En tant que directrice de la santé environnementale et de la sécurité au Boston College, Gail Hall a connu un long parcours. Au cours de son mandat, elle a supervisé la transformation de son équipe et de la manière dont celle-ci gère la sécurité des laboratoires.

Le ministère a expérimenté un certain nombre d'approches de gestion de l'information et de la formation au fil des ans, allant de modestes débuts avec des dossiers papier et des classeurs à la saisie de noms dans une feuille de calcul Excel, en passant par des essais avec des logiciels développés localement.

La véritable tendance en faveur de la conformité systématique a commencé avec l'adoption de ChemTracker. Le logiciel d'entreprise a permis à l'équipe de commencer à gérer l'inventaire des produits chimiques de manière efficace et unifiée. ChemTracker représentait une avancée considérable par rapport aux classeurs, et ce n'était que le début.

Élargir les horizons en matière de sécurité

D'ici 2020, l'équipe EHS a vu de nouvelles opportunités d'amélioration.

« Le problème était la diffusion de toutes sortes d'informations », explique Gail. « Nous avions des disques ici et des disques là-bas. Nous avions besoin d'un meilleur moyen de suivre toutes ces informations. »

« L'objectif était de le rassembler, de le centraliser », a déclaré Gail, rappelant les aspirations à un programme allant au-delà de la gestion des inventaires de produits chimiques. « Connecter les gens aux laboratoires. Associer les personnes aux dangers. Former le personnel aux dangers appropriés en laboratoire. »

Le premier changement a été l'embauche de deux nouveaux spécialistes de la sécurité des laboratoires.

Les données qu'EHS a pu extraire de SciSure ont démontré à la haute administration la nécessité de disposer d'un plus grand nombre de personnes pour gérer la sécurité des laboratoires.

Une fois l'équipe renforcée en place, Gail a entrepris de mettre en œuvre une solution à ce défi informationnel plus large.

S'appuyer sur SciSure

Avec une vision claire de ce qu'elle recherchait et une expérience réussie avec ChemTracker, l'équipe EHS n'a pas eu à chercher bien loin.

« Nous n'avons pas vraiment envisagé d'autres solutions en raison de notre expérience avec ChemTracker », explique Gail. « Il s'agissait de convaincre l'administration de l'importance des autres éléments de SciSure. »

Avec 99 groupes de laboratoires et 500 espaces de recherche relevant de la compétence du département de la sécurité, l'administration a rapidement compris les arguments en faveur d'une approche unifiée de la gestion de la sécurité. L'équipe de Gail a entrepris de le mettre en œuvre.

Le Boston College a développé le SciSure for Health & Safety (anciennement SciShield) en adoptant des modules pour SDS Search, Inspection, Gestion de la biosécurité, Formation LMS, Déchets dangereux, Équipement, Gestion des incidents et d'autres aspects de la sécurité des laboratoires.

Tout cela faisait partie d'une solution Web unique et intégrée ; un programme de sécurité robuste offrant une visibilité complète des dangers auxquels sont exposés le personnel et les chercheurs du campus.

Proposer des changements fondamentaux

Au fil de l'évolution de son programme, l'équipe EHS de BC a acquis une véritable confiance dans la fiabilité, la sécurité et la disponibilité de ses données, ainsi que dans sa capacité à agir en conséquence.

Avant la mise en œuvre de SciSure, il aurait fallu une journée entière pour créer un rapport sur tous les groupes de laboratoire et leurs principaux chercheurs ou scientifiques principaux. Maintenant, cela peut être fait en cinq minutes.

Selon Gail, il n'aurait même pas été possible de créer une liste de groupes de laboratoire ou de personnes travaillant avec un danger particulier, ou une liste de sites présentant un danger donné, avant SciSure. Son équipe peut désormais le créer en 15 minutes.

De même, un rapport de conformité globale à la sécurité, quasiment inconcevable auparavant, peut être généré en une heure.

À plus grande échelle, la visibilité des données de laboratoire permet à l'EHS d'identifier les tendances, de justifier les ressources et de développer des programmes et des campagnes appropriés pour résoudre les problèmes de sécurité importants.

Par exemple, les observations faites lors des inspections de sécurité des laboratoires ont conduit à des efforts visant à sensibiliser les chercheurs aux exigences en matière d'EPI. En plus de créer des dépliants pour les laboratoires, l'équipe a utilisé la plateforme pour envoyer des rappels saisonniers concernant la sécurité des uniformes de laboratoire pendant les mois d'été.

Amélioration continue : concentrez-vous sur la formation

L'équipe chargée de la sécurité des laboratoires continue de renforcer sa culture de sécurité en organisant régulièrement des réunions de groupes de travail, en communiquant de manière approfondie et en améliorant constamment le plan d'hygiène chimique (CHP).

L'un des intérêts particuliers de Gail est de promouvoir les ressources existantes auprès de ses différents laboratoires. L'un des domaines d'intérêt a été la formation.

Le département propose huit cours de formation à la communauté du Boston College, dont six sur le Web (auparavant dispensés en personne ou via Zoom, désormais disponibles à distance dans SciSure). L'EHS organise également 12 sessions animées par un instructeur par an. En 2023, les utilisateurs de la Colombie-Britannique ont terminé près de 1 300 dossiers de formation. Et chaque session de formation dirige les participants vers des ressources sur Google Sites.

Le module SciSure Training LMS, avec sa capacité à envoyer des rappels automatisés, a joué un rôle essentiel pour aider les personnes à obtenir une formation appropriée.

« Le module Training LMS nous a permis d'orienter les personnes vers la formation qu'elles doivent suivre, qu'il s'agisse d'une formation sur les rayonnements, la biosécurité, la sécurité générale des laboratoires ou la formation sur les déchets », explique Gail.

Selon Gail, l'un des principaux avantages du module de formation en termes de gain de temps est la création de rapports.

« Nous pouvons facilement accéder aux données et montrer comment nous nous en sortons dans les laboratoires », explique Gail, qui relève d'un comité exécutif de supervision. « Nous le retirons directement de l'application. »

Et depuis la mise en œuvre du module, son équipe adore parler de formation.

Une avancée en matière de formation

SciSure for Health & Safety a aidé l'équipe à améliorer considérablement la formation à la sécurité des laboratoires.

Avec la mise en place du module Training LMS, l'équipe de sécurité a retrouvé la certitude que les personnes sont correctement formées aux dangers et que la formation dispensée est adaptée aux expositions personnelles aux risques.

« Nous avons atteint jusqu'à 97 % de conformité », explique Gail.

En outre, le module Training LMS a éliminé le besoin de faire appel à un consultant externe qui avait dispensé une formation et effectué des audits en matière de biosécurité.

Avant d'utiliser le module Training LMS, la production de rapports de conformité était pour la plupart impossible. Désormais, l'équipe de Gail crée une variété de rapports en quelques minutes seulement :

• Conformité globale de l'entraînement : 15 minutes
• Conformité pour un cours donné : 5 minutes
• Utilisateurs en retard pour suivre un cours : 5 minutes
• Dossiers complétés pour un cours : 5 minutes
• Rapport pