5 menaces cachées qui mettent en danger les données de votre laboratoire

La plupart des laboratoires modernes supposent que leurs données de laboratoire sont en bon état. Après tout, ils utilisent des systèmes numériques : LIMS, ELN, logiciel d'instrumentation, stockage dans le cloud. Cela signifie sûrement que l'intégrité des données est garantie ?

En réalité, la plupart des laboratoires gèrent un éventail de solutions ponctuelles et d'outils numériques qui ne sont pas connectés. Les données sont cloisonnées. Les flux de travail sont fragmentés. Et ce qui ressemble à un laboratoire numérique cache souvent de graves lacunes en dessous, des lacunes qui peuvent entraîner des incohérences, des erreurs et des pistes d'audit manquantes.

C'est un gros problème. Parce qu'en science, la confiance signifie tout. Qu'il s'agisse de publier des résultats, de partager des données avec des collaborateurs ou de réunir des preuves pour une soumission réglementaire, tout repose sur la confiance dans les données de votre laboratoire.

Si vous continuez à jongler avec des solutions numériques déconnectées, vos données peuvent être menacées, non pas parce que votre équipe fait quelque chose de mal, mais parce que vos systèmes ne peuvent pas suivre le rythme. Dans cet article, nous présenterons cinq menaces souvent négligées qui pèsent sur l'intégrité des données et proposerons des mesures pratiques que tout laboratoire peut prendre pour renforcer le contrôle, réduire les risques et protéger la fiabilité de ses recherches.

1. Outils déconnectés, données de laboratoire fragmentées

De nombreux laboratoires utilisent un ensemble disparate de systèmes numériques : un LIMS pour le suivi des échantillons, un ELN pour les notes d'expériences, une interface d'instrument pour les résultats et un système distinct pour les approbations ou le contrôle qualité. Individuellement, ces outils font leur travail. Mais ensemble ? Souvent, ce n'est pas le cas.

Sans intégration, les données de laboratoire finissent par être réparties sur plusieurs plateformes. Les équipes copient et collent entre les systèmes, saisissent à nouveau les mêmes informations plusieurs fois ou s'appuient sur des solutions de contournement hors ligne pour combler les lacunes. C'est alors que les fissures commencent à apparaître.

Enregistrements incohérents. Horodatages mal alignés. Une version manquante d'un fichier juste au moment où un auditeur en a besoin. Ces problèmes ne sont pas le résultat de mauvaises pratiques, mais les symptômes d'une mauvaise connectivité. Lorsque vos outils ne communiquent pas entre eux, vos données ne circulent pas. Et lorsque les données ne circulent pas, il est difficile de leur faire confiance.‍

Notre recommandation :‍

Investissez dans une plateforme connectée qui unifie vos principaux systèmes (LIMS, ELN, EHS et intégrations) en un seul système où les données circulent de manière fluide. La plateforme de gestion scientifique (SMP) de SciSure est conçue pour faire exactement cela, en aidant les laboratoires à combler les lacunes en matière de données et à maintenir une supervision complète de leurs données de bout en bout.

2. L'accès non contrôlé nuit à la responsabilisation

Dans de nombreux laboratoires, le contrôle d'accès n'est encore qu'une question secondaire. Logins partagés. Mots de passe génériques. Fichiers locaux enregistrés sur les ordinateurs de bureau ou envoyés par courrier électronique entre collègues. C'est faisable, mais c'est risqué.

Sans autorisations utilisateur et pistes d'audit appropriées, vous ne pouvez pas savoir qui a modifié quoi, quand et pourquoi. Et en cas de problème (résultat erroné, fichier manquant ou conflit entre deux versions), vous ne disposez d'aucun moyen fiable de retracer le problème. Ce n'est pas seulement gênant. Cela mine la confiance dans les données de votre laboratoire et crée un risque réel lors d'audits, d'examens d'assurance qualité ou de litiges.

Il ne s'agit pas simplement d'un problème de sécurité. Il s'agit d'un problème d'intégrité des données. Et elle peut même prendre au dépourvu même les laboratoires bien gérés lors d'audits ou d'enquêtes.

Notre recommandation :

Mettez en œuvre des contrôles d'accès basés sur les rôles dans l'ensemble de votre environnement de laboratoire. Assurez-vous que chaque action de l'utilisateur est enregistrée et traçable, grâce à des pistes d'audit claires pour les modifications, les approbations et les transferts de données. Le SMP de SciSure est conçu avec des couches d'autorisation granulaires et une traçabilité intégrée, de sorte que les données de votre laboratoire racontent une histoire claire, de leur création à leur achèvement.

3. Des pistes d'audit qui s'effondrent sous la pression

Il est facile de supposer que votre laboratoire est prêt pour les audits, jusqu'à ce que quelqu'un vous demande des preuves. Trop souvent, les pistes d'audit sont partielles, éparpillées ou dépendent des connaissances individuelles. Fichiers enregistrés sous des noms ambigus. Les approbations de données sont gérées par e-mail. Un document clé qui se trouve sur le bureau d'une personne partie il y a des mois.

