Unser Leitfaden zur Lagerverwaltung im Labor

In einem Labor ist jedes Reagenz, jede Probe und jedes Gerät wichtig. Wenn die Vorräte nicht da sind, wo sie sein sollten — oder schlimmer noch, wenn sie abgelaufen sind — gerät die Forschung ins Stocken, die Zeitpläne verlängern sich und die Kosten steigen.

Deshalb effizient Verwaltung des Laborbestands ist mehr als nur „Ordnung in den Regalen zu halten“. Es ist das Rückgrat von Produktivität, Compliance und Forschungsintegrität.

Das SciSure-Plattform für wissenschaftliches Management (ehemals eLabNext) definiert neu, wie Labore mit Lagerbeständen umgehen, indem es von Tabellenkalkulationen und Papierprotokollen zur automatisierten Nachverfolgung in Echtzeit übergeht.

In diesem Blog werden wir behandeln:

• Was ist Laborbestand?
• Allgemeine Herausforderungen bei der Verwaltung von Laborbeständen
• Verbesserung der Laborbestandsverwaltung mit digitalen Laborlösungen
• Bewährte Verfahren für ein effektives Laborinventarmanagement

Lesen Sie weiter, während wir die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Laborbeständen untersuchen und erörtern, wie digitale Lösungen wie SciSure für die Bestandsverwaltung kann Ihnen helfen, die Effizienz und Effektivität Ihres Labors zu optimieren.

Was ist Laborbestand?

Der Laborbestand umfasst alle Materialien und Ressourcen, auf die Ihr Labor angewiesen ist — Reagenzien, Chemikalien, Verbrauchsmaterialien und Ausrüstung. Bei der Verwaltung dieses Vorrats geht es nicht nur darum, zu wissen, was Sie zur Hand haben. Es bedeutet auch:

• Überwachung von Nutzungstrends zur Vermeidung von Über- oder Unterbesatz
• Ablaufdaten verfolgen um Qualität und Sicherheit zu gewährleisten
• Verwaltung der Lagerbedingungen damit Materialien brauchbar bleiben
• Planung für langfristige Projekte und effektiv budgetieren

Ohne angemessene Aufsicht riskieren Labore Projektverzögerungen, Materialverschwendung und erhöhte Kosten.

Allgemeine Herausforderungen bei der Verwaltung von Laborbeständen

Die Lagerverwaltung kann über Erfolg oder Misserfolg eines Forschungsprojekts entscheiden. Hier sind die größten Hürden, mit denen Labore konfrontiert sind — insbesondere, wenn sie sich auf manuelle Prozesse verlassen:

Über- und Unterbestand

Herausforderung: Labore haben oft Schwierigkeiten, das richtige Gleichgewicht der Bestände aufrechtzuerhalten. Überbestände treten auf, wenn mehr Materialien bestellt werden, als benötigt werden. Dies führt zu Überbeständen, die vor der Verwendung ablaufen können. Unterbestände hingegen treten auf, wenn nicht genügend Vorräte bestellt werden, was zu Verzögerungen bei der Forschung führt oder Experimente ganz zum Erliegen bringt.

Konsequenzen: Überbestände führen zu einer Verschwendung von Ressourcen, da überschüssige Materialien veraltet sein oder verfallen können. Dies erhöht nicht nur die Kosten, sondern beansprucht auch wertvollen Speicherplatz. Ein zu geringer Lagerbestand kann ebenso schädlich sein, da er die Forschungszeitpläne stören und dazu führen kann, dass Termine oder Gelegenheiten verpasst werden.

Manuelles Tracking und menschliches Versagen

Herausforderung: Viele Labore verlassen sich immer noch auf manuelle Prozesse, um die Lagerbestände mithilfe von Tabellenkalkulationen oder sogar Papieraufzeichnungen zu verfolgen. Diese Methode ist anfällig für menschliche Fehler, wie z. B. falsche Zählungen, Fehler bei der Dateneingabe oder übersehene Artikel.

Konsequenzen: Ungenaue Lagerbestände können zu betrieblichen Ineffizienzen führen, z. B. wenn wichtige Vorräte ausgehen oder Materialien, die bereits auf Lager sind, zu viel bestellt werden. Diese Fehler erhöhen die Kosten und verschwenden Zeit, da das Laborpersonal Unstimmigkeiten korrigieren und sicherstellen muss, dass die richtigen Materialien verfügbar sind.

Verfallsdaten im Auge behalten

Herausforderung: Die Verwaltung der Verfallsdaten von Chemikalien und Reagenzien kann eine Herausforderung sein, insbesondere in größeren Labors mit umfangreichem Inventar. Abgelaufene Materialien stellen Sicherheitsrisiken dar und können die Qualität der Experimente beeinträchtigen.

