Die versteckten Kosten manueller Labordateneingabe und mangelhaften Probenmanagements
Manuelle Dateneingabe und mangelhaftes Probenmanagement kosten Labore mehr, als die meisten vermuten. Hier erfahren Sie, was die Forschung dazu sagt und wie eine bessere Lösung in der Praxis aussieht.

Download Whitepaper
TL;DR
Manuelle Dateneingabe und mangelhaftes Probenmanagement kosten Forschungseinrichtungen weit mehr, als die meisten vermuten: Zeitverlust, abgelaufene Proben, verpasste Experimente und in extremen Fällen katastrophale, irreversible Verluste. Hier erfahren Sie, was die Forschung dazu sagt, wie ein Worst-Case-Szenario tatsächlich aussah und wie ein besseres Probenmanagement in der Praxis funktioniert.
- Die wahren Kosten.
Manuelle Dateneingabe und mangelhaftes Probenmanagement rauben Zeit, verschwenden Ressourcen und schaffen organisatorische Schwachstellen, die sich schleichend verschlimmern, bis sie ernsthafte Ausmaße annehmen. Zwei von Anbietern in Auftrag gegebene Studien verdeutlichen das Ausmaß des Problems, doch Sie spüren es wahrscheinlich bereits in Ihrem Arbeitsalltag.
- Wenn es schiefgeht.
Der Ausfall der Gefrierschränke am Karolinska Institutet im Jahr 2019 vernichtete schätzungsweise 34.400 Biobank-Proben und Tausende weitere. Die Ursache war organisatorischer, nicht technischer Natur: unklare Zuständigkeiten, fehlende Autorisierungen und Informationen, die die richtigen Personen nicht rechtzeitig erreichten.
- Was Labore durch eine Optimierung gewinnen.
Labore, die auf ein strukturiertes digitales Probenmanagement umgestellt haben, berichten von einer Reduzierung der Zeit für die Probenverfolgung um 50 %, einer Verkürzung der Suchzeit von einer Stunde auf unter eine Minute und einer Senkung des Zeitaufwands für die Datenverwaltung um über 90 %. Mit SciSure können Teams nachvollziehbare und durchsuchbare Arbeitsabläufe aufbauen, die solche Verbesserungen erst möglich machen.
Ready to see SciSure in action?
No commitment · Free consultation
Jeder Wissenschaftler kennt dieses Gefühl. Man verbringt 20 Minuten mit der Suche nach einer Probe, die eigentlich in Rack B3 sein sollte, nur um dann ein unbeschriftetes Röhrchen im falschen Gefrierschrank zu finden oder eine Tabelle, die vor sechs Monaten von jemandem aktualisiert wurde, der nicht mehr im Labor arbeitet. Man trifft eine Entscheidung, verwendet die Probe und macht weiter.
Multipliziert man diesen Moment auf ein ganzes Forschungsteam, jeden Tag, über Monate und Jahre hinweg, werden die Kosten sehr schnell sichtbar.
Manuelle Dateneingabe und mangelhaftes Probenmanagement sind zwei der hartnäckigsten Quellen für Zeitverschwendung und Wertverlust in der Laborforschung. Sie werden oft nicht hinterfragt, weil sie als normaler Teil des Laboralltags wahrgenommen werden: als kleine Unannehmlichkeiten statt als systemische Probleme. Doch die Daten und einige bekannte Warnbeispiele erzählen eine andere Geschichte.
Dieser Beitrag beleuchtet, was die Forschung tatsächlich über die Belastung durch manuelle Laborarbeit aussagt, was passiert, wenn mangelhaftes Probenmanagement in einer Katastrophe endet, und welche Erfahrungen Labore gemacht haben, die diese Probleme erfolgreich gelöst haben.
Was sagen die Daten über manuelle Laborarbeit aus?
Zwei häufig zitierte Quellen in diesem Bereich sind einen Blick wert, auch wenn beide mit einem wichtigen Vorbehalt verbunden sind.