Lorsque les auditeurs, les collaborateurs ou les équipes d'assurance qualité demandent comment ou quand une décision a été prise, les données de votre laboratoire devraient parler d'elles-mêmes. Si vous ne parvenez pas à établir une trace claire, vous risquez la non-conformité, des retards dans le projet, voire la perte de l'approbation réglementaire.

Les lacunes en matière d'audit ne sont pas toujours évidentes. Ils s'introduisent par le biais de processus informels, d'outils déconnectés et en partant du principe que quelqu'un d'autre possède le casier judiciaire.

Notre recommandation :

Intégrez la préparation aux audits dans vos flux de travail quotidiens, non pas après coup, mais par défaut. Grâce au SMP de SciSure, chaque point de données, chaque action et chaque approbation sont automatiquement enregistrés et versionnés, de sorte que les données de votre laboratoire sont toujours prêtes à se défendre.

4. Les données de laboratoire vivent en dehors du système

Vous seriez surpris de voir combien de données sont encore stockées hors réseau.

Fichiers cachés sur des disques personnels. Les clés USB ont été transmises entre les membres de l'équipe. Captures d'écran des résultats envoyées par e-mail pour plus de commodité. Même lorsqu'un laboratoire utilise des systèmes numériques, il existe souvent une couche opaque de données non suivies qui existe en dehors de tout environnement contrôlé.

Les risques sont énormes. Lorsque les données ne sont pas capturées dans vos systèmes principaux, elles ne peuvent pas être sécurisées, auditées ou versionnées. Les laboratoires sont donc exposés à des pertes, à des doublons ou à des erreurs d'interprétation, en particulier lorsque des membres clés de l'équipe passent à autre chose ou que les régulateurs frappent à la porte.

Pire encore, cela crée un faux sentiment de confiance. Vous pensez que les données de votre laboratoire sont centralisées et complètes, jusqu'à ce que quelqu'un ait besoin d'un fichier qui n'a jamais été intégré au système.

Notre recommandation :

Facilitez la tâche à votre équipe pour conserver les données de laboratoire là où elles doivent être : sur une plateforme connectée et sécurisée. Le SMP de SciSure prend en charge l'intégration directe des instruments, la saisie centralisée des données et des mécanismes de téléchargement faciles, afin que des données précieuses ne passent pas entre les mailles du filet.

5. Confusion des versions et illusion de contrôle

Les risques liés aux données ne sont pas tous dus à des enregistrements manquants. Parfois, le problème est trop versions, stockées dans des fils de discussion, des dossiers partagés ou téléchargées depuis différentes plateformes. Sans contrôles stricts du cycle de vie, les laboratoires perdent de vue quelle version est la version finale, approuvée ou la plus précise.

Vous avez peut-être mis en place un SOP. Mais lorsque cinq personnes modifient cinq copies d'un même fichier et qu'aucun système ne permet de savoir qui a fait quoi ni quand, ce n'est qu'une question de temps avant que des erreurs ne se produisent. Les décisions critiques sont prises sur la base d'informations obsolètes ou incomplètes. Et personne ne s'en rend compte avant que les résultats ne soient remis en question ou que les flux de travail ne soient interrompus.

Ce type de dérive de version ne fait pas que ralentir les choses, il mine la confiance dans les données de votre laboratoire et affaiblit votre capacité à les défendre.

‍Pas nécessairement.

Traitez le versionnage et la révision des données comme des éléments essentiels de l'infrastructure de votre laboratoire, et non comme des processus secondaires. Le SMP de SciSure assure la gestion des données à source unique avec un historique complet des versions, des flux de travail d'approbation et des journaux d'audit, afin que vous sachiez toujours quel fichier est le bon et pourquoi.

L'intégrité des données ne faiblit pas trop... jusqu'à ce que ce soit le cas

La plupart des échecs en matière d'intégrité ne sont pas dus à une seule erreur dramatique. Ils s'accumulent lentement, en raison de petits oublis, de systèmes déconnectés et de suppositions selon lesquelles tout est « sous contrôle ».

Mais le moment venu, qu'il s'agisse d'un audit, d'une soumission, d'une collaboration, les données de votre laboratoire doivent tenir le coup. Il doit être complet, connecté et défendable.

Cela ne se produit que lorsque vos systèmes sont conçus dans un souci d'intégrité dès le départ.

La plateforme de gestion scientifique de SciSure aide les laboratoires à y parvenir, en unifiant votre LIMS, votre ELN, vos intégrations d'instruments et vos flux de travail de conformité dans un environnement connecté. Plus de silos. Finies les données fictives. Juste des données visibles et reproductibles auxquelles vous pouvez faire confiance.

Êtes-vous prêt à prendre le contrôle de vos données ?

Parlons-en. La plateforme de gestion scientifique de SciSure est conçue pour combler les lacunes en matière d'intégrité et vous donner une visibilité complète sur l'ensemble de votre laboratoire.

Entrez en contact pour découvrir comment nous pouvons vous aider à protéger vos données et les données scientifiques qui les sous-tendent.

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