Konsequenzen: Die Verwendung abgelaufener Materialien kann zu beeinträchtigten Experimenten, falschen Ergebnissen und Sicherheitsrisiken führen. Darüber hinaus trägt die Entsorgung abgelaufener Materialien zur Verschwendung bei und erhöht die Betriebskosten.

Ineffiziente Nachbestellprozesse

Herausforderung: Herkömmliche Nachbestellungsprozesse beinhalten oft die manuelle Überprüfung der Lagerbestände und das Aufgeben von Bestellungen, was langsam sein kann und leicht übersehen werden kann. Dies kann zu Fehlbeständen oder Verzögerungen beim Empfang kritischer Lieferungen führen.

Konsequenzen: Ineffiziente Nachordnungsprozesse können die Laborpläne stören und Experimente verzögern, insbesondere wenn wichtige Materialien nicht rechtzeitig verfügbar sind. Dies beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, sondern kann auch die Kosten erhöhen, wenn dringende Bestellungen oder Expressversand erforderlich sind.

Diese gemeinsamen Herausforderungen und Konsequenzen unterstreichen, wie wichtig es ist, robuste Verfahren zur Verwaltung des Laborbestands einzuführen. Ein sicherer Weg, dies zu erreichen, ist der Einsatz digitaler Lösungen zur Steigerung der Effizienz und Konsistenz der Lagerverwaltung.

Verbesserung der Laborbestandsverwaltung mit digitalen Laborlösungen

Die SciSure Scientific Management Platform (SMP) kombiniert ELN- und LIMS-Funktionen in einem System, sodass Labore die volle Kontrolle über den Bestand haben.

So transformiert es die Bestandsverwaltung:

• Automatisierte Bestandsverfolgung: Beseitigen Sie manuelle Eingaben. Jede Lagerbewegung wird automatisch protokolliert, was eine Genauigkeit in Echtzeit gewährleistet.
• Überwachung in Echtzeit: Erhalten Sie sofortige Benachrichtigungen bei niedrigem Lagerbestand oder nahenden Ablaufdaten — bevor sie zu Problemen werden.
• Verfolgung des Ablaufdatums: Automatische Erinnerungen verhindern, dass abgelaufene Reagenzien in die Experimente gelangen, was die Ergebnisse sichert und Kosten spart.
• Automatisierte Nachbestellung: Legen Sie Schwellenwerte für Lieferungen fest. Wenn der Lagerbestand zur Neige geht, generiert SciSure Bestellungen und stellt so sicher, dass Sie nie mit Engpässen konfrontiert werden.

Zusammen reduzieren diese Funktionen Verschwendung, senken die Kosten und sorgen dafür, dass die Forschung termingerecht verläuft.

Bewährte Verfahren für ein effektives Laborinventarmanagement

Selbst mit einer leistungsstarken Plattform funktioniert die Lagerverwaltung am besten, wenn sie mit bewährten Verfahren kombiniert wird. Hier sind fünf, die es zu priorisieren gilt:

1. Führen Sie regelmäßige Audits durch: Überprüfen Sie die Systemgenauigkeit mit geplanten physischen Kontrollen.
2. Personal richtig ausbilden: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie man die Plattform effektiv nutzt.
3. Stellen Sie Nachordnungspunkte ein: Definieren Sie Schwellenwerte auf der Grundlage der Nutzungshistorie und der Durchlaufzeiten.
4. Nutzen Sie die Berichtsfunktionen: Nutzen Sie Dateneinblicke, um den Einkauf zu verfeinern und Verschwendung zu reduzieren.
5. FIFO implementieren (First-In, First-Out): Wechseln Sie den Lagerbestand, um ältere Artikel zuerst zu verwenden und unnötigen Abfall zu vermeiden.

Mit diesen Praktiken bieten digitale Tools noch mehr Wert.

Mit Erfolg eindecken

Eine schlechte Lagerverwaltung kann selbst die besten Recherchen zum Scheitern bringen. Durch die Kombination intelligenter Verfahren mit dem SciSure SMP erhalten Labore ein zuverlässiges, automatisiertes System, das sicherstellt, dass die Materialien immer verfügbar, sicher und gebrauchsfertig sind.

Von der automatischen Bestandsverfolgung bis hin zu Ablaufwarnungen und Nachbestellungen — SciSure ermöglicht Laboren, mit Vertrauen, Effizienz und Kontrolle zu arbeiten.

Sind Sie bereit, die Lagerverwaltung Ihres Labors zu verbessern? Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der digitalen Bestandsverwaltung mit einer kostenlosen persönlichen Demo.

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Ursprünglich veröffentlicht am 17. Oktober 2024. Bearbeitet am 11. August 2025.