinterlassen, die von Kollegen mühsam rekonstruiert werden müssen.

Diese Probleme bedeuten nicht, dass Datenverlust unvermeidlich ist. Sie bedeuten jedoch, dass wertvolle Forschungsergebnisse trotz Investitionen in die Digitalisierung schwer zu finden, zu interpretieren, zu teilen oder zu archivieren bleiben können.

Ein ELN entfaltet seinen Wert erst, wenn Forscher es konsequent nutzen und sich Kollegen auf die darin enthaltenen Aufzeichnungen verlassen können.

Warum Implementierung und Support ins Budget gehören

Der Abschied vom Papier verändert den Arbeitsalltag. Deshalb sollte kontinuierliche Unterstützung von Anfang an Teil Ihrer Planung sein. Forscher müssen erkennen, wie das neue System sie dabei unterstützt, Experimente zu dokumentieren, Ergebnisse abzurufen oder Arbeiten an Kollegen zu übergeben.

Fragen Sie danach, wie Ihr Team Unterstützung erhält bei:

• Der Übertragung bestehender Arbeitsabläufe in nutzbare Vorlagen.

• Der Überführung relevanter Aufzeichnungen in das System.

• Der Schulung von Forschern mit unterschiedlichem Grad an digitaler Kompetenz.

• Klärung von Fragen während der laufenden Arbeit.

• Einarbeitung neuer Kollegen.

• Überprüfung der Akzeptanz und Behebung wiederkehrender Schwierigkeiten.

Community-Dokumentation und internes Fachwissen bieten Ihrem Team möglicherweise bereits alles, was es braucht. Andere Labore profitieren von einer strukturierten Implementierung, Schulungen und fortlaufendem Support durch den Anbieter.

Berücksichtigen Sie bei standortübergreifenden Teams auch die Supportzeiten, die Verfügbarkeit von Schulungen und den gleichmäßigen Zugang zur Unterstützung für alle Gruppen. Prüfen Sie beim Vergleich von Angeboten den Leistungsumfang dieser Services sowie eventuelle Zusatzkosten.

Was trägt sonst noch zu den Gesamtkosten eines ELN bei?

Die Akzeptanz ist entscheidend, aber Ihre Bewertung sollte auch den Aufwand berücksichtigen, der erforderlich ist, um das System zuverlässig zu betreiben.

Hosting und Wartung

Bei selbst gehosteter Software muss jemand die Infrastruktur, Updates, Sicherheit und Fehlerbehebung verwalten. Kalkulieren Sie die Zeit dieser Person in den Kostenvergleich ein.

Klären Sie bei gehosteter Software, welche Verantwortlichkeiten der Anbieter übernimmt und welche bei Ihrem Unternehmen verbleiben.

Backup und Wiederherstellung

Stellen Sie sicher, wie Datensätze gesichert werden, wer sie wiederherstellen kann und wie die Wiederherstellung getestet wird. Ein dokumentierter Wiederherstellungsprozess ist wichtiger als die bloße Annahme, dass sich schon jemand darum kümmert.

Speicherung und vernetzte Arbeitsabläufe

Prüfen Sie, ob das System gängige Dateitypen verarbeiten und Experimentdaten mit den von Ihren Forschern verwendeten Proben, Reagenzien und Protokollen verknüpfen kann.

Einschränkungen oder isolierte Systeme können zusätzliche Arbeitsschritte erfordern, die sich negativ auf die Produktivität und die Akzeptanz auswirken.

Benutzerverwaltung

Überlegen Sie, wie Sie Forschende hinzufügen, Berechtigungen verwalten, Mitarbeitende unterstützen und den Zugriff auf Datensätze sicherstellen, wenn Personen das Team verlassen.

Datenexport und -migration

Testen Sie Exporte, bevor Sie sich festlegen. Prüfen Sie, was mit Anhängen, Metadaten, Datensatzhistorien und Verknüpfungen zwischen Datensätzen geschieht.

Ein lesbarer Export kann dennoch erheblichen Aufwand erfordern, um ihn in ein anderes System zu übertragen. Planen Sie diesen potenziellen Aufwand langfristig ein.

So bewerten Sie den Return on Investment Ihres ELN

Gehen Sie von der täglichen Arbeit Ihres Teams aus. Wie viel Zeit fließt in das Suchen von Datensätzen, die doppelte Eingabe von Informationen, den Abgleich von Probendetails oder die Unterstützung von Kollegen bei der Navigation durch isolierte Systeme? Welche dieser Aufgaben könnte ein ELN realistisch reduzieren?

Wenn beispielsweise 20 Forschende jeweils 15 Minuten pro Arbeitstag einsparen, entspricht dies 25 Stunden Teamzeit pro Fünf-Tage-Woche. Dies ist ein Beispiel, keine Prognose; Ihr Pilotprojekt sollte zeigen, was in Ihrem Labor tatsächlich erreichbar ist.