Ein 2020 veröffentlichter Bericht von C&EN BrandLab, finanziert von MilliporeSigma, ergab, dass Forscher einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit manueller Dateneingabe, Probenverfolgung und administrativen Aufgaben verbringen, anstatt mit aktiver wissenschaftlicher Arbeit. Der gesponserte Charakter dieses Berichts ist dabei von Bedeutung: MilliporeSigma hat ein kommerzielles Interesse daran, diese Ineffizienzen hervorzuheben, und die Darstellung spiegelt dies wider. Dennoch deckt sich das Kernergebnis mit dem, was die meisten praktizierenden Wissenschaftler sofort aus ihrer eigenen Erfahrung bestätigen würden.
Ebenso deutete eine 2022 von TetraScience und PharmaIQ gemeinsam veröffentlichte Branchenumfrage, ebenfalls eine anbieterfinanzierte Quelle, darauf hin, dass der Aufwand für das Datenmanagement ein wesentlicher Faktor für verpasste Experimente und verschwendete Reagenzien in der pharmazeutischen Forschung und Entwicklung ist. Von Anbietern veröffentlichte Umfragen sollten immer mit einer gewissen Skepsis hinsichtlich der Fragestellung und der Gewichtung der Antworten gelesen werden. Das beschriebene Muster stimmt jedoch mit der breiteren Forschung zur wissenschaftlichen Reproduzierbarkeit und Forschungseffizienz überein.
Was beide Quellen aufzeigen, selbst unter Berücksichtigung ihres kommerziellen Ursprungs, ist eine bekannte Realität: Zeit, die mit dem Übertragen von Daten zwischen Systemen, der Suche nach Probenaufzeichnungen und dem Abgleich inkonsistenter Tabellen verbracht wird, ist Zeit, die nicht für die Wissenschaft genutzt wird.
Dieser Zielkonflikt verschärft sich. Wenn ein Forscher eine Probe nicht finden oder ihre Herkunft nicht verifizieren kann, stehen ihm drei schlechte Optionen zur Auswahl:
- Das Experiment verzögern,
- eine Probe verwenden, bei der man sich nicht ganz sicher ist,
- oder von vorne beginnen.
Keine dieser Optionen ist ohne Kosten.
Hinzu kommt die Frage nach abgelaufenen Materialien. Wenn die Probenlagerung über gemeinsame Tabellen oder Papierunterlagen verwaltet wird, werden Ablaufdaten übersehen. Reagenzien zersetzen sich. Proben, die innerhalb eines bestimmten Zeitfensters hätten verwendet werden können, werden entsorgt oder, noch schlimmer, verwendet, ohne dass man weiß, dass sie hätten entsorgt werden müssen. Diese Verschwendung bleibt oft unsichtbar, da sie in keinem Budgetposten auftaucht. Sie äußert sich lediglich in fehlgeschlagenen Experimenten und unerklärlicher Variabilität.
Wenn mangelhaftes Probenmanagement zur Katastrophe wird
Im Jahr 2019 führte ein Defekt an einem Gefrierschrank am Karolinska Institutet in Stockholm zum Verlust einer umfangreichen Sammlung von Biobank- und Forschungsproben, die über Jahrzehnte hinweg zusammengetragen worden waren. Medienberichte, darunter ein Artikel im Guardian,bezifferten den Wert der verlorenen Materialien auf etwa 500 Millionen Kronen, was zum damaligen Zeitpunkt rund 37 Millionen Pfund oder 47 Millionen Dollar entsprach. Es ist wichtig festzuhalten, dass es sich dabei um Schätzungen der Medien handelte. Der Dekan des Instituts erklärte öffentlich, dass keine offizielle finanzielle Bewertung vorgenommen worden sei. Das Ausmaß des Verlusts bleibt in absoluten Zahlen umstritten.
Was jedoch nicht bestritten wird, ist der ungefähre Umfang der zerstörten Proben. Berichten zufolge handelte es sich damals um etwa 34.400 Biobankproben, 3.800 Proben aus Tiermodellen, 2.600 Zelllinienproben und 6.300 editierte Zelllinienproben. Viele davon wurden als unersetzlich beschrieben: Proben aus Langzeitstudien, Patientenkohorten und Forschungsprogrammen, deren Aufbau Jahre oder Jahrzehnte in Anspruch genommen hatte.
