Bewährte Methoden für die Laborinventarverwaltung

Die Bestandsverwaltung mag nicht der glamouröseste Teil der Laborarbeit sein, aber sie ist einer der wichtigsten. Ohne die richtigen Reagenzien, Proben und Geräte vor Ort kommt die Forschung zum Stillstand. Schlimmer noch: Eine mangelhafte Bestandsverwaltung kann zu Ressourcenverschwendung, Sicherheitsrisiken und sogar zu beeinträchtigten Ergebnissen führen.

Die gute Nachricht? Die LIMS-Funktionen von SciSure bieten Laboren einen zentralen Ort für alle Daten, damit Lagerbestände, Lagerorte und Verfallsdaten nicht länger in einer Tabelle geführt werden müssen, die nur von einer einzigen Person gepflegt wird.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über:

• Warum effizientes Bestandsmanagement unverzichtbar ist
• Was zum Bestandsmanagement im Labor gehört
• Bewährte Methoden für das Labor-Bestandsmanagement
• Die Vorteile der Digitalisierung Ihres Labor-Bestandsmanagements

Ein robustes Bestandsmanagement sollte das Rückgrat jedes erfolgreichen Laborbetriebs bilden. Dennoch nutzen viele Labore weiterhin veraltete Methoden wie die papierbasierte Bestandsführung, was zu Ineffizienz, Verschwendung und potenziellen Fehlern führt. Digitale Systeme haben diesen Prozess erheblich vereinfacht, und SciSure ist eine der Lösungen, die Labore hierfür einsetzen.

Sind Sie bereit, das Bestandsmanagement in Ihrem Labor zu perfektionieren? Lesen Sie weiter für unsere bewährten Methoden und Tipps, mit denen Sie optimale Organisation, Effizienz und Kosteneinsparungen in Ihrem Labor erzielen. 

Warum ist effizientes Bestandsmanagement unverzichtbar?

Ein effizientes Bestandsmanagement ist die Grundlage für einen erfolgreichen Laboralltag. Es ermöglicht dem Personal einen optimierten Zugriff auf benötigte Ressourcen, minimiert Abfall und senkt Kosten, während gleichzeitig die allgemeine Produktivität gesteigert wird. Durch die Standardisierung der Infrastruktur und der Prozesse können Labore die Integrität ihrer Forschung wahren, indem sie eine konsistente Organisation, Lagerung und Verwendung von Reagenzien und Materialien sicherstellen.

Die Maximierung der Effizienz von Bestandsmanagementsystemen ist für eine Vielzahl von Labor- und klinischen Umgebungen entscheidend. Ob Biobanken, akademische Forschungslabore, Auftragsforschungsinstitute, kommerzielle Labore oder pathologische Abteilungen in Krankenhäusern: Ein standardisiertes Bestandsmanagement ist unerlässlich, um einen robusten und zuverlässigen Laborbetrieb zu gewährleisten.

Was gehört zum Bestandsmanagement im Labor?

Im Kern umfasst das Bestandsmanagement alle Schritte von der Beschaffung und Kennzeichnung bis hin zur Lagerung und Überwachung von Labormaterialien. Dazu gehören:

• Nachverfolgung von Reagenzien- und Probenbeständen
• Bestellung und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien
• Sicherstellung korrekter Lagerbedingungen
• Dokumentation von Verbrauch und Verfallsdaten
• Erfassung der Herkunft einer Probe und der daraus gewonnenen Materialien

Die Herausforderung? Manuelle Protokollbücher und Tabellenkalkulationen sind langsam, fehleranfällig und schwer zu skalieren. Deshalb stellen die meisten Labore früher oder später auf ein dediziertes System um, bei dem sich die Datensätze während der Arbeit automatisch aktualisieren und nicht erst im Nachhinein.

Best Practices für die Laborinventarverwaltung

Durch die Einführung eines soliden Systems zur Laborinventarverwaltung lassen sich erhebliche Vorteile erzielen. Mit diesen Best Practices sorgen Sie nicht nur für einen reibungsloseren Betriebsablauf in Ihrem Labor, sondern minimieren auch potenzielle Fehler, verbessern die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und erzielen beachtliche Kosteneinsparungen.

