Was passiert, wenn Ihr Laborleiter geht?

Angenommen, Ihr Laborleiter kündigt; zwei Wochen später benötigt ein Postdoc den letzten Aliquot einer Zelllinie und findet die Box nicht. Oder der Alarm des -80 °C-Gefrierschranks geht zweimal los, und niemand weiß, wer für die Wartung zuständig ist. Nichts davon war irgendwo schriftlich festgehalten, weil es nie nötig war.

Das ist der wahre Test für Labor-Management-Software. Die meisten Tools sehen in einer Demo gut aus, wenn die Person, die sie eingerichtet hat, neben Ihnen sitzt. Die schwierigere Frage ist, wie viel vom Wissen Ihres Labors noch vorhanden ist, wenn diese Person weg ist. Wie Lab Manager in einem Artikel über die Kosten von Personalwechseln feststellte, verliert das Labor „alles, was die Person wusste und woran sie gearbeitet hat“.

Dieser Leitfaden vergleicht fünf Labor-Management-Softwarelösungen anhand dieser einen Frage: SciSure, Benchling, Labguru, SciNote und LabArchives. Wir haben jedes Tool anhand von zehn praktischen Fragen bewertet, die ein neuer Laborleiter in seiner ersten Woche stellen würde – von „Wo ist diese Probe?“ bis „Wer benötigt noch eine Sicherheitsschulung?“.

Wenn Sie nach allgemeineren Ratschlägen zur Dokumentation von Verfahren und zum Wissensaustausch im Labor suchen, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zum Thema Umgang mit Personalwechseln im Labor. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Software-Seite.

Zielgruppe dieses Leitfadens

Dieser Leitfaden richtet sich an Laborleiter, Leiter des Laborbetriebs, leitende Wissenschaftler (PIs) und Forschungs-IT-Teams in akademischen und kommerziellen Forschungslaboren. Besonders nützlich ist dies, wenn Ihr Labor bereits eine problematische Übergabe erlebt hat oder wenn derzeit eine einzige Person die Kontrolle über Ihre Proben, Bestände und Geräte hat.

Es ist auch hilfreich, wenn Sie Tabellenkalkulationen, einen Gefrierschrank-Plan an der Wand oder ein Notizbuch-Tool ersetzen möchten, das keine Verbindung zu Ihrem Inventar herstellt. Der Umstieg auf eine neue Software ist der beste Zeitpunkt, um Wissen aus den Köpfen der Mitarbeiter in ein gemeinsames System zu überführen.

So haben wir diese Labor-Management-Tools verglichen: Der Übergabetest

Wir haben den Vergleich auf vier Situationen aufgebaut, die eintreten, wenn jemand ein Labor verlässt. Für jede haben wir gefragt, was der Nachfolger am ersten Tag tun müsste, ohne die Person anrufen zu müssen.

• Findet jeder alles wieder?  
  Mobiler Zugriff am Gefrierschrank, exakte Box-Positionen und freier Platz in den Gefrierschränken.

• Läuft der Laborbetrieb reibungslos weiter?  
  Automatische Benachrichtigungen bei Ablaufdaten und geringen Beständen, Nachverfolgung von Reagenzien und Verbrauchsmaterialien, Automatisierungen, die ein Laborleiter ohne Programmierkenntnisse einrichten kann, sowie Wartungsprotokolle für Geräte.

• Ist alles an einem Ort?  
  Ob Probenverwaltung und Protokollberechnungen im selben Produkt wie das digitale Laborbuch enthalten sind oder in einem separaten Tool.

• Was passiert, wenn der Sicherheitsbeauftragte geht?  
  Ob das Tool Sicherheitsschulungen, Inspektionen und Sicherheitsdatenblätter (SDB) abdeckt.

Wir haben jede Antwort anhand der öffentlichen Produktseiten, Hilfecenter, Versionshinweise und Preisseiten der Anbieter überprüft. Der Vergleich spiegelt den Stand wider, den wir im November 2026 bestätigen konnten.

