Comment ChemTracker a aidé Geno à transformer un défi technologique en amélioration opérationnelle.

Gênes (www.genomatic.com) cherche des moyens de réduire la dépendance de la planète à l'égard des combustibles fossiles en proposant des ingrédients d'origine végétale à certaines des plus grandes marques du monde.

Les 130 chercheurs de l'entreprise travaillent à la fabrication de molécules et de matériaux à partir de sources plus durables. Pour gérer son inventaire de produits chimiques, Geno s'est d'abord appuyée sur des feuilles de calcul locales ; une fois ses activités développées, elle a migré vers un système commercial.

L'outil que Geno a adopté, un programme client s'exécutant localement sur des serveurs, n'a finalement pas répondu aux normes de sécurité informatique de l'entreprise.

Geno avait besoin d'une nouvelle solution capable de répondre de manière adéquate aux problèmes de sécurité tout en fournissant les fonctionnalités de gestion des stocks nécessaires à un laboratoire de recherche sophistiqué.

Choisir la voie à suivre

Remarque : eLabNext et SciShield sont désormais unifiés sous le nom de SciSure. Les références à ChemTracker dans cet article concernent une fonctionnalité initialement proposée par l'ancien SciShield. Cette fonctionnalité continue d'être prise en charge par les solutions de santé et de sécurité de SciSure.

Le choix de la solution a été confié à Jeff Boldt, directeur principal des opérations de laboratoire pour Geno. Jeff dirige un petit département composé d'une personne spécialisée dans l'EHS, d'une autre chargée des achats et de trois associés de laboratoire.

« Nous étions principalement préoccupés par les coûts et les capacités », explique Jeff. Lui et son équipe soutiennent la recherche sur 35 000 pieds carrés d'espace de laboratoire et tiennent un inventaire de produits chimiques de 5 000 conteneurs. Ils ont examiné un certain nombre d'options.

« J'ai pensé ChemTracker avait un juste prix », a-t-il dit. « Et il offrait toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin, en plus d'un bon plan de mise en œuvre. »

Un autre facteur qui a finalement amené Jeff à choisir ChemTracker et SciSure (anciennement SciShield) est le nature modulaire de la plateforme. Le potentiel de mise à l'échelle et d'élargissement des capacités à l'avenir est important pour leur stratégie.

Mettre le plan en action

Geno dispose désormais d'une solution moderne basée sur le cloud pour gérer l'ensemble de son inventaire chimique.

« J'ai été impressionné par l'ensemble du processus de mise en œuvre », se souvient Jeff.

« Tout a été définitivement géré par des chefs de projet, avec des délais et des étapes bien établis : quand tout devait se passer, qui étaient les interlocuteurs... tout a été géré de manière très professionnelle. Rachel (responsable de la mise en œuvre de SciSure) a fait un excellent travail. »

Selon Jeff, le processus d'intégration fluide pour le personnel existant et les utilisateurs finaux a permis de consacrer plus de temps à la formation des utilisateurs expérimentés.

Observer des améliorations immédiates

Pour une petite équipe comme celle de Jeff, SciSure for Health & Safety (anciennement SciShield) a apporté des avantages immédiats.

« La partie cloud est vraiment agréable », a déclaré Jeff. « Mon équipe informatique n'a pas besoin de le maintenir, d'effectuer des correctifs et de redémarrer... Cela réduit la charge informatique qui pèse sur moi. C'est une nette amélioration. »

Dans le même temps, Active Directory a eu un impact important sur l'administration.

« Personnellement, j'ai dû gérer la liste des utilisateurs de l'ancien programme », explique Jeff. « Donc, s'il y avait un nouvel employé, je l'ajoutais en tant qu'utilisateur au système et je lui donnais un mot de passe ; s'il oubliait le mot de passe, je le réinitialisais... C'était constant, fastidieux et perturbateur. »

« ChemTracker est désormais lié à notre Active Directory. Personne n'a besoin de nom d'utilisateur ou de mot de passe. Il leur suffit de cliquer sur un lien et d'entrer directement. Cela me facilite grandement la tâche. »

La nouvelle plateforme a également amélioré le processus de formation. « Je n'ai pas besoin de former les gens à un autre système avec un mot de passe différent », explique Jeff. « Nous n'avons rien à faire. Il suffit de cliquer dessus et c'est parti. C'est donc également une belle amélioration. »

ChemTracker a également amélioré les rapports de Geno. Le système précédent exposait les requêtes de base de données SQL brutes ; pour quelqu'un comme Jeff qui ne se considère pas comme un programmeur, cela n'a pas été facile.

« Les rapports sont plus intuitifs avec ChemTracker », explique Jeff. « Il fonctionne parfaitement dès sa sortie de l'emballage.

« Il dispose également d'un lien automatique vers les numéros CAS ou de catalogue, ce qui vous permet d'accéder aux principaux fournisseurs, et le système remplit les informations pour vous, vous pouvez accéder aux propriétés chimiques et aux fiches de données de sécurité (FDS). » La connexion automatique élimine une grande partie du travail manuel qui incombait auparavant à Jeff.

Renforcer la confiance

De nombreuses améliorations apportées à Geno sont quantifiables. Par exemple, le temps approximatif dont dispose un chercheur pour accéder à une FDS a été réduit de moitié.

De plus, grâce à ChemTracker, l'équipe peut :

• Créez une liste des groupes qui travaillent sur un danger particulier en quelques minutes, une tâche qui prendrait auparavant une journée.
• Identifiez les personnes exposées à un certain danger en deux ou trois minutes au lieu d'une heure.
• Identifiez un espace présentant un danger donné en 30 minutes au lieu de deux heures.

D'autres avantages peuvent être moins tangibles mais peut-être plus importants pour l'organisation. L'amélioration de la sécurité en est un excellent exemple.

« L'amélioration de la sécurité et du back-end n'est pas quantifiable », explique Jeff. « Nous n'avons tout simplement pas à nous inquiéter pour le moment. »

De même, la confiance de l'équipe dans d'autres domaines s'est également accrue. Par exemple, dans leur capacité à répondre rapidement et avec précision aux questions concernant les profils de danger des produits chimiques dans les laboratoires. Et ces données sont fiables et accessibles quand ils en ont besoin.

L'adoption de ChemTracker fournit une base de recherche plus solide pour aider Geno à atteindre ses objectifs ambitieux en matière de produits. Et la flexibilité nécessaire pour évoluer.

« Nous sommes intéressés par d'autres modules pouvant être utilisés dans le système d'entreprise », explique Jeff.

Pour une entreprise qui mène une transition mondiale vers des matériaux plus durables, Geno sait que pour faire la différence des matériaux dans le monde, cela commence en laboratoire.

En savoir plus sur Geno - www.genomatic.com

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