Ce qu'un scientifique doit rechercher lors de l'évaluation d'une plateforme de laboratoire numérique

Une plateforme de laboratoire numérique doit faciliter l'exécution de vos travaux, leur reproductibilité et leur compréhension six mois plus tard.

Cependant, de nombreux systèmes semblent performants lors d'une démonstration soignée, mais échouent lorsqu'il s'agit de gérer le travail quotidien en laboratoire. Cela peut inclure la recherche d'un échantillon, la vérification de la version d'un protocole utilisée, la réservation d'un instrument, le suivi d'un réactif ou l'identification de l'auteur et de la raison d'une modification apportée à un enregistrement. 

Ce fossé entre la démonstration et la réalité est plus fréquent que vous ne le pensez. Des recherches approfondies sur les logiciels d'entreprise révèlent qu'environ 66 % des projets technologiques se soldent par un échec partiel ou total, et que 70 % des initiatives de transformation numérique n'atteignent pas leurs objectifs initiaux, souvent parce que les outils ne sont pas adaptés aux flux de travail quotidiens réels. La bonne plateforme est celle qui s'adapte à la manière dont votre laboratoire fonctionne réellement, même si elle ne possède pas la liste de fonctionnalités la plus longue.

Parlons donc de la manière de choisir la meilleure plateforme logicielle pour votre laboratoire.

Commencez par le flux de travail, pas par la catégorie de logiciel

"ELN," "LIMS," "logiciel d'inventaire," et "plateforme de gestion de laboratoire" sont des étiquettes utiles, mais elles peuvent être trompeuses.

Avant de comparer les fournisseurs, notez un ou deux flux de travail que votre équipe exécute chaque semaine. Par exemple :

• Un échantillon arrive, est étiqueté, stocké, utilisé dans une expérience et réparti en aliquotes.
• Un scientifique suit un protocole, consigne ses observations, associe les données d'instruments et fait valider ses résultats.
• Un réactif est réceptionné, affecté à un emplacement, suivi pour sa date de péremption et recommandé avant épuisement des stocks.
• Un instrument partagé est réservé, étalonné, utilisé, entretenu et retiré de la circulation si nécessaire.

Demandez ensuite à chaque fournisseur de démontrer ce flux de travail complet en utilisant votre terminologie et vos types d'échantillons.

Si la démonstration ne fonctionne qu'avec un « Échantillon A » fictif dans un processus linéaire idéal, vous n'avez pas encore correctement évalué le système. 

C'est important, car une grande partie des erreurs de laboratoire survient encore en amont de l'analyse elle-même. Un audit évalué par des pairs sur des laboratoires cliniques a révélé que 60 % à 70 % de toutes les erreurs signalées étaient pré-analytiques (manipulation, étiquetage et identification des échantillons), plutôt que liées à des problèmes d'analyse proprement dits. 

Recherchez des enregistrements qui restent connectés

Les recherches de McKinsey indiquent que les utilisateurs de données, y compris les scientifiques et les chercheurs, peuvent perdre 30 % à 40 % de leur temps de travail simplement à rechercher des informations en l'absence d'un système d'enregistrement clair. Une enquête menée auprès de 4 000 travailleurs a révélé qu'ils passent en moyenne 3,6 heures par jour à la recherche d'informations concernant leur travail.

C'est là qu'une plateforme logicielle de laboratoire prouve sa valeur. Vous devriez pouvoir partir d'un échantillon et répondre aux questions suivantes : Qu'est-ce que c'est ? Où se trouve-t-il ? Qui l'a utilisé ? Quelle expérience l'a utilisé ? Quelle version du protocole a été appliquée ? Que s'est-il passé ensuite ?

Si ces réponses vous obligent encore à jongler entre des feuilles de calcul, des lecteurs partagés, des fils de discussion par e-mail et des notes papier, c'est que la plateforme ne prend pas suffisamment en charge la charge opérationnelle.

Par exemple, vous devriez être en mesure de connecter :

• Les échantillons et leurs matériaux parents, dérivés, emplacements et historique du cycle de vie.
• Les expériences, protocoles, observations, résultats et fichiers joints.
• Les réactifs, consommables, niveaux de stock, dates de péremption, etc.
• Les réservations d'équipement et l'historique de maintenance.
• Les personnes, rôles, approbations et autorisations impliqués dans chaque flux de travail.

SciSure LIMS connecte des enregistrements d'échantillons configurables au stockage, à la traçabilité, aux expériences, aux protocoles, à l'inventaire et à l'équipement. Ses fonctionnalités de gestion des échantillons sont conçues pour aider les équipes à suivre les matériaux de leur création jusqu'à leur utilisation, leur déplacement et leur élimination.

Testez la traçabilité avant d'en avoir besoin

Il est facile de sous-estimer la traçabilité jusqu'au moment où un résultat doit être vérifié, qu'un échantillon est introuvable ou qu'un auditeur demande comment un enregistrement a été modifié.

Recherchez un historique d'audit clair et consultable, des autorisations basées sur les rôles, des protocoles et des enregistrements d'expériences avec contrôle de version, des signatures électroniques ou des étapes de validation lorsque votre flux de travail l'exige, des enregistrements exportables lisibles en dehors du système, ainsi que des options de sauvegarde, de récupération et de conservation des données adaptées à votre laboratoire.