So haben wir die einzelnen Punkte bewertet

• ✓ bedeutet, dass die Funktion enthalten und öffentlich dokumentiert ist.

• ✗ bedeutet, dass die Funktion nachweislich nicht verfügbar ist

• Add-on bedeutet, dass zusätzliche Kosten anfallen oder ein höherwertiger Plan erforderlich ist.

• Separates Produkt bedeutet, dass es als eigenständiges Produkt verkauft wird.

• Nur voreingestellt bedeutet integrierte Optionen, die Sie zwar ein- oder ausschalten, aber nicht an die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation anpassen können.

Was wir nicht bewertet haben

Dieser Vergleich bewertet weder den Preis noch die Benutzerfreundlichkeit oder die Validierung für regulierte (GxP) Arbeitsumgebungen. Für Informationen zur Benutzerfreundlichkeit und zum Return on Investment (ROI) lesen Sie unseren Vergleich der besten elektronischen Laborbücher (ELNs). Funktionen ändern sich zudem ständig, und einige sind in Plänen enthalten, die wir nicht einsehen konnten. Betrachten Sie dies daher als Momentaufnahme und bestätigen Sie die Details direkt beim jeweiligen Anbieter.

Die beste Laborverwaltungssoftware für Forschungslabore im Jahr 2026, bewertet nach dem Übergabetest

Die Laborsicherheitsfunktionen von SciSure stammen aus SciSure Health & Safety, das in den USA zusammen mit den Notebook- und Inventar-Tools von SciSure vertrieben wird.

Das richtige Tool hängt von der Größe Ihres Labors, Ihrer Forschung und davon ab, wer derzeit über das meiste Wissen verfügt. Hier erfahren Sie, wo die einzelnen Lösungen am besten funktionieren.

SciSure: Am besten für Forschungsorganisationen, die Laborbetrieb und Laborsicherheit an einem Ort vereinen möchten

SciSure wurde für Labore entwickelt, in denen Wissen über Proben, Bestände und Geräte in einem gemeinsamen System gespeichert werden kann, anstatt sich darauf zu verlassen, dass ein oder zwei Personen alles im Kopf haben. Es kombiniert ein elektronisches Laborbuch (ELN), ein Labor-Informations-Management-System (LIMS) für Proben und Inventar, Gerätedokumentationen sowie Laborsicherheit.

Ein neuer Labormanager findet sich vom ersten Tag an zurecht

Mit SciSure hat jede Probe einen exakten Lagerort – vom Gefrierschrank bis hin zu Regal, Rack, Box, Slot und mehr. Autorisierte Teammitglieder können die Lagerbestände nach freien Plätzen durchsuchen, ohne die Gefrierschränke öffnen zu müssen. Mit der SciSure Mobile App für Android und iOS können Proben, Boxen, Lagerorte oder Geräte gescannt werden, um deren Standort zu ermitteln, sie zu verschieben oder ein- und auszuchecken.

Jede Probe verfügt über eine nachvollziehbare Historie, die Eltern- und Kindproben, zugehörige Experimente sowie Informationen darüber enthält, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dies hilft Teams zu verstehen, wie Materialien im Laufe der Zeit erstellt, verwendet und verwaltet wurden. Wenn ein Labormanager oder Forscher das Labor verlässt, können dessen Proben einem neuen Besitzer zugewiesen werden, anstatt als verwaiste Zeilen in einer Tabelle zu enden.

Routineaufgaben laufen weiter, ohne dass sich eine Person daran erinnern muss

Mengen-Schwellenwerte können den Besitzer benachrichtigen, ein verknüpftes Produkt zur Einkaufsliste hinzufügen oder beides. Ablaufdaten lösen Warnungen, Suchanfragen und Erinnerungen aus. Labormanager können ihre eigenen Automatisierungen mit einem einfachen „Auslöser, Bedingung, Aktion“-Prinzip erstellen, wie zum Beispiel: „30 Tage bevor dieses Reagenz abläuft, sende eine E-Mail an das Team und erstelle eine Aufgabe“ – ganz ohne Programmierung.