Achten Sie auf Kennzahlen wie:

• Die Zeit, die benötigt wird, um einen vollständigen Versuchsdatensatz zu finden.

• Die Zeit, die für die doppelte Dateneingabe aufgewendet wird.

• Die Vollständigkeit der Datensätze im vereinbarten Arbeitsablauf.

• Die konsistente Nutzung durch das gesamte Team.

• Die Zeit, die für das Onboarding eines neuen Forschenden erforderlich ist.

Die von G2 gemeldete Zeit bis zum ROI für SciSure G2-reported time to ROI liegt bei acht Monaten, verglichen mit 13 Monaten oder mehr bei mehreren anderen gelisteten Plattformen. Diese auf Nutzerbewertungen basierenden Zahlen dienen als Referenzpunkt; Ihre Ergebnisse hängen von Ihren Arbeitsabläufen, dem Implementierungsumfang und der Akzeptanz ab. Nutzen Sie diese Benchmarks ergänzend zu den Erkenntnissen aus Ihrem eigenen Team.

Weitere praktische Ansätze zur Erfolgsmessung in Ihrem Labor finden Sie in unserem Leitfaden zu Labor-KPIs und wie diese Ihrem Team helfen, Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

Unterstützte Einführung in der Praxis: Institut Pasteur

Das Institut Pasteur stand vor einer Herausforderung, die vielen Forschungseinrichtungen bekannt ist: Die Teams nutzten eine Mischung aus Papierunterlagen und verschiedenen digitalen Tools, was das Auffinden und Teilen von Informationen erschwerte. Nach der Evaluierung von mehr als 20 ELN- und Probenmanagement-Lösungenentschied sich das Institut für SciSure, ehemals eLabNext. An der endgültigen Entscheidung waren Wissenschaftler aus rund 50 Forschungseinheiten beteiligt.

Die Implementierung umfasste ein dediziertes internes IT-Team, vier Einführungswellen, Workshops sowie monatliche Schulungen für bestehende und neue Nutzer. Das Institut berichtet von einer verbesserten Organisation der Forschungsdaten, einer einfacheren Zusammenarbeit und einer besseren Verknüpfung von Experimenten, Protokollen und Proben.

Die Lektion für jedes Labor, das ein ELN evaluiert, ist praxisnah: Planen Sie das Budget für Personal, Schulungen und laufenden Support ein, damit Forscher die digitale Dokumentation als festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags etablieren können.

Lesen Sie die Erfolgsgeschichte des Institut Pasteur.

SciSure bietet eine 30-tägige Testversion für ELN und LIMS an, die Funktionen für das Management von Experimenten, Proben, Inventar und Protokollen umfasst, damit Labore diese vernetzten Arbeitsabläufe direkt evaluieren können. Kontaktieren Sie uns für ein transparentes Angebot, das genau auf die Arbeitsabläufe Ihres Labors zugeschnitten ist. Wir unterstützen Sie bei der Evaluierung der Software, der Implementierung und dem Support, den Ihr Team benötigt, damit Sie die Investition und den damit verbundenen Mehrwert genau einschätzen können.

Häufig gestellte Fragen

Ist kostenlose Software für elektronische Laborbücher wirklich kostenlos?

Sie kann zwar frei von Lizenzgebühren sein, doch Hosting, Wartung, Schulung, Administration und Support können dennoch Kosten verursachen oder Personalressourcen binden. Vergleichen Sie daher die Gesamtkosten für den Betrieb und die Nutzung des Systems.

Bedeutet ein kostenloses ELN auch einen eingeschränkten Support?

Der Support variiert je nach Produkt und Bereitstellung. Einige bieten Community-Ressourcen, andere kostenpflichtige Support-Optionen, und manche Institutionen stellen den Support intern bereit. Prüfen Sie die verfügbare Unterstützung für Ihre Forschenden, bevor Sie sich entscheiden.

Warum nutzen Forschende weiterhin Papier, nachdem ein ELN eingeführt wurde?

Mögliche Gründe sind ungewohnte Arbeitsabläufe, unzureichende Schulungen, ungeklärte Fragen und unklare Anforderungen an die Dokumentation. Sprechen Sie mit den Forschenden und beobachten Sie deren Arbeitsweise, um herauszufinden, was eine konsequente Nutzung verhindert.

Kann die Anschaffung eines ELN einem Labor helfen, Geld zu sparen?

Das ist möglich, wenn die Software und der Support den administrativen Aufwand, Doppelarbeiten und andere vermeidbare Kosten so weit reduzieren, dass sich die Investition rechtfertigt. Messen Sie diese Verbesserungen während der Pilotphase und nach der Einführung.

Bietet SciSure eine kostenlose Testversion an?

Ja. SciSure bietet eine 30-tägige Testversion für ELN und LIMS an, die Funktionen für das Experiment-, Proben-, Inventar- und Protokollmanagement umfasst. Fordern Sie ein Demo-Konto an, um es mit Ihren Laborabläufen zu testen.