Logiciel de gestion d'équipement de laboratoire : les points clés à surveiller en 2026

Si vous partagez du matériel avec vos collègues, vous savez déjà où les choses ont tendance à mal tourner. Par exemple, la centrifugeuse est peut-être réservée par quelqu'un qui ne l'utilise pas, ou le lecteur de plaques est en maintenance sans que l'équipe du dessous n'en ait été informée.

Le matériel de laboratoire est coûteux, partagé et réglementé, et la plupart des laboratoires le gèrent avec des outils qui n'ont jamais été conçus pour cela. Cet article explique le rôle des logiciels de gestion de matériel de laboratoire, comment déterminer celui dont votre laboratoire a besoin, et ce que SciSure prend en charge aujourd'hui à travers ses produits de recherche et de santé et sécurité.

Pourquoi les feuilles de calcul et les feuilles d'inscription finissent par échouer

Que vous coordonniez un seul laboratoire ou une organisation multisite, la gestion d'un parc d'instruments et de leur entretien est une tâche complexe. Voici quelques-uns des défis que nous rencontrons le plus souvent :

• Le matériel est réparti dans différentes salles, étages et parfois bâtiments.
• Les calendriers de validation et de maintenance préventive varient d'un instrument à l'autre.
• Lorsqu'une panne survient, les informations nécessaires (un numéro de série effacé, un manuel manquant, le contact du technicien de maintenance) s'avèrent indisponibles.
• Des utilisateurs aux emplois du temps différents se disputent le même instrument.
• Différents utilisateurs exécutent des protocoles différents sur la même machine, de sorte que chaque transfert implique une transition de configuration qui prend du temps et favorise les erreurs.

La plupart des laboratoires tentent de pallier ce problème avec une feuille de calcul partagée ou un registre papier. Ces approches partagent un défaut de conception : elles sont déconnectées du travail réel. Leur mise à jour étant facultative, elles finissent par ne plus refléter la réalité. Une revalidation manquée peut entraîner des données inutilisables ou non conformes, suivies de semaines d'immobilisation en attendant des pièces ou l'intervention d'un technicien.

La conséquence est la même dans toutes les versions de cette histoire : un instrument inutilisable au moment où vous en avez besoin.

De quel type de système de gestion de matériel avez-vous réellement besoin ?

Le terme « logiciel de gestion de matériel de laboratoire » désigne au moins trois catégories de produits différentes, et les acheteurs comparent souvent les trois sans s'en rendre compte. Voici leurs différences.

Une entreprise de biotechnologie planifiant l'utilisation d'un microscope confocal partagé et un service HSE universitaire certifiant 400 hottes aspirantes effectuent la même recherche. Ils devraient pourtant aboutir à des produits différents.

Que rechercher dans un logiciel de gestion de matériel de laboratoire

Une fois que vous avez identifié votre catégorie, voici les fonctionnalités à tester rigoureusement lors d'une démonstration :

Réservation et disponibilité

‍Un calendrier partagé affichant les disponibilités en temps réel, avec possibilité de réserver à l'avance. Demandez précisément ce qui se passe lorsqu'un équipement est hors service. Si le système permet de continuer à réserver un instrument en panne, il ne résout aucun problème.

Suivi de l'étalonnage et de la validation

‍Dates planifiées avec rappels automatiques avant expiration, et non après. C'est la fonctionnalité qui justifie le plus souvent l'achat, car le coût d'une revalidation manquée se mesure en semaines.

Dossiers d'équipement avec détails joints

‍Numéros de série, spécifications, manuels, contacts de maintenance et emplacement, directement sur la fiche. Lorsqu'une panne survient un vendredi à 16h, la différence entre deux heures et deux jours de retard dépend de la facilité à trouver le manuel.

Journaux d'utilisation

‍Qui a utilisé l'instrument, quand et pour quoi faire. C'est essentiel pour le dépannage (quel cycle a précédé la panne ?), pour les modèles de refacturation dans les plateformes technologiques et pour les preuves d'audit.

Historique des problèmes et des réparations sans écrasement des données

‍Les nouveaux rapports d'intervention doivent s'ajouter, et non remplacer les anciens. Une récurrence de la même panne tous les huit mois n'est visible que si l'historique est conservé.

Autorisations

‍Tout le monde ne doit pas pouvoir modifier chaque fiche. Recherchez un accès basé sur les rôles, allant jusqu'à l'équipement individuel si nécessaire.

Comment SciSure gère la gestion des équipements

SciSure couvre la gestion des équipements via deux produits distincts. Il est important de clarifier le rôle de chacun, car ils répondent à des besoins différents pour des équipes différentes.

SciSure Research : L'équipement utilisé pour vos expériences

Au sein de SciSure Research, les équipements côtoient les échantillons, les stocks et les dossiers d'expériences. Les équipes peuvent :

• Créer des fiches d'équipement incluant le type, l'emplacement, les responsables, des champs de spécifications personnalisés et des fichiers joints.
• Réserver du matériel via un planificateur qui affiche les disponibilités et évite les conflits d'agenda.
• Suivre les calendriers de validation et d'étalonnage, avec des alertes automatisées avant expiration.
• Enregistrer l'utilisation en précisant l'utilisateur, la date, l'heure et l'objectif.
• Noter les problèmes et les réparations, et modifier le statut pour que le matériel en maintenance ne puisse pas être réservé.
• Exporter des pistes d'audit pour répondre aux exigences de conformité et d'intégrité des données.
• Connecter des instruments et des outils tiers via les modules complémentaires du Marketplace, l'API ou le SDK, lorsque ces intégrations existent ou sont développées.