Gerätedokumentationen enthalten zudem Handbücher, Spezifikationen, Wartungspläne, Buchungskalender und den Servicestatus. So muss die Person, die wusste, dass die Zentrifuge gewartet werden muss, nicht mehr vor Ort sein, damit die nächste Person dies erfährt.

Protokolle speichern nicht nur die Schritte, sondern auch die Berechnungen

SciSure-Protokolle können dynamische Felder und Formeln enthalten, die Mengen basierend auf Benutzereingaben anpassen. Berechnungen, die früher auf einem Notizzettel durchgeführt wurden, werden Teil eines versionierten Protokolls, das die nächste Person direkt in ihr Experiment übernehmen kann.

So sieht das in der Praxis aus

Food Brewer, ein Unternehmen für kultivierten Kakao in der Schweiz, hat SciSure von Anfang an mit einer standardisierten Benennung und einer klaren Ordnerstruktur eingerichtet, damit neue Mitarbeiter Informationen schnell finden können. Das Team hat Zellkulturen, Geräte, Chemikalien und Verbrauchsmaterialien mit Barcodes versehen und automatisierte Schwellenwert-Benachrichtigungen für die Bestände eingerichtet.

Infolgedessen berichtete das Team von einer schnelleren Einarbeitung und einem effizienteren Wissenstransfer. Mit Unterstützung des SciSure Software Development Kit (SDK) konnten sie wiederkehrende Schritte automatisieren und gleichzeitig Produktivitätssteigerungen von 60 % in der F&E sowie 40 % in der Upstream-Verarbeitung verzeichnen.

Benchling: Entwickelt für Teams in der Molekularbiologie, die Notizbuch, Register und Inventar an einem Ort benötigen

Benchling ist eine F&E-Cloud, die auf die Molekularbiologie ausgerichtet ist. Das Inventar ist neben dem Notizbuch und dem Register eine von mehreren Anwendungen auf der Plattform. Benchling konzentriert sich dabei vor allem auf die Verknüpfung von Proben mit ihren Sequenzen, ihrer Abstammung und den experimentellen Ergebnissen. Es deckt Lagerplätze und Nachbestellungsbenachrichtigungen ab, und das Notizbuch verfügt über integrierte Protokollberechnungen.

Bei einer Übergabe zeigen sich Lücken im operativen Bereich. Benchling bietet keine native mobile App, um Proben direkt am Gefrierschrank zu überprüfen. Der freie Platz wird zwar pro Box angezeigt, aber die Suche nach freien Positionen über mehrere Boxen hinweg erfordert die API, was Programmieraufwand bedeutet. Automatisierung wird als separates Produkt, Benchling Automation, für Geräte-Workflows angeboten.

Ein Punkt, den Sie bei der Evaluierung prüfen sollten: Wenn Ihr Labormanager auch für Geräte, Lagerbestände und Gefrierkapazitäten zuständig ist, fragen Sie nach, wie diese Aufgaben ohne zusätzliche Tools oder einen Entwickler bewältigt werden können.

Für einen genaueren Einblick lesen Sie unseren Leitfaden zu den besten Benchling-Alternativen.

Labguru: Entwickelt für wachsende Biotech-Teams, die ein mobilfreundliches Inventarsystem suchen

Die Stärke von Labguru liegt im täglichen Laborbetrieb. Die mobile App erfasst den Standort, die Nutzung und die Zuständigkeit von Proben. Sie zeigt exakte Positionen in Boxen an und unterstützt die Suche nach freien Plätzen. Warnmeldungen bei Ablaufdaten oder geringen Beständen erfolgen automatisch, und Geräteverwaltung ist direkt im System möglich.

