Warum der ROI von Laborsoftware mit der Implementierung beginnt.

In jeder Rolle, die ich im Laufe meiner Karriere innehatte, habe ich mich darauf konzentriert, Software so einzusetzen, dass sie das Leben der Menschen verbessert, die sie tatsächlich nutzen.

Der rote Faden meiner Karriere – von meinen Anfängen als PeopleSoft-Implementierungsberater über meine Jahre bei ADP bis hin zu meinen jüngsten CEO-Positionen im Gesundheitswesen und in den Biowissenschaften – ist der Fokus auf die Implementierung. Meine Mission war es, Wege zu finden, Software besser bereitzustellen: mit weniger Schritten, mehr Automatisierung und weniger Aufwand für den Kunden.

Ich sage das alles, weil die Implementierung der Moment ist, in dem Sie Ihren ersten und oft auch größten Eindruck bei einem neuen oder einem bestehenden Kunden hinterlassen, der mehr mit Ihnen erreichen möchte.

Daher möchte ich erklären, wie wir bei SciSure darüber denken und warum ich glaube, dass dies der eigentliche Startschuss für den Return on Investment (ROI) ist.
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Ich sage es ganz offen und mit echtem Stolz auf unser Team: Wir hatten noch nie eine gescheiterte Implementierung.
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So haben wir das erreicht.

Installation ist nicht gleich Implementierung

Wie bereits erwähnt, habe ich als Projektmanager für die Implementierung von PeopleSoft angefangen. Was mir damals am meisten Spaß machte, war es, mich mit den Endanwendern zusammenzusetzen und ihnen nicht zu zeigen, was die Software kann (das ist eine Funktion), sondern was sie für sie bewirkt. Wie viel schneller sie eine Aufgabe erledigen konnten, wie viel mehr sie in einem Bericht sehen konnten, auf den sie vorher keinen Zugriff hatten, und wie eine konfigurierbare Abfrage zu einem Bericht werden konnte, auf den sich das Unternehmen verlässt.

Ich habe die SQL-Datenbankabfragen selbst geschrieben. Ich habe Führungskräften geholfen, ihre Finanzsysteme zu betreiben, und Endanwendern dabei geholfen, ihre Arbeit schneller und präziser zu erledigen. Danach habe ich jahrelang Implementierungsabläufe für größere Unternehmen geleitet, darunter ADP – das weltweit größte Unternehmen für Human Capital Management – und bin später in das Gesundheitswesen gewechselt. Dazu gehörte auch die Leitung von PatientKeeper, einer ehemaligen Holdinggesellschaft von HCA Healthcare – dem größten Gesundheitsdienstleister in den USA.

Diese Erfahrungen haben mich gelehrt, dass es zwei Arten der Implementierung gibt.

Die erste Art sorgt lediglich dafür, dass das Produkt eingeschaltet wird. Die Software war gestern noch nicht da; heute ist sie da. Sie ist verfügbar. Ich nenne das Installation.

Die zweite Art betrachtet den allerersten Tag als den Moment, in dem der Wissenstransfer Es geht los. Sie richten nicht nur die Software ein, sondern zeigen auch den Menschen, die täglich damit arbeiten werden, wie sie ihre Arbeit beschleunigt und ihre Daten übersichtlicher macht. Sie vermitteln Wissen. Sie zeigen auf, wie die neuen Arbeitsabläufe besser, schneller und präziser sind als die bisherigen.

Zum Zeitpunkt des „Go-live“ sind zwei Dinge geschehen. Ja, das System läuft. Aber Sie haben auch eine Gruppe von selbstsicheren Anwendern die die Software verstehen und bereit sind, alle anderen mit ins Boot zu holen. Dieser Unterschied zwischen einer bloßen Installation und einer echten Implementierung, die auch den Wissenstransfer umfasst, ist entscheidend.
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Für die meisten Menschen, die neue Software erhalten, ist „Implementierung“ ein Reizwort, und ich verstehe, warum.
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In ihren Köpfen bedeutet Implementierung Hausaufgaben. Es bedeutet zusätzliche Aufgaben neben einem Vollzeitjob. Es bedeutet, Informationen zusammenzusuchen, die man vielleicht gar nicht hat, und Einrichtungsentscheidungen zu treffen, für die man nicht qualifiziert ist. Führungskräfte wollen damit nichts zu tun haben, was einer der Gründe ist, warum die Einführung von Software in Unternehmen oft scheitert. Sie dauert lange und ist vollgepackt mit Telefonaten, komplizierten Dokumenten und Meetings.

Wir lehnen diese Vorstellung komplett ab.

Wir eliminieren den Aufwand durch intelligentes Engineering

Bei SciSure sprechen wir ständig darüber, die sogenannte „Aktivierungsenergie“ zu senken: den Aufwand, den ein Kunde betreiben muss, um überhaupt starten zu können. In der Praxis bedeutet das, dass wir jeden Schritt der Implementierung unter die Lupe nehmen und uns fragen, wie wir ihn automatisieren, standardisieren, vereinfachen oder ganz eliminieren können.

Denken Sie an den Autokauf. Früher mussten Sie, noch bevor Sie überhaupt eine Probefahrt machen konnten, bei Ihrer Bank die Finanzierung klären, bei der Zulassungsstelle die Registrierung in die Wege leiten und bei Ihrer Versicherung ein Angebot und die Unterlagen anfordern. Sie erschienen mit einem Ordner voller Dokumente beim Händler, und nach einer Woche Hin und Her konnten Sie vielleicht endlich vom Hof fahren.

Heute holen Sie online ein Angebot ein, vereinbaren einen Termin, machen eine Probefahrt und fahren wenige Stunden später mit einem finanzierten, zugelassenen und versicherten Fahrzeug vom Hof. Die Schritte sind nicht verschwunden. Der Händler hat sie Ihnen lediglich abgenommen.
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Genau das ist die Erfahrung, die unsere Kunden erwarten, und genau so haben wir unsere Implementierungen konzipiert.

Wir kommen mit einem Setup, das sagt: Basierend auf Organisationen oder Laboren wie Ihrem, ist hier die optimale Konfiguration. Wir bieten Vorlagen an, mit denen Sie ein bestehendes Labor kopieren können, anstatt hunderte Entscheidungen von Grund auf neu treffen zu müssen.  

Führungskräften stellen wir die Berichte zur Verfügung, auf die andere Entscheidungsträger in ihrer Position bereits setzen, und fragen, welche davon den größten Mehrwert bieten. Interessenten bieten wir sogar eine echte Demo-Umgebung vor dem Kauf an, damit sie diese testen und bei einer Entscheidung für unser System direkt in ihr Live-System übernehmen können. So bleibt die im Demo-Umfeld geleistete Arbeit erhalten, falls der Interessent Kontinuität wünscht.

Ein Prinzip aus dem „Lean“-Management ist mir besonders im Gedächtnis geblieben: Die beste Aufgabe ist die, die man gar nicht erst erledigen muss, weil sie für den Kunden ohnehin keinen Mehrwert bietet. Genau daran messen wir uns. Deshalb eliminieren wir unnötige Meetings, wertlose Aufgaben und langwierige Implementierungen.

Hier beginnt der ROI

Wir investieren diesen Aufwand in die Implementierung, weil er dafür sorgt, dass sich die Investition schneller auszahlt.

Sie bezahlen Ihre Wissenschaftler dafür, dass sie forschen. Sie bezahlen sie nicht dafür, Inventuren durchzuführen, Materialien einzugeben oder Beschaffungsbelege zu erfassen. Wenn jemand eine halbe Stunde früher kommt oder später geht, nur um mit einem System zu kämpfen, ist diese Zeit reiner Verlust. Wenn die Implementierung richtig durchgeführt wird, gewinnen Sie diese Zeit zurück. Sie schenken einem Forscher eine Stunde pro Tag, die er für Experimente oder nach eigenem Ermessen nutzen kann.
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Nach 25 Jahren in dieser Branche kann ich Ihnen sagen: Wenn der Workflow stimmt, ergibt sich alles andere von selbst.

Bessere Entscheidungen, sauberere Dateneinblicke, die Analysen, von denen alle schwärmen – das ist alles schön und gut, aber es sind Vorteile zweiter Ordnung. Sie sind nur dann verlässlich, wenn der zugrunde liegende Workflow solide ist. Wenn Ihre Wissenschaftler das System umgehen, weil es mehr Arbeit verursacht, als es abnimmt, können Sie den Daten, die daraus hervorgehen, nicht vertrauen.  

Sorgen Sie zuerst für den richtigen Workflow, dann kommen die guten Daten und die richtigen Entscheidungen von ganz allein.

Geschwindigkeit und Aufwand sind nicht dasselbe, und dieser Unterschied ist entscheidend.

Geschwindigkeit ist die reine Zeit von Anfang bis Ende. Aufwand ist die tatsächliche Arbeit, die für die Einrichtung des Systems erforderlich ist, und genau hier setzen wir unsere konsequente Optimierung an.

Wir verfügen über vorkonfigurierte Datenkonvertierungsvorlagen für jedes Konkurrenzsystem. Wenn Sie also von einem anderen Tool wechseln, kennen wir dessen Datenstruktur bereits und nehmen Ihnen diese Arbeit ab. Wir haben Schulungen in eine Reihe von Videos integriert, ergänzt durch Unterstützung vor Ort, wann immer diese benötigt wird, um Wissen so effizient wie möglich zu vermitteln.

Geschwindigkeit ist entscheidend, und wir möchten, dass unsere Kunden schnell einsatzbereit sind. Unsere Implementierungen sind darauf ausgelegt, den Aufwand zu bündeln, sodass kundenspezifische Aufgaben frühzeitig kommuniziert, klar besprochen und zeitnah erledigt werden. Dies reduziert die „Dauer“ oder Leerlaufzeiten zwischen Entscheidungen, was zu weniger Aufwand und folglich zu einer höheren Geschwindigkeit führt.

Wir messen unseren Erfolg an zwei Dingen, und keines davon ist „Sie können sich einloggen“.

Das erste ist die Zeit bis zur produktiven Nutzung. Was zählt, ist, dass ein Forscher einen echten Arbeitsablauf in SciSure ausführt, den er zuvor auf Papier oder in einem anderen System erledigt hat. Im Durchschnitt dauert das etwa zwölf Wochen. Es kann in nur vier Wochen gehen. Bei den größten und komplexesten Unternehmen kann es bis zu vierundzwanzig Wochen dauern. Wenn eine Implementierung länger als sechs Monate dauert, ist sie meiner Ansicht nach zu lang. Wir akzeptieren das nicht als Normalzustand.

Das zweite ist die Anzahl der Personen, die wir schulen, während des gesamten Prozesses. Schulungen sind aus zwei Gründen unser bester Indikator für eine erfolgreiche Implementierung: Mehr geschulte Nutzer bedeuten mehr interne Fürsprecher, und es bedeutet, dass mehr Menschen die Vorteile tatsächlich nutzen, anstatt nur Zugriff darauf zu haben.

Wir hören auch nach dem Go-Live nicht auf, die Dinge zu beobachten. Wir überprüfen die Akzeptanz (und führen regelmäßige Kunden-Check-ins durch, die wir „Value Realization“-Calls nennen)nach sechs Monaten, neun Monaten, einem Jahr und danach kontinuierlich. Wenn Kunden eine bestimmte Anzahl an Lizenzen erworben haben, möchten wir, dass diese auch genutzt werden und dass sie den vollen Funktionsumfang des Systems ausschöpfen. Deshalb haben wir klare, messbare Ergebnisse bei über 30 Laboren nach der Implementierung der Scientific Management Platform von SciSure im Hinblick auf Akzeptanz-, Effizienz- und Engagement-Kennzahlen gesehen.

Was eine gute Implementierungsführung ausmacht

Wenn Sie Anbieter bewerten, ist dies der einfachste Test: Ein echter Implementierungspartner reduziert den Arbeitsaufwand für den Kunden. Wenn der Prozess eines Anbieters Sie mit mehr Arbeit zu belasten scheint, ist er wahrscheinlich nicht so gut durchdacht, wie er sein sollte. Das ist auch der Grund, warum die Lizenzgebühr bei der Bewertung von Software oft nur den Ausgangspunkt darstellt.