Pour les travaux réglementés, les capacités logicielles ne constituent qu'une partie de l'équation. FDA 21 CFR Part 11 s'applique à certains enregistrements et signatures électroniques. Votre organisation est responsable de la validation, des procédures, de la formation et du contrôle des changements.

Les enregistrements eux-mêmes doivent garantir l'intégrité des données. Le guide de la MHRA sur l'intégrité des données GxP définit les principes ALCOA (attribuables, lisibles, contemporains, originaux et exacts), ainsi que les attentes supplémentaires selon lesquelles les enregistrements doivent être complets, cohérents, durables et disponibles.

En d'autres termes, demandez ce que la plateforme peut prendre en charge, mais ne vous contentez pas d'une mention « conforme à la partie 11 » pour éviter de définir votre propre usage prévu.

Assurez-vous que cela fonctionne sur le terrain

Le meilleur système est celui que les scientifiques utiliseront réellement. Cela signifie qu'il faut tester les actions courantes, et pas seulement les écrans d'administration :

Exemples de points à vérifier :

• Est-il possible de trouver un échantillon en quelques secondes ?
• Est-il possible de mettre à jour un enregistrement tout en étant devant un congélateur ou une paillasse ?
• Est-il possible d'utiliser des modèles sans perdre la flexibilité nécessaire à la recherche ?
• Est-il possible de scanner des étiquettes, de déplacer du matériel et d'enregistrer l'utilisation sans saisie de données en double ?
• Est-il possible de gérer une exception sans inventer une solution de contournement dans Excel ?

Testez également la recherche, la navigation, les actions en masse et la gestion des fichiers. Ces éléments semblent mineurs jusqu'à ce que votre équipe les répète des centaines de fois par semaine. Une bonne règle consiste donc à confier à plusieurs futurs utilisateurs une semaine de tâches habituelles dans un environnement d'essai pour tester le système. 

L'adoption du logiciel, et non la richesse des fonctionnalités, est la raison la plus fréquente pour laquelle les outils d'entreprise ne sont pas performants : des recherches plus larges sur la mise en œuvre montrent que 70 % des déploiements de logiciels échouent précisément en raison d'une faible adoption par les utilisateurs, quelle que soit la puissance de la plateforme sous-jacente.

Vérifiez ce qui se connecte… et ce qui ne se connecte pas

Aucune plateforme n'existe de manière isolée. Votre laboratoire s'appuie peut-être déjà sur des instruments, des lecteurs de codes-barres, des imprimantes d'étiquettes, du matériel de stockage, des outils d'analyse, des dossiers médicaux électroniques, des systèmes d'achat ou des logiciels de sécurité.

Posez donc des questions précises :

• Quelles intégrations sont natives, lesquelles utilisent des modules complémentaires et lesquelles nécessitent un développement sur mesure ?
• Existe-t-il une API ou un kit de développement pour les systèmes dont vous aurez besoin plus tard ?
• Les intégrations sont-elles disponibles selon le modèle d'hébergement et le niveau d'abonnement que vous envisagez ?
• Les données peuvent-elles circuler dans les deux sens, ou s'agit-il uniquement d'une exportation ?
• Qui est responsable de l'intégration lorsqu'un système externe est modifié ?

SciSure mérite d'être évalué si vous recherchez des fonctionnalités de documentation de recherche, de gestion des échantillons et des stocks, de suivi des équipements, de flux de travail, d'intégrations et de santé et sécurité en laboratoire au sein de une stratégie de plateforme connectée. Cette solution est particulièrement pertinente pour les organisations multidisciplinaires et les laboratoires manipulant de nombreux produits chimiques qui ont besoin de coordonner leurs opérations de recherche et leur supervision de la sécurité.

Cependant, l'adéquation est plus importante que l'étendue des fonctionnalités. Si votre besoin principal concerne la conception de séquences biologiques, la libération de lots de fabrication ou un cahier de laboratoire simple et économique, un autre spécialiste pourrait être un meilleur choix.

Anticipez l'évolution de votre laboratoire

Le système que vous choisissez aujourd'hui doit résoudre un problème réel dès maintenant, sans vous limiter lorsque votre laboratoire se développera.

Recherchez une plateforme capable de prendre en charge de nouveaux types d'échantillons, des flux de travail changeants, davantage d'utilisateurs, de nouveaux sites, des instruments supplémentaires et une gouvernance renforcée, sans nécessiter une refonte complète. 

Mais n'achetez pas de la complexité simplement parce que vous pourriez en avoir besoin un jour. Il est bien moins coûteux d'étendre une plateforme adaptée plus tard que de faire marche arrière face à un outil surdimensionné aujourd'hui.

Commencez donc par les flux de travail qui génèrent le plus de frictions. Testez-les rigoureusement. Impliquez dès le début les scientifiques, les responsables des opérations de laboratoire, l'informatique, la qualité et la sécurité si ces services doivent dépendre du système.

Et si SciSure figure sur votre liste de présélection, demandez une démonstration personnalisée. Munissez-vous de vos exemples de flux de travail réels, de votre structure organisationnelle, de vos besoins en intégration et de vos exigences de déploiement pour cette discussion.