Beachten Sie: Das spezialisierte Probenverwaltungstool von Labguru, Mosaic, wird als separates Produkt verkauft. No-Code-Automatisierungen und Protokollberechnungen sind Zusatzmodule, und für manche Automatisierungen sind dennoch Programmierkenntnisse erforderlich. Zudem deckt Labguru den Bereich Laborsicherheit nicht ab.

Ein Punkt, den Sie bei der Evaluierung klären sollten: Listen Sie die Funktionen auf, die Ihr Labormanager wöchentlich nutzt, und fragen Sie dann, welche davon in Ihrem Plan enthalten sind und welche extra kosten.

Lesen Sie unseren detaillierten Vergleich von SciSure und Labguru für weitere Details.

SciNote: Entwickelt für kleine Teams, die mit strukturierter Dokumentation beginnen

SciNote ist ein primär auf Notizbücher ausgerichtetes Tool mit integrierter Inventarverwaltung. Sie können Reagenzien, Proben und Geräte im selben Produkt wie Ihre Experimente verwalten, und die Tabellen ermöglichen grundlegende Berechnungen innerhalb von Protokollschritten und Ergebnissen.

Ein Großteil der für die Übergabe kritischen Inventarfunktionen ist in kostenpflichtigen Zusatzmodulen enthalten:  

• Lagerorte mit Box-Rastern sind ein kostenpflichtiges Inventar-Zusatzmodul.  

• Erinnerungen bei geringen Beständen und Ablaufdaten sind im Zusatzmodul für die Bestandsverwaltung enthalten.  

• Die Geräteplanung, die Wartungs- und Kalibrierungstermine abdeckt, ist in den Plänen Professional und Platinum enthalten.

Die mobile App von SciNote konzentriert sich eher auf Aufgaben und Protokolle als auf das Inventar. Arbeitsbereich-Automatisierungen aktualisieren den Status von Aufgaben, Experimenten und Projekten; Besitzer können diese zwar ein- oder ausschalten, aber nicht selbst erstellen.

Ein Punkt, den Sie bei der Evaluierung klären sollten: Kalkulieren Sie den Preis für SciNote mit den Zusatzmodulen, die Ihr Labormanager tatsächlich benötigt, nicht auf Basis des Grundtarifs.

LabArchives: Entwickelt für akademische Labore, die bereits das LabArchives Notebook nutzen

LabArchives ist an vielen Universitäten weit verbreitet, und das Inventartool deckt einen Großteil der Routineaufgaben eines Labormanagers ab. Tiefkühlboxen zeigen exakte Positionen an, und der Freezer Capacity Report listet die freie Kapazität in allen Boxen auf. Labormanager können E-Mail-Benachrichtigungen für geringe Bestände und Ablaufdaten einrichten. Das Notizbuch enthält zudem Taschenrechner-Widgets für Routineberechnungen.

Die Lücken bei der Übergabe entstehen durch die Aufteilung der Tools. LabArchives Inventory wird separat oder im Paket mit dem Notizbuch verkauft, und die Gerätebuchung erfolgt über LabArchives Scheduler, ein eigenständiges Produkt. Es gibt keine mobile App für das Inventar: QR-Codes werden über den Browser des Smartphones gescannt. Automatisierungen beschränken sich auf Benachrichtigungen. Artikel können Sicherheitsdatenblätter enthalten, aber Schulungen und Inspektionen werden an anderer Stelle verwaltet.

Ein Punkt, den Sie bei der Evaluierung klären sollten: wenn Sie bereits das LabArchives Notebook nutzen, prüfen Sie, ob Ihre Lizenz Inventory und Scheduler umfasst und wie die Datensätze zwischen den drei Anwendungen verknüpft sind.

So wählen Sie eine Laborverwaltungssoftware aus, die einen Personalwechsel übersteht

Der beste Weg, ein Tool zu testen, ist die Durchführung einer Übergabeübung während der Pilotphase. Bitten Sie jemanden, der nicht Ihr Laborleiter ist – etwa einen neuen Doktoranden oder einen Techniker aus einer anderen Gruppe –, diese Aufgaben eigenständig zu bearbeiten. Notieren Sie, wo die Person nicht weiterkommt und wen sie um Hilfe bitten muss.