Auf Ihrer Seite gibt es drei Faktoren, die den Return on Investment tendenziell verlangsamen – alle drei sind jedoch beherrschbar, wenn man sie einplant.  

Berücksichtigen Sie zunächst die Unterschiede zwischen den Abteilungen.

Unterschiedliche Datenstrukturen, verschiedene Setups und abweichende Meinungen darüber, wie ein Feld benannt werden sollte. Unser Rat: Konfigurieren Sie das System vorab für etwa neunzig Prozent Ihrer Anwendungsfälle und behandeln Sie die Ausnahmen erst danach, anstatt zu versuchen, das System an jeden Einzelfall anzupassen, bevor Sie überhaupt begonnen haben.  

Berücksichtigen Sie als Nächstes die Datenqualität.

Wir setzen Data Scientists auf Ihre bestehenden Datensätze an, bevor das System live geht, damit alte, unstrukturierte Daten nicht zu einer „Garbage-in, Garbage-out“-Situation führen, die Ihren Erfolg verzögert. Die Wahrung der Datenintegrität in Laboren ist für uns ein unverzichtbarer erster Schritt, einschließlich der Integrität von Forschungsdaten.

Berücksichtigen Sie schließlich die Entscheidungsfindung.  

Wir werden niemals Entscheidungen, die Ihre Compliance oder Ihre wissenschaftliche Arbeit betreffen, eigenmächtig für Sie treffen; wir arbeiten partnerschaftlich zusammen. Das bedeutet jedoch, dass Sie einen starken Executive Sponsor und die richtigen Leute am Tisch benötigen: IT, Compliance, Operations und Vertreter der Wissenschaftler selbst. Wer an diesem Tisch sitzt, ist auch lange nach dem Go-live von entscheidender Bedeutung. Beschaffung, Laborbetrieb und EHS verfolgen dieselben Ziele auch wenn das Organigramm etwas anderes sagt.

Erst die Menschen, dann die Prozesse, dann die Technologie.

Wir machen uns da keine Illusionen. Wir wissen, dass wir nicht das einzige Projekt auf der Agenda sind. Genau deshalb haben wir unsere gesamte Methodik darauf ausgerichtet, Entscheidungen und Liefergegenstände auf ein Minimum zu reduzieren.

Worauf ich am meisten stolz bin

SciSure hat Unternehmenssoftware bei einigen der größten Biopharma-Unternehmen, Biotech-Firmen, akademischen Einrichtungen sowie Gesundheitsunternehmen und den angesehensten Forschungsinstituten der Welt implementiert, von kleinen Inkubatoren bis hin zu den renommiertesten Organisationen.  

Wenn wir einen Kunden mit hunderten oder gar tausenden Laboren gewinnen, versuchen wir nicht, alle auf einmal umzustellen. Wir beginnen mit einer Gruppe von Early Adoptern, oft etwa fünfzig Labore, bringen diese live, halten ihre Video-Testimonials fest und nutzen diese Dynamik, um den Rest mit ins Boot zu holen.  

Wir suchen nach Laboren, deren Verfahren bereits gut dokumentiert und standardisiert sind, und nach dem einflussreichen leitenden Wissenschaftler, dessen Erfolg ihn zum Fürsprecher für alle anderen macht. Das ist Change Management, und es ist das genaue Gegenteil davon, so schnell wie möglich so viele Labore wie möglich auszustatten.
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Ich habe während meiner gesamten Laufbahn an eines geglaubt: Jede Minute, die ein Wissenschaftler bei der Verwaltung einspart, ist eine Minute, die dem wissenschaftlichen Fortschritt zugutekommt.

Und genau darum geht es. Wir sind überzeugt von unserer Arbeit, wir haben die Erfolgsbilanz, die das belegt, und wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.

Wenn Sie genau diese Art von praktischer Unterstützung suchen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir stehen jederzeit für ein Gespräch bereit und freuen uns darauf, Sie auf Ihrem wissenschaftlichen Weg zu begleiten.