5 versteckte Bedrohungen, die Ihre Labordaten gefährden

Die meisten modernen Labore gehen davon aus, dass ihre Labordaten in einem guten Zustand sind. Schließlich verwenden sie digitale Systeme — LIMs, ELNs, Gerätesoftware, Cloud-Speicher. Das bedeutet doch, dass die Datenintegrität gewährleistet ist?

In Wirklichkeit arbeiten die meisten Labore mit einer Reihe von Einzellösungen und digitalen Tools, die nicht miteinander verbunden sind. Daten werden isoliert. Workflows werden fragmentiert. Und was auf den ersten Blick wie ein digitales Labor aussieht, verbirgt darunter oft gravierende Lücken — Lücken, die zu Inkonsistenzen, Fehlern und fehlenden Prüfprotokollen führen können.

Das ist ein großes Problem. Denn in der Wissenschaft bedeutet Vertrauen alles. Ganz gleich, ob Sie Ergebnisse veröffentlichen, Daten mit Mitarbeitern teilen oder Beweise für eine behördliche Einreichung sammeln, alles hängt vom Vertrauen in Ihre Labordaten ab.

Wenn Sie immer noch mit unverbundenen digitalen Lösungen jonglieren, sind Ihre Daten möglicherweise gefährdet — nicht, weil Ihr Team etwas falsch macht, sondern weil Ihre Systeme nicht Schritt halten können. In diesem Artikel gehen wir auf fünf häufig übersehene Bedrohungen der Datenintegrität ein und bieten praktische Maßnahmen, die jedes Labor ergreifen kann, um die Kontrolle zu verschärfen, Risiken zu reduzieren und die Zuverlässigkeit seiner wissenschaftlichen Erkenntnisse zu wahren.

1. Getrennte Tools, fragmentierte Labordaten

Viele Labore arbeiten mit einem Flickenteppich digitaler Systeme: ein LIMS für die Probenverfolgung, ein ELN für Versuchsnotizen, eine Instrumentenschnittstelle für Ergebnisse und ein separates System für Zulassungen oder QC. Einzeln genommen machen diese Tools ihren Job. Aber zusammen? Oft tun sie das nicht.

Ohne Integration werden Labordaten letztendlich plattformübergreifend aufgeteilt. Teams kopieren und fügen sie zwischen Systemen ein, geben dieselben Informationen mehrmals erneut ein oder verlassen sich auf Offline-Workarounds, um die Lücken zu schließen. Das ist der Zeitpunkt, an dem sich die Risse zeigen.

Inkonsistente Aufzeichnungen. Falsch ausgerichtete Zeitstempel. Eine fehlende Version einer Datei gerade dann, wenn ein Prüfer sie benötigt. Diese Probleme sind nicht das Ergebnis schlechter Praxis, sondern Symptome einer schlechten Konnektivität. Wenn Ihre Tools nicht miteinander kommunizieren, fließen Ihre Daten nicht. Und wenn Daten nicht fließen, ist es schwierig, ihnen zu vertrauen.‍

Unsere Empfehlung:‍

Investieren Sie in eine vernetzte Plattform, die Ihre Kernsysteme — LIMS, ELN, EHS und Integrationen — in einem einzigen System vereint, in dem Daten nahtlos fließen. Die Scientific Management Platform (SMP) von SciSure wurde genau dafür entwickelt. Sie hilft Laboren dabei, Datenlücken zu schließen und den vollen Überblick über ihre Daten von Anfang bis Ende zu behalten.

2. Unkontrollierter Zugriff untergräbt die Rechenschaftspflicht

In vielen Laboren ist die Zutrittskontrolle immer noch ein nachträglicher Gedanke. Geteilte Anmeldungen. Generische Passwörter. Lokale Dateien, die auf Desktops gespeichert oder per E-Mail zwischen Kollegen versendet wurden. Es ist praktikabel, aber es ist riskant.

Ohne die richtigen Benutzerberechtigungen und Audit-Trails können Sie nicht sehen, wer was, wann oder warum geändert hat. Und wenn etwas schief geht — ein Ergebnis sieht nicht aus, eine Datei fehlt oder zwei Versionen kollidieren — haben Sie keine zuverlässige Methode, um das Problem zurückzuverfolgen. Das ist nicht nur umständlich. Es untergräbt das Vertrauen in Ihre Labordaten und birgt echte Risiken bei Audits, QA-Überprüfungen oder Streitfällen.

Das ist nicht nur ein Sicherheitsproblem. Es ist ein Problem mit der Datenintegrität. Und es kann selbst gut geführte Labore bei Audits oder Untersuchungen überrumpeln.

Unsere Empfehlung:

Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen in Ihrer gesamten Laborumgebung. Stellen Sie sicher, dass jede Benutzeraktion protokolliert und nachvollziehbar ist, und stellen Sie sicher, dass klare Prüfprotokolle für Änderungen, Genehmigungen und Datenübergaben erstellt werden. Das SMP von SciSure ist mit granularen Berechtigungsebenen und integrierter Rückverfolgbarkeit ausgestattet, sodass Ihre Labordaten von der Erstellung bis zur Fertigstellung eine klare Geschichte erzählen.

3. Prüfprotokolle, die unter Druck auseinanderfallen

Es ist leicht anzunehmen, dass Ihr Labor bereit für Audits ist — bis jemand nach Beweisen fragt. Allzu oft sind die Prüfprotokolle unvollständig, verstreut oder hängen vom individuellen Wissen ab. Dateien, die unter mehrdeutigen Namen gespeichert wurden. Datengenehmigungen werden per E-Mail verwaltet. Ein wichtiges Dokument, das sich auf dem Desktop einer Person befindet, die vor Monaten gegangen ist.