• ‍Eine Probe von Grund auf finden
  Kann die Person ein bestimmtes Aliquot, dessen genaue Position in der Box und die zugehörige Ausgangsprobe allein anhand des Namens finden? Ist dies auch per Smartphone direkt am Gefrierschrank möglich?‍
• Platz für neue Proben finden
  Kann die Person freie Plätze in allen Gefrierschränken finden, ohne die Türen zu öffnen oder eine Wandliste zu prüfen? ‍
• Bestände prüfen, die zur Neige gehen oder bald ablaufen
  Erreichen Warnmeldungen eine gemeinsame Liste oder ein Team, oder nur die Person, die sie eingerichtet hat? Wer würde die nächste E-Mail über niedrige Bestände erhalten, wenn diese Person morgen das Unternehmen verlässt?‍
• Einen Gerätedatensatz aufrufen
  ‍Kann die Person das Handbuch, das Datum der letzten Wartung und den nächsten Fälligkeitstermin finden? Ist ersichtlich, wer bei einem Defekt zu kontaktieren ist? ‍
• Ein Protokoll inklusive Berechnungen wiederholen
  Kann die Person ein Protokoll mit integrierten Berechnungen ausführen, ohne nach der Tabellenkalkulation suchen zu müssen, die früher jemand auf seinem Desktop gespeichert hatte? ‍
• Datensätze einer Person neu zuweisen
  Kann ein Administrator beim Ausscheiden eines Mitarbeiters dessen Proben, Experimente und Aufgaben mit wenigen Klicks an eine andere Person übertragen? Bleibt die Historie dabei vollständig erhalten? ‍
• Prüfen, wer noch eine Sicherheitsschulung benötigt
  Kann die Person sehen, bei welchen Labormitgliedern Schulungen anstehen, welche Inspektionsergebnisse noch offen sind und wo sich die Sicherheitsdatenblätter befinden?‍
• Die Kosten für jede Antwort ermitteln
  Prüfen Sie für jede Aufgabe, ob sie in Ihrem Plan enthalten ist, ein Zusatzmodul darstellt oder ein separates Produkt erfordert. Ein Tool, das die Übung im Top-Tarif besteht, tut dies in Ihrem Tarif möglicherweise nicht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Laborverwaltungssoftware?

Labor-Management-Software ist ein gemeinsames System für den täglichen Laborbetrieb: Proben und Lagerung, Reagenzien und Verbrauchsmaterialien, Geräte, Protokolle und bei einigen Tools auch die Laborsicherheit. Sie ist oft mit einem elektronischen Laborbuch (ELN) für Versuchsaufzeichnungen verbunden oder enthält ein solches. Das Ziel ist, dass das Labor auf Basis gemeinsamer Datensätze arbeitet, anstatt sich auf das Gedächtnis einzelner Personen zu verlassen.

Was ist die beste Labor-Management-Software für Forschungslabore im Jahr 2026?

Von den fünf hier verglichenen Tools ist SciSure das einzige, das Proben, Lagerbestände, Geräte und Laborsicherheit an einem Ort abdeckt. Labguru kam den täglichen Laborabläufen am nächsten, und LabArchives ist eine Option für akademische Labore, die bereits deren Notizbuch verwenden. Führen Sie einen eigenen Testlauf durch, bevor Sie sich entscheiden. Die Wahl der Software hängt davon ab, wie sehr Ihr Labor auf ein dediziertes Team angewiesen ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Wenn der Wegfall Ihres Laborleiters dazu führen würde, dass niemand mehr weiß, wo sich Proben befinden oder wann Geräte gewartet werden müssen, suchen Sie nach einem Tool, das dieses Wissen in gemeinsamen Datensätzen festhält.

Was ist der Unterschied zwischen Labor-Management-Software, einem ELN und einem LIMS?

Ein ELN zeichnet Experimente auf: was geplant, durchgeführt und herausgefunden wurde. Ein Labor-Informations-Management-System (LIMS) verfolgt Proben, deren Lagerung und Historie. Labor-Management-Software ist ein breiterer Begriff, der in der Regel Proben, Inventar, Geräte und Laborabläufe abdeckt und manchmal auch das ELN beinhaltet. SciSure kombiniert alle drei, sodass Experimente direkt mit den verwendeten Proben und Geräten verknüpft sind.

Wie verhindern Sie, dass Laborwissen verloren geht, wenn Mitarbeiter das Labor verlassen?

Halten Sie Routinen schriftlich fest und hinterlegen Sie diese in einem System, das jeder nutzt. Einheitliche Benennungen, gemeinsame Protokolle, Benachrichtigungen, die an ein Team statt an ein einzelnes Postfach gehen, sowie Datensätze, die neu zugewiesen werden können, helfen dabei.

Muss Labor-Management-Software die Laborsicherheit abdecken?

Nicht immer, aber es hilft, wenn dieselben Personen für beides zuständig sind. In vielen Forschungslaboren ist der Labormanager auch der Sicherheitsbeauftragte. Wenn Ihre Sicherheitsunterlagen in einem separaten System oder einer Tabelle geführt werden, stellen Sie sicher, dass auch andere Personen den Schulungsstatus, offene Inspektionsergebnisse und Sicherheitsdatenblätter einsehen können, ohne nachfragen zu müssen. SciSure Health & Safety deckt diese Bereiche in den USA ab.

Worauf sollten akademische Labore bei einer Laborverwaltungssoftware achten?

Akademische Labore haben eine ständige Fluktuation, da Studenten ihren Abschluss machen und Postdocs weiterziehen. Achten Sie auf Aufzeichnungen, die ein neues Labormitglied auch ohne den Ersteller verstehen kann, auf eine einfache Neuzuweisung von Proben und Experimenten sowie auf Berechtigungen, die es PIs ermöglichen, ihre Unabhängigkeit zu wahren. Auch Geldgeber fordern eine bessere Dokumentation: Die NIH Data Management and Sharing Policy fordern NIH-geförderte Forscher dazu auf, zu planen, wie Daten verwaltet und geteilt werden, und die FAIR-Prinzipien setzen sich für Daten ein, die auffindbar, zugänglich, interoperabel und wiederverwendbar sind.

Wie hilft SciSure Laboren dabei, Wissen zu bewahren, wenn Mitarbeiter das Labor verlassen?

Mit SciSure sind Proben, Lagerbestände, Vorräte, Gerätedaten und Protokolle in einem System vereint und mit den entsprechenden Experimenten verknüpft. Warnmeldungen und Automatisierungen basieren auf den Datensätzen und nicht auf dem Gedächtnis einzelner Personen. Zudem können Datensätze bei einem Personalwechsel einfach neu zugewiesen werden. SciSure Health & Safety ergänzt dies um Chemikalieninventar, Schulungen, Inspektionen und Türschilder, sodass auch der Sicherheitsaspekt bei einer Übergabe abgedeckt ist.

Wählen Sie das Tool, das Ihr nächster Labormanager auch ohne den Vorgänger bedienen kann

Jedes Labor verliert Mitarbeiter. Studenten machen ihren Abschluss, Postdocs ziehen weiter und Labormanager werden befördert. Die von Ihnen gewählte Laborverwaltungssoftware entscheidet darüber, wie viel von deren Wissen im Labor verbleibt. Testen Sie jedes Tool mit der Person, die am wenigsten mit den Abläufen vertraut ist, und zählen Sie, wie viel Zeit jede Antwort kostet.

Erfahren Sie, wie SciSure Proben, Bestände, Geräte und Sicherheitsunterlagen an einem Ort bündelt für Forschungslabore, die auch bei Personalwechseln den Überblick behalten wollen.

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