1. Regelmäßige Bestands- und Inventurprüfungen durchführen

Regelmäßige Bestandsprüfungen halten das Laborinventar im Gleichgewicht, verhindern die Anhäufung unnötiger Artikel und identifizieren abgelaufene oder bald ablaufende Materialien. Dies ist entscheidend, da abgelaufene Materialien zu Forschungsunterbrechungen und gescheiterten Experimenten führen können. Eine konsequente Bestandsprüfung minimiert somit Abfall, optimiert die Budgetnutzung und trägt zur Qualitätssicherung im Labor bei.

Ein digitales Inventar verändert die Art und Weise, wie eine Bestandsprüfung durchgeführt wird. Anstatt mit einem Klemmbrett durch das Kühlhaus zu gehen, filtern Sie einfach nach Artikeln, die in den nächsten 60 Tagen ablaufen, und arbeiten diese Liste ab. Wenn Korrekturen in großem Umfang erforderlich sind, ermöglicht die Massenaktualisierung von SciSure die Bearbeitung von Probenname, Beschreibung, Notizen, Ablaufdatum, Eigentümer, Menge und übergeordneten Zuweisungen in einem einzigen Schritt.

2. Präzise Kennzeichnung und Dokumentation

Eine sorgfältige Kennzeichnung und Dokumentation sind die Grundlage für einen reibungslosen Laborbetrieb. Bei mangelhafter Verwaltung können Kennzeichnungsfehler zu kontaminierten Proben, falscher Verwendung von Materialien und anderen kostspieligen Fehlern führen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Kennzeichnung verbessert die Reproduzierbarkeit und Zuverlässigkeit der Forschung erheblich und bewahrt letztlich die Integrität der Laborarbeit.

Mit den SciSure Tags, die im Juli 2026 für Proben und Geräte eingeführt wurden, können Sie Datensätze probenübergreifend gruppieren (nach Projekt, Studie oder Lieferung) und diese über die Such- und Filterfunktion gezielt abrufen. Tags können in großen Mengen hinzugefügt oder aktualisiert werden – ein entscheidender Vorteil, wenn Sie diese nachträglich in ein Inventar mit bereits tausenden Datensätzen integrieren müssen.

3. Korrekte Lagerbedingungen sicherstellen

Die Lagerung von Reagenzien und Proben unter optimalen Bedingungen ist entscheidend für den Erhalt ihrer Integrität. Dazu gehört ein gutes Management der Kühllagerung, wie regelmäßiges Abtauen, das Rotieren der Bestände und die Vermeidung großer ungenutzter Flächen in Kühlschränken. Es ist wichtig, die Lagerzeiten empfindlicher Materialien zu überwachen, da diese durch Hitze, Kälte oder Feuchtigkeit unbrauchbar werden können.

4. Das „First-in, First-out“-Prinzip anwenden

Die Verwendung älterer Bestände zuerst reduziert das Risiko, abgelaufene Artikel entsorgen zu müssen, und hilft, die Kosten effizienter zu verwalten. Dieses System stellt sicher, dass Materialien in der Reihenfolge ihres Eingangs verbraucht werden, was Abfall reduziert und sicherstellt, dass alle Artikel vor ihrem Ablaufdatum genutzt werden. 

Dies lässt sich leichter einhalten, wenn das System Sie auf alternde Bestände hinweist: Ablaufdaten lösen Warnungen, Suchanfragen und automatisierte Erinnerungen aus, und Probenserien können bei Erreichen eines konfigurierten Schwellenwerts eine Benachrichtigung senden.

5. Eine wissenschaftliche Managementplattform einführen

Ein digitales Inventarsystem bietet Ihnen einen zentralen Ort für Materialverbrauch, Lagerbestände, Ablaufdaten und Lagerorte und hält diese Daten während der Arbeit aktuell, statt erst am Monatsende. Mit SciSure laufen Ablaufwarnungen und Mengenschwellenwerte im Hintergrund, und der Audit-Trail jeder Probe zeigt genau, wer was wann geändert hat. Der Gewinn ist nicht nur Geschwindigkeit. Es ist die Gewissheit, dass die Zahl auf dem Bildschirm mit der Zahl im Gefrierschrank übereinstimmt.