Arctic Therapeutics, une biotech islandaise menant des programmes de développement de médicaments sur la maladie d'Alzheimer, la maladie de Parkinson et les maladies rares, a regroupé ses registres d'équipement avec ses échantillons, ses stocks et ses expériences, après les avoir gérés auparavant via des feuilles de calcul, du papier et divers outils numériques. L'équipe de 10 personnes du laboratoire rapporte une économie d'environ deux heures par semaine sur les tâches d'enregistrement et d'inventaire.

Découvrez les fonctionnalités de gestion d'équipement de SciSure ou apprenez-en plus sur le volet LIMS de la plateforme.

SciSure Health & Safety: L'équipement que votre programme de sécurité doit certifier

SciSure Health & Safety adopte une approche différente. Il est conçu pour les équipements critiques et réglementés : postes de sécurité microbiologique, hottes, stations de lavage oculaire et douches de sécurité, extincteurs, autoclaves, lasers, appareils à rayons X, appareils de mesure, congélateurs et autres équipements institutionnels similaires.

Lorsque la configuration le permet, les équipes EHS peuvent :

• Ajouter un équipement à un groupe ou à un espace en précisant son emplacement, son propriétaire, ses caractéristiques techniques et son état actuel.
• Joindre des audits, des certifications et des rapports d'entretien sans écraser l'historique existant.
• Configurer les types d'audits, définir les équipements concernés et désigner les personnes autorisées à les réaliser.
• Créer des rappels d'audits récurrents pour éviter que les certifications n'expirent sans préavis.
• Utiliser des outils d'audit en masse et générer des rapports d'historique pour de grands parcs d'équipements.
• Filtrer et exporter les listes d'équipements institutionnels.

SmartLabs, qui exploite des laboratoires partagés sur plusieurs sites, a mis en place SciSure pour la gestion des stocks de produits chimiques, des fiches de données de sécurité (FDS), des inspections, des équipements, de la biosécurité et du suivi médical. Cela a permis à l'équipe EHS de réduire le temps de recherche dans l'inventaire de 15 minutes à 1-2 minutes, de faire passer le temps de réconciliation pour un centre de recherche complet d'une journée entière à seulement 20 minutes, et de réduire le temps de production des rapports d'inventaire d'environ 30 minutes à une minute environ. Une responsable indique avoir divisé par deux le temps consacré à l'extraction de rapports et à la réalisation d'inspections, et l'équipe peut désormais segmenter les exigences de sécurité suite par suite sur 729 espaces de laboratoire au lieu de traiter chaque espace de manière identique.

Gardez simplement à l'esprit que SciSure Research et SciSure Health & Safety sont des produits distincts avec des licences séparées. Les laboratoires ayant besoin des deux solutions souscrivent aux deux licences, bien que SciSure Health & Safety ne soit actuellement disponible qu'en Amérique du Nord. Si vous ne cherchez à résoudre qu'un seul de ces problèmes pour le moment, une seule licence suffit.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'équipements de laboratoire ?‍

Il s'agit d'un logiciel qui conserve un registre pour chaque instrument d'un laboratoire, incluant son emplacement, sa disponibilité et ses réservations, ses dates d'étalonnage et de validation, son historique d'utilisation et ses rapports d'entretien, afin que toutes ces informations soient centralisées plutôt que dispersées dans des feuilles de calcul, des calendriers et des dossiers.

La gestion des équipements fait-elle partie d'un LIMS ?‍

Souvent, oui. Les plateformes LIMS axées sur la recherche incluent généralement le suivi des équipements, des réservations et des validations, car les équipements font partie intégrante du même contexte opérationnel que les échantillons et les stocks. Les plateformes LIMS traditionnelles orientées vers la production varient davantage. Il est préférable de poser la question directement plutôt que de supposer que cette fonctionnalité est incluse.

Quelle est la différence entre la gestion des équipements dans un LIMS et dans un système EHS ?

‍Un LIMS gère l'équipement en tant que ressource de recherche : qui peut l'utiliser, quand il est disponible, quand il a été étalonné pour la dernière fois et pour quelles expériences il a été utilisé. Un système EHS gère l'équipement en tant qu'obligation de conformité : quels dispositifs critiques pour la sécurité existent, quelles certifications s'appliquent, quand le prochain audit est prévu et quelles preuves attestent de sa réalisation.

Peut-il aider lors d'audits GxP ou ISO ?‍

Il peut les faciliter. Les dossiers d'étalonnage, les journaux d'utilisation, les pistes d'audit et les contrôles d'accès constituent les preuves demandées par les auditeurs. Le logiciel favorise des pratiques conformes ; votre organisation reste responsable de la validation, des procédures opérationnelles normalisées (SOP), de la formation, de la conservation des données et de la gestion des changements.

Le logiciel de gestion d'équipement de laboratoire peut-il se connecter directement aux instruments ?

‍Parfois, mais cela dépend fortement de l'instrument. Certaines connexions sont natives, d'autres passent par des modules complémentaires, et certaines nécessitent un développement sur mesure via une API ou un SDK. Considérez la liste d'intégrations d'un fournisseur comme un point de départ et vérifiez la compatibilité de vos instruments spécifiques avant de signer.

Si ce type de support correspond à vos besoins, contactez-nous. Nous vous montrerons comment SciSure Research et SciSure Health & Safety s'adaptent à vos flux de travail, et non l'inverse.