Die Untersuchung des Vorfalls beschrieb eine Kette organisatorischer Versäumnisse. Die Probleme konzentrierten sich darauf, wie Verantwortlichkeiten in Stellenbeschreibungen zugewiesen waren, wo die Befugnisse für kritische Entscheidungen lagen und wie Informationen zwischen den zuständigen Personen geteilt wurden – oder eben nicht. Jemand hätte wissen müssen, dass der Gefrierschrank ausfiel. Jemand hätte sowohl die Befugnis als auch die klare Verantwortung haben müssen, zu handeln. Diese Voraussetzungen waren nicht gegeben.
Das ist der Teil der Geschichte, der meist weniger Aufmerksamkeit erhält als die dramatische Schlagzeile. Ein katastrophaler Probenverlust dieser Art ist in der Regel das kumulierte Ergebnis unklarer Zuständigkeiten, Kommunikationslücken und des Fehlens von Systemen, die das Problem sichtbar gemacht hätten, bevor es unumkehrbar wurde.
Das organisatorische Versagen hinter der Schlagzeile
Der Fall Karolinska ist ein extremes Beispiel, aber die zugrunde liegenden organisatorischen Schwachstellen, die er aufdeckte, sind keine Seltenheit. Sie sind in unterschiedlichem Maße in Laboren vorhanden, die sich auf informellen Wissensaustausch, undokumentierte Arbeitsabläufe und manuelle Nachverfolgungssysteme verlassen.
Wenn die Verantwortung für die Probenlagerung auf Teammitglieder verteilt ist, ohne dass formal festgehalten wird, wer für was zuständig ist, entstehen Bedingungen, unter denen kritische Informationen eher im Gedächtnis oder im Posteingang einzelner Personen existieren als in einem System. Wenn es keine zentrale Stelle gibt, die für die Überwachung der Lagerbedingungen oder den Bestandsstatus verantwortlich ist, entstehen Probleme in den Lücken zwischen den Verantwortungsbereichen der Mitarbeiter. Wenn Informationen über den Gerätestatus, Probenstandorte oder Lagerbedingungen nicht systematisch geteilt werden, werden Entscheidungen auf der Grundlage unvollständiger Informationen getroffen.
Dies erfordert keineswegs Fahrlässigkeit. Es kann auch in gut geführten Laboren mit kompetenten, gewissenhaften Mitarbeitern passieren. Das Problem ist struktureller, nicht persönlicher Natur.
Genau deshalb ist der Übergang von informellen Systemen zu strukturierten digitalen Arbeitsabläufen so wichtig. Nicht, weil Software menschliches Versagen ausschließt, sondern weil sie die richtigen Informationen für die richtigen Personen zur richtigen Zeit sichtbar macht und eine Verantwortlichkeit schafft, die nicht vom Gedächtnis oder der Verfügbarkeit einzelner Personen abhängt.

Wie besseres Probenmanagement in der Praxis aussieht
Das Behavioral Immunology Lab der University of Pittsburgh verließ sich früher auf Papierunterlagen und Excel-Tabellen, um Proben zu verwalten. Die Grenzen dieses Ansatzes sind jedem bekannt, der in einem ähnlichen Umfeld gearbeitet hat: Informationen, die in einzelnen Dateien isoliert sind, keine zentrale Datenquelle sowie Zeitverlust durch den Abgleich von Aufzeichnungen und die Suche nach Proben.
Nach der Einführung einer strukturierten digitalen Probenverwaltung mit SciSure berichtete das Labor von einer 50-prozentigen Verbesserung bei der Zeit, die für die Nachverfolgung und Verwaltung von Proben aufgewendet wird. Das ist kein geringfügiger Effizienzgewinn. Für ein Forschungsteam bedeutet die Halbierung des administrativen Aufwands einen deutlichen Zuwachs an Zeit, die für die eigentliche wissenschaftliche Arbeit zur Verfügung steht.