6. Herkunft der Proben dokumentieren

Die meisten Ratschläge zur Bestandsverwaltung enden bei der Frage, ob eine Probe existiert und wo sie sich befindet. In der Praxis stellt sich die schwierigere Frage jedoch erst sechs Monate später: Woraus wurde diese Probe gewonnen und was haben wir daraus hergestellt?

SciSure hat mehrere Elternproben pro Probe im März 2026 eingeführt, zusammen mit einem neu gestalteten Abstammungs-Tab in der Probenübersicht, der diese Beziehungen visuell darstellt, einschließlich archivierter Proben. Filter, gespeicherte Ansichten und Exporte enthalten alle das Feld für Elternproben, sodass die Abstammung etwas ist, das Sie auswerten können, anstatt es aus dem Gedächtnis rekonstruieren zu müssen.

Dies ist besonders wichtig für Labore, in denen Material geteilt, zusammengeführt oder passagiert wird. Wenn ein nachgelagertes Ergebnis fehlerhaft erscheint, ist die Ableitungskette der schnellste Weg zur Ursache. Sie ist zudem zuverlässiger als die Alternative: eine Person, die sich zufällig daran erinnert.

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Warum digitale Bestandsverwaltung immer gewinnt

Die Digitalisierung ist der mit Abstand effektivste Weg, um sicherzustellen, dass die Bestandsverwaltung Ihres Labors effizient und nachhaltig bleibt.

Mit den LIMS-Funktionen von SciSure können Sie mühelos alle Aspekte der Bestandsverfolgung verwalten – von der Beschaffung und Bestandsprüfung bis hin zur Lagerung und Nutzungsüberwachung. Mit einem robusten, intelligenten digitalen System schafft Ihr Labor eine solide Grundlage für erfolgreiche Forschungsergebnisse und optimierte Arbeitsabläufe. Ob kleines Start-up-Labor oder große Institution: SciSure lässt sich passgenau auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden. 

Werfen wir einen Blick auf einige der intelligenten digitalen Funktionen, die Ihre Laborbestandsverwaltung voranbringen können:

Visualisieren Sie Ihren gesamten Bestand

Systeme zur Laborbestandsverwaltung helfen Ihnen dabei, Ihren gesamten Laborbestand digital zu visualisieren. So können Sie Ihre Proben und Präparate in der Laborlagerung einfach durchsuchen und lokalisieren. Als zentrale Plattform für alle wichtigen Bestandsinformationen – einschließlich Probenverfolgung, Lagerorte, Lagerbestände und Beschaffungsdaten – bieten diese Systeme allen Labormitarbeitern in Echtzeit Zugriff auf präzise und aktuelle Lagerdaten.

Optimieren Sie Beschaffungsprozesse

Die Bestellung von Reagenzien bei verschiedenen Anbietern ist mühsam und geht meist genau dann schief, wenn niemand bemerkt, dass der Bestand zur Neige geht. Mit SciSure können Sie Mengenschwellenwerte für Proben festlegen, bei deren Unterschreiten der Besitzer benachrichtigt wird, der verknüpfte Katalogartikel einer Einkaufsliste hinzugefügt wird oder beides geschieht. Sie entscheiden weiterhin, was gekauft wird, aber der Hinweis erfolgt, bevor das Regal leer ist, und nicht erst danach. Da Produkt- und Lieferantendetails im System hinterlegt sind, werden zudem Fehlbestellungen durch falsche Katalognummern reduziert.

Profitieren Sie von Barcode-Automatisierung

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung Ihrer Laborbestandsverwaltung ist die Implementierung von Barcode-Technologie. Mit SciSure können Sie schnell Barcodes für alle Ihre Labormaterialien und Geräte erstellen. Dies optimiert die Nachverfolgung, die Nutzungsüberwachung und erleichtert automatisierte Nachbestellungsprozesse. Die Barcode-Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für manuelle Bestandsprüfungen erheblich.