Wenn Auditoren, Mitarbeiter oder QA-Teams fragen, wie oder wann eine Entscheidung getroffen wurde, sollten Ihre Labordaten für sich selbst sprechen. Wenn Sie keinen eindeutigen Nachweis vorlegen können, riskieren Sie Verstöße gegen die Vorschriften, Projektverzögerungen oder sogar den Verlust der behördlichen Genehmigung.

Prüfungslücken sind nicht immer offensichtlich. Sie schleichen sich durch informelle Prozesse, unverbundene Tools und die Annahme ein, dass jemand anderes die Aufzeichnungen hat.

Unsere Empfehlung:

Integrieren Sie Auditbereitschaft in Ihre täglichen Arbeitsabläufe — nicht als Nebensache, sondern als Standardeinstellung. Mit dem SMP von SciSure werden alle Datenpunkte, Aktionen und Genehmigungen automatisch protokolliert und versioniert, sodass Ihre Labordaten immer bereit sind, sich selbst zu verteidigen.

4. Labordaten, die außerhalb des Systems gespeichert sind

Sie wären überrascht, wie viele Daten immer noch netzunabhängig sind.

Dateien, die auf privaten Laufwerken versteckt sind. USB-Geräte wurden zwischen den Teammitgliedern übertragen. Screenshots der Ergebnisse wurden der Einfachheit halber per E-Mail gesendet. Selbst wenn ein Labor digitale Systeme verwendet, gibt es oft eine Schattenschicht aus ungezeichneten Daten, die sich außerhalb einer kontrollierten Umgebung befinden.

Die Risiken sind enorm. Wenn Daten nicht in Ihren Kernsystemen erfasst werden, können sie nicht gesichert, geprüft oder versioniert werden. Dadurch sind Labore anfällig für Verlust, Doppelarbeit oder Fehlinterpretationen — insbesondere, wenn wichtige Teammitglieder weitermachen oder die Aufsichtsbehörden anklopfen.

Schlimmer noch, es erzeugt ein falsches Gefühl von Selbstvertrauen. Sie glauben, Ihre Labordaten sind zentralisiert und vollständig — bis jemand eine Datei benötigt, die es nie in das System geschafft hat.

Unsere Empfehlung:

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team Labordaten mühelos dort aufbewahren kann, wo sie hingehören: auf einer sicheren, vernetzten Plattform. Das SMP von SciSure unterstützt direkte Geräteintegrationen, zentralisierte Datenerfassung und einfache Upload-Mechanismen, sodass wertvolle Daten nicht übersehen werden.

5. Versionsverwirrung und die Illusion von Kontrolle

Nicht alle Datenrisiken sind auf fehlende Datensätze zurückzuführen. Manchmal liegt das Problem darin, zu viele Versionen, die in E-Mail-Threads, gemeinsamen Ordnern gespeichert oder von verschiedenen Plattformen heruntergeladen wurden. Ohne strenge Lifecycle-Kontrollen verlieren Labore aus den Augen, welche Version die endgültige, genehmigte oder genaueste ist.

Möglicherweise haben Sie eine SOP eingerichtet. Aber wenn fünf Personen fünf Kopien derselben Datei bearbeiten — und es keine Systemaufzeichnungen gibt, wer was und wann getan hat —, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sich Fehler einschleichen. Wichtige Entscheidungen werden auf der Grundlage veralteter oder unvollständiger Informationen getroffen. Und niemand bemerkt es, bis Ergebnisse in Frage gestellt werden oder Arbeitsabläufe zusammenbrechen.

Diese Art von Versionsdrift verlangsamt nicht nur die Dinge — sie untergräbt das Vertrauen in Ihre Labordaten und schwächt Ihre Fähigkeit, dahinter zu stehen.

‍Nicht unbedingt.

Behandeln Sie die Versionierung und Überprüfung von Daten als Kernbestandteile Ihrer Laborinfrastruktur — nicht als Nebenprozesse. Das SMP von SciSure ermöglicht eine zentrale Datenverwaltung mit vollständigem Versionsverlauf, Genehmigungsworkflows und Auditprotokollen, sodass Sie immer wissen, welche Datei die richtige ist und warum.

Datenintegrität versagt nicht laut... bis sie es tut

Die meisten Integritätsfehler sind nicht auf einen einzigen dramatischen Fehler zurückzuführen. Sie bauen sich langsam auf, durch kleine Versäumnisse, getrennte Systeme und die Annahme, dass alles „unter Kontrolle“ ist.

Aber wenn der Moment kommt — ein Audit, eine Einreichung, eine Zusammenarbeit — müssen Ihre Labordaten Bestand haben. Sie müssen vollständig, vernetzt und vertretbar sein.

Das passiert nur, wenn Ihre Systeme von Grund auf auf Integrität ausgelegt sind.

Die Scientific Management Platform von SciSure hilft Laboren dabei, genau das zu tun — indem sie Ihre LIMS-, ELN-, Instrumentenintegrations- und Compliance-Workflows in einer vernetzten Umgebung vereint. Keine Silos mehr. Keine Schattendaten mehr. Nur sichtbare, reproduzierbare Daten, denen Sie vertrauen können.

Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Daten zu übernehmen?

Lass uns reden. Die Scientific Management Platform von SciSure wurde entwickelt, um Integritätslücken zu schließen und Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihr Labor zu bieten.

Nehmen Sie Kontakt auf um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Daten zu schützen — und welche Wissenschaft dahinter steckt.

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