Ebenso berichtete das Department für Translationale Medizin der Universität Lund von einer anderen, aber ebenso beeindruckenden Verbesserung. Vor der Einführung einer strukturierten Probenverwaltung konnte das Auffinden einer bestimmten Probe bis zu einer Stunde dauern. Nach der Implementierung von SciSure dauerte dieselbe Aufgabe weniger als eine Minute. Überlegen Sie, was das für eine Arbeitswoche, ein Team und ein ganzes Forschungsjahr bedeutet. Eine einstündige Suche nach einer einzigen Probe, wenn sie nur ein paar Mal pro Woche vorkommt, summiert sich auf Tage an verlorener Forschungszeit pro Person und Jahr. Dies auf unter eine Minute zu reduzieren, verändert den operativen Alltag im Labor grundlegend.
Beide Ergebnisse spiegeln denselben grundlegenden Wandel wider: weg von Systemen, in denen das Wissen über Proben nur in den Köpfen der Mitarbeiter und in unzusammenhängenden Dateien existiert, hin zu Systemen, in denen Proben auffindbar, rückverfolgbar und mit den zugehörigen Experimenten verknüpft sind.
Praktische Schritte, mit denen Ihr Labor den manuellen Aufwand reduzieren und die Rückverfolgbarkeit von Proben verbessern kann
Überprüfen Sie Ihre aktuellen Nachverfolgungsmethoden kritisch
Bevor Sie die Probenverwaltung verbessern können, müssen Sie verstehen, womit Sie tatsächlich arbeiten. Erfassen Sie, wo Probeninformationen derzeit gespeichert sind (Papierprotokolle, Tabellenkalkulationen, freigegebene Laufwerke, individuelle Notizbücher) und identifizieren Sie, wo Datensätze dupliziert, inkonsistent oder gar nicht vorhanden sind. Achten Sie besonders darauf, wer über kritisches Wissen verfügt, das nur in seinem Kopf existiert, und was mit diesem Wissen geschehen würde, wenn diese Person das Unternehmen verlässt.
Definieren Sie Verantwortlichkeiten klar und schriftlich
Unklarheiten darüber, wer für die Pflege von Probenaufzeichnungen, die Überwachung der Lagerbedingungen und das Handeln bei Problemen zuständig ist, gehören zu den häufigsten organisatorischen Schwachstellen im Laborbetrieb. Weisen Sie jedem Teil Ihres Probenmanagement-Workflows klare Verantwortlichkeiten zu und dokumentieren Sie diese. Das muss nicht kompliziert sein. Eine einfache Verantwortlichkeitsmatrix reicht oft aus, aber sie muss schriftlich fixiert sein und darf nicht nur im Gedächtnis einzelner Personen existieren.
Standardisieren Sie Ihre Probendaten vor der Migration
Wenn Sie planen, von Tabellenkalkulationen auf ein strukturiertes System umzusteigen, widerstehen Sie der Versuchung, Ihre bestehenden Daten ohne vorherige Bereinigung zu importieren. Inkonsistente Namenskonventionen, fehlende Felder und doppelte Datensätze verursachen Probleme, die in einem strukturierten System wesentlich schwerer zu beheben sind. Investieren Sie Zeit in die Definition Ihrer Probentypen, Pflichtfelder und Namensstandards, bevor Sie mit der Datenübertragung beginnen.
Implementieren Sie eine Nachverfolgung mittels Barcodes oder digitalen Identifikatoren
Eine der effektivsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, ist die Zuweisung physischer Identifikatoren (Barcodes oder Ähnliches) zu Ihren Proben und deren Verknüpfung mit digitalen Datensätzen. Dies schließt die Lücke zwischen dem, was sich in Ihrem Gefrierschrank befindet, und dem, was in Ihrem Nachverfolgungssystem erfasst ist, und beschleunigt das Auffinden von Proben drastisch. Mit SciSure können Teams Folgendes unterstützen: Barcode-gestützte Probenverfolgung und Verwaltung von Lagerorten, einschließlich der präzisen Positionsbestimmung, mit der eine Probe in unter einer Minute statt in über einer Stunde auffindbar ist, sofern diese Funktion konfiguriert und implementiert wurde.
Terminus Bio, ein Pflanzenbiotechnologie-Unternehmen, das Tausende von Zelllinienproben verwaltet, nutzte die Barcode-Automatisierung von SciSure, um die Dateneingabe pro Probe von 2 Minuten auf 10 Sekunden zu reduzieren. Was früher stundenlange manuelle Überprüfungen von Aufzeichnungen erforderte, kann nun in Echtzeit analysiert werden. Dies ermöglicht dem Team eine schnellere Reaktion auf technische Probleme und schafft Freiräume für das Unternehmenswachstum.

Probenaufzeichnungen mit Experimentdokumentation verknüpfen
Probenverfolgung und Experimentdokumentation werden oft als getrennte Systeme behandelt, was zu Lücken in der Rückverfolgbarkeit führt. Wenn ein Probendatensatz mit dem Experiment verknüpft ist, in dem er erstellt wurde, sowie mit den Experimenten, in denen er verwendet wurde, erhalten Sie ein vollständiges Bild der Herkunft. Sie können Fragen wie „Welche Experimente haben diese Probe verwendet?“ oder „Woher stammt diese Probe?“ beantworten, ohne manuelle Rekonstruktionen durchführen zu müssen. Diese Konnektivität macht den Unterschied zwischen Probenverwaltung als administrative Aufgabe und Probenverwaltung als wissenschaftlichem Mehrwert.
Mit SciSure können Teams ELN und LIMS Datensätze so verbinden, dass Probendaten direkt mit den experimentellen Einträgen verknüpft sind, die sie erzeugt oder verbraucht haben, sofern diese Konfiguration eingerichtet ist. Photanol, ein Biotech-Unternehmen, das Cyanobakterien zur Herstellung nachhaltiger Chemikalien einsetzt, stellte fest, dass eine Produktprobe mit nur wenigen Klicks bis zum ersten Klonierungsschritt zurückverfolgt werden konnte. Dies ermöglichte es, jede Komponente und jedes Ergebnis über den gesamten experimentellen Arbeitsablauf hinweg miteinander zu verbinden.
Ablaufüberwachung und automatisierte Warnmeldungen integrieren
Abgelaufene Proben und Reagenzien stellen versunkene Kosten dar, die nicht zurückgewonnen werden können, und ihre unbewusste Verwendung erzeugt experimentelles Rauschen, das schwer zu diagnostizieren ist. Strukturierte Inventarsysteme können Verfallsdaten überwachen und Warnmeldungen auslösen, bevor Materialien ihr Ende der Lebensdauer erreichen – allerdings nur, wenn die Daten überhaupt vorhanden sind. Stellen Sie zunächst sicher, dass jeder Probendatensatz ein Lagerdatum und ein Verfallsdatum enthält, und bauen Sie dann den Arbeitsablauf um diese Daten herum auf.
Mit SciSure können Teams triggerbasierte Automatisierungen konfigurieren, die Warnmeldungen senden, wenn sich Verfallsdaten nähern, sofern diese Funktion aktiviert ist, damit Probleme erkannt werden, bevor sie zu Abfall führen.

Geräteüberwachung als Teil des Probenmanagements
Der Fall Karolinska erinnert uns daran, dass die Probenintegrität von den Lagerbedingungen abhängt – und diese wiederum von der Ausrüstung. Die Überwachung von Gefrier- und Kühlschränken, die Pflege von Wartungsprotokollen und klare Eskalationswege bei Gerätefehlern sind keine separaten Aufgaben, sondern fester Bestandteil des Probenmanagements. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geräteüberwachung genauso strukturiert ist wie Ihre Probendokumentation.
Die Kosten des Nichtstuns
Die meisten Labore, die ihre Proben nicht optimal verwalten, befinden sich nicht in einer akuten Krise. Die Kosten sind eher schleichend: Ein Forscher verbringt 45 Minuten mit der Suche nach einer Probe statt 3, ein abgelaufenes Reagenz führt zu einem gescheiterten Experiment, dessen Ursache niemand erkennt, oder ein Gefrierschrankalarm am Wochenende bleibt unbemerkt. Für sich genommen wirkt keines dieser Ereignisse wie eine Katastrophe.
Doch auch die Forscher in Karolinska hatten keine Katastrophe erwartet. Und die Labore der University of Pittsburgh sowie die Teams für Verhaltensimmunologie und translationale Medizin an der Universität Lund funktionierten vor ihren Optimierungen wahrscheinlich auf die gleiche unauffällige, ineffiziente Weise wie die meisten anderen Labore auch.
Der Unterschied zwischen damals und heute besteht darin, dass dort jemand eine strukturelle Frage stellte: Wie sähe es aus, wenn wir jede Probe in unter einer Minute finden könnten? Was würde sich ändern, wenn wir den Zeitaufwand für die Nachverfolgung halbieren würden? Dann wurden die Systeme entwickelt, um dies zu ermöglichen.
Wenn Ihr Labor diese Fragen noch immer mit Papierunterlagen und Tabellenkalkulationen beantwortet, ist das einen genaueren Blick wert. Nicht, weil Ihr aktueller Ansatz dramatisch scheitert, sondern weil die Lücke zwischen Ihrem Ist-Zustand und Ihrem Potenzial mit Sicherheit größer ist, als es den Anschein hat.
Sie möchten wissen, wie SciSure Forschungslabore bei der Probenverfolgung, Lagerverwaltung und Experiment-Rückverfolgbarkeit unterstützt? Erfahren Sie, wie strukturiertes Probenmanagement in der Praxis aussieht, oder nehmen Sie Kontakt auf, um die spezifischen Anforderungen Ihres Labor-Workflows zu besprechen.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die häufigsten Ursachen für Fehler im Probenmanagement in Forschungslaboren?
Die häufigsten Ursachen sind eher struktureller als technischer Natur: unklare Zuständigkeiten für Probendaten, über verschiedene Tools wie Tabellenkalkulationen und Papierlisten verstreute Informationen, fehlende systematische Überwachung von Verfallsdaten oder Lagerbedingungen sowie das Fehlen formaler Prozesse für den Fall von Geräteausfällen oder Personalwechseln. Diese Probleme summieren sich meist schleichend, anstatt zu einem einzelnen, offensichtlichen Fehler zu führen.
Wie viel Zeit verlieren Forscher typischerweise durch manuelle Dateneingabe und Probenverfolgung?
Die Zahlen variieren je nach Studie, Laborgröße und Forschungskontext. Da die am häufigsten zitierten Statistiken aus herstellerfinanzierten Umfragen stammen, sollten sie mit einer gewissen Skepsis betrachtet werden. Dennoch ist das allgemeine Muster konsistent: Forscher in Laboren, die auf manuelle Nachverfolgung setzen, verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitswoche mit administrativen Aufgaben statt mit aktiver Forschung. Die praktischen Beispiele von Laboren, die diesen Umstieg vollzogen haben, sprechen für sich.
- Das Behavioral Immunology Lab der University of Pittsburgh konnte den Zeitaufwand für die Probenverfolgung und -verwaltung um 50 % senken, nachdem es von Papierunterlagen und Excel auf strukturierte digitale Systeme umgestellt hatte.
- Abteilung für Translationale Medizin der Universität Lund reduzierte die Zeit für den Probenabruf von bis zu einer Stunde auf unter eine Minute.
- Photanol, ein Biotech-Unternehmen aus Amsterdam, halbierte seinen gesamten Verwaltungsaufwand nach der Umstellung von papierbasierten Laborbüchern auf eine digitale Plattform.
- Und Terminus Bio, ein Unternehmen für Pflanzenbiotechnologie, reduzierte die Dateneingabe pro Probe von 2 Minuten auf 10 Sekunden und senkte den gesamten Zeitaufwand für die Datenverwaltung um über 90 %, nachdem barcodebasierte Arbeitsabläufe eingeführt wurden.
Diese Ergebnisse erstrecken sich sowohl auf akademische Labore als auch auf wachsende kommerzielle Unternehmen, was darauf hindeutet, dass die Belastung durch manuelle Nachverfolgung nicht auf eine bestimmte Art von Organisation beschränkt ist.
Was ist der Unterschied zwischen einem LIMS und einem ELN für das Probenmanagement?
Ein elektronisches Laborbuch (ELN) ist in erster Linie für die Dokumentation von Experimenten konzipiert und erfasst, was geplant, durchgeführt und beobachtet wurde. Ein Labor-Informations-Management-System (LIMS) ist primär auf die Verwaltung von Proben, Materialien und den dazugehörigen Arbeitsabläufen ausgelegt, einschließlich der Nachverfolgung von Probenstandorten, Herkunft, Menge und Metadaten. In der Praxis ist das effektivste Probenmanagement eine Verknüpfung beider Systeme: Experimente werden mit den verwendeten oder erzeugten Proben verknüpft, und Probendatensätze verweisen zurück auf die Experimente, aus denen sie hervorgegangen sind.
SciSure Research kombiniert ELN- und LIMS-Funktionen in einer einzigen Umgebung und unterstützt diese Art der vernetzten Rückverfolgbarkeit, sofern sie konfiguriert ist. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Unterschied zwischen ELN und LIMS.
Wie migriert man von Tabellenkalkulationen zu einem strukturierten Probenmanagement, ohne den laufenden Laborbetrieb zu stören?
Der wichtigste Schritt besteht darin, Ihre bestehenden Daten vor der Migration zu standardisieren und zu bereinigen, anstatt sie im aktuellen Zustand zu importieren.
- Definieren Sie zuerst Ihre Probentypen, Pflichtfelder und Namenskonventionen.
- Bilden Sie Ihre Speicherstruktur im neuen System ab, bevor Sie Proben den Lagerorten zuweisen.
- Testen Sie den Arbeitsablauf mit einer Teilmenge von Proben oder einem einzelnen Team, bevor Sie ihn breiter ausrollen.
- Planen Sie zudem eine Phase des Parallelbetriebs ein, in der beide Systeme kurzzeitig weitergeführt werden, bis das Vertrauen in das neue System gefestigt ist.
Das Ziel ist es, das Übergangsrisiko zu minimieren, nicht überhastet zu handeln. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Datenmigration und Wechsel von einem ELN zum anderen für eine praxisnahe Übersicht.
Was können Labore tun, um Proben vor Ausfällen der Lagertechnik zu schützen?
Neben der Einhaltung von Wartungsintervallen für Tiefkühl- und Kühlschränke sind die wichtigsten Schutzmaßnahmen organisatorischer Natur: Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Überwachung der Lagerbedingungen fest, dokumentieren Sie den Eskalationspfad bei ungewöhnlichem Geräteverhalten und stellen Sie sicher, dass kritische Warnmeldungen Personen erreichen, die sowohl die Befugnis als auch das Fachwissen zum Handeln haben. Überwachungstools für Geräte können zwar Echtzeit-Warnungen liefern, diese müssen jedoch bei denjenigen ankommen, die wissen, was zu tun ist. Der Vorfall am Karolinska-Institut erinnert uns daran, dass ein technischer Alarm nur so nützlich ist wie das organisatorische System dahinter.
Wenn Sie bereit sind, diese Lücke zu schließen, denken Sie daran: Strukturiertes Probenmanagement beginnt mit dem richtigen Fundament. Entdecken Sie SciSure Research und erfahren Sie, wie Labore dieses Fundament aufbauen, oder sprechen Sie mit einem Experten über Ihre spezifischen Arbeitsabläufe.
Read more of our blogs about modern lab management
Discover the latest in lab operations, from sample management to AI innovations, designed to enhance efficiency and drive scientific breakthroughs.