Die erweiterte Probensuche unterstützt jetzt sowohl die Proben-ID als auch externe Barcodes, sodass ein gescanntes Etikett direkt zum Datensatz führt, ohne dass eine ID manuell eingegeben werden muss.

Erreichen Sie ein optimiertes Biobanking

Biobanken, die biologische Proben für Forschungs- und Diagnosezwecke lagern, benötigen eine robuste Bestandsverwaltung. Mit einem LIMS können Biobanken ihre Prozesse verbessern, indem sie die Probenkennzeichnung und -verfolgung, optimale Lagerbedingungen, Zellpassagenanforderungen und vieles mehr digitalisieren.

Passen Sie Benutzerrollen und Berechtigungen an

Durch die Integration von Laborinventar-Managementsystemen können Sie individuelle Benutzerrollen und Berechtigungen zuweisen. So stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf sensible Informationen und Beschaffungsfunktionen hat. Diese Funktion trägt dazu bei, die Datenintegrität zu wahren und das Risiko einer unbefugten Nutzung oder des Verlusts wertvoller Materialien zu minimieren.

Ausfallzeiten von Geräten reduzieren  

Geräte werden im selben Inventar wie Proben und Lagereinheiten geführt, wobei Standort, Eigentümer, typspezifische Details, Status und Validierungspläne für jeden Datensatz hinterlegt sind. Die Ansichten für Geräte und Lagereinheiten wurden im Juli 2026 überarbeitet: Sie können zwischen Raster- und Listenansicht wechseln, benutzerdefinierte Ansichten für Lagereinheiten erstellen, Spalten in der Größe anpassen und neu anordnen sowie nach Managern, Validierungsdatum, Validierungsablauf, Gerätetyp und Status filtern. Gespeicherte Filter merken sich dabei die zuletzt verwendete Ansicht. Auch benutzerdefinierte Gerätetypen sind konfigurierbar.

Die praktische Anwendung: Mit zwei Klicks nach Validierungen zu filtern, die im nächsten Monat ablaufen, beantwortet die Frage „Was fällt demnächst aus?“ – eine deutlich bessere Methode, als dies erst mitten im Experiment festzustellen.

Weitere Funktionen durch ELN-Anbindung freischalten

SciSure bietet LIMS- und ELN-Funktionen auf einer einzigen Benutzeroberfläche. Diese Integration ermöglicht die Verknüpfung von Proben und Reagenzien mit Studiendaten, was eine verbesserte Datenkonnektivität, lückenlose Audit-Trails und eine einfachere Datenabfrage ermöglicht. Mit der ELN-Anbindung kann Ihr Labor die Qualitätskontrolle verbessern, die Zusammenarbeit vereinfachen und Forschungsabläufe effizienter gestalten.

Arbeiten in mehreren Laboren

Die Inventarverwaltung wird komplexer, wenn mehrere Gruppen beteiligt sind, da sich die gewohnten Abläufe bei der Probenlagerung oft nicht ohne Weiteres auf ein zweites Team übertragen lassen.

SciSure unterstützt dies auf zwei Arten. Mit „Sample Dispatch“ können Proben zwischen Laborgruppen übertragen werden, während die Rückverfolgbarkeit vollständig erhalten bleibt (verfügbar für Private Cloud- und On-Premises-Bereitstellungen). Zudem können Systemadministratoren eine bestehende Laborgruppe klonen und als Vorlage für neue Gruppen verwenden. Dabei werden Rollen, Berechtigungen, Gruppeneinstellungen, Richtlinien, Probentypen und Lizenzen übernommen, sodass ein neues Labor direkt mit der bewährten Struktur startet, anstatt das Rad neu zu erfinden.

So sieht intelligentes Laborinventar-Management im großen Maßstab aus: Food Brewer

Food Brewer AG ist ein Schweizer Startup, das Kakao mittels pflanzlicher Zellkulturen züchtet. Sie haben alles mit Barcodes versehen – Zellkulturen, Geräte, Chemikalien und Verbrauchsmaterialien –, sodass das Material von der Gewebeauswahl bis hin zu den 2.500-Liter-Bioreaktoren rückverfolgbar bleibt. Zudem nutzten sie das SDK von SciSure, um die Erstellung von Experimenten, die Probengenerierung und die Aktualisierung von Metadaten zu automatisieren.

Christopher Keim, Leiter der Prozessautomatisierung, beziffert das Ergebnis auf eine Produktivitätssteigerung von 60 % in der F&E und 40 % in der Upstream-Verarbeitung, da niemand mehr Kulturen, Chemikalien, Verbrauchsmaterialien oder Datenintegration manuell nachverfolgen muss.

Lesen Sie die vollständige Erfolgsgeschichte von Food Brewer.

Zeit für den digitalen Wandel?

Veraltete Papier-Logbücher können mit den Anforderungen moderner Labore nicht mehr Schritt halten. Die SciSure Scientific Management Platform vereinfacht nicht nur die Inventarverfolgung, sondern schützt auch die Integrität Ihrer Forschung, senkt Kosten und gibt Ihrem Team den Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Wissenschaft.

Bereit zu sehen, wie SciSure das Inventarmanagement Ihres Labors transformieren kann? Buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Laborinventarverwaltung?

‍Die Laborinventarverwaltung umfasst die Nachverfolgung von Reagenzien, Proben, Verbrauchsmaterialien und Geräten, die sich im Labor befinden, einschließlich Mengen, Lagerorten, Verfallsdaten und Nutzungshistorie. Ziel ist es, dass jeder jederzeit findet, was er benötigt, und sich darauf verlassen kann, dass die erfassten Bestände mit den physisch vorhandenen Mengen übereinstimmen.

Was ist der Unterschied zwischen Laborinventarverwaltung und Probenmanagement?

‍Das Probenmanagement ist ein Teilbereich davon. Es konzentriert sich auf die Registrierung biologischer oder chemischer Proben, deren Metadaten, Lagerposition und Herkunftsnachweis. Die Inventarverwaltung umfasst diese Proben sowie Verbrauchsmaterialien, Reagenzien, Zubehör und Geräte. Die meisten Labore benötigen beides, weshalb diese Funktionen in der Regel in demselben System integriert sind.

Kann man das Laborinventar in einer Tabellenkalkulation verwalten?

‍Für ein einzelnes kleines Labor funktioniert das eine Zeit lang. Es stößt jedoch an seine Grenzen, sobald mehr als eine Person daran arbeitet, Proben eine lückenlose Historie benötigen oder ein Audit-Trail erforderlich ist. Tabellenkalkulationen protokollieren nicht, wer was geändert hat, sie versenden keine Warnungen bei ablaufenden Produkten und zwei Kopien derselben Datei führen zwangsläufig zu Inkonsistenzen.

Wie oft sollte ein Labor sein Inventar prüfen?

‍Das hängt von der Umschlagshäufigkeit und dem Risiko ab, aber vierteljährliche Prüfungen sind ein gängiger Standard, ergänzt durch eine umfassende Bestandsaufnahme einmal jährlich. Ein digitales System senkt den Aufwand hierfür erheblich: Das Filtern nach abgelaufenen oder bald ablaufenden Beständen dauert nur Sekunden, sodass die physische Prüfung lediglich die bereits vorliegenden Daten bestätigt.

Unterstützt Laborinventarsoftware auch die Verwaltung von Chemikalienbeständen und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften?

‍Dies sind verwandte, aber unterschiedliche Aufgaben. Die Forschungsinventarverwaltung verfolgt Proben, Reagenzien und Geräte für wissenschaftliche Arbeiten. Die Verwaltung von Chemikalienbeständen für Sicherheits- und regulatorische Zwecke (Sicherheitsdatenblätter, Gefahreneinstufung, Meldung maximal zulässiger Mengen) wird durch SciSure Health & Safety abgedeckt, ein separates Produkt. Wenn Ihr Hauptanliegen Brandschutzvorschriften oder behördliche Meldepflichten (Tier II) sind und nicht die Probenverfolgung, ist dies die richtige Lösung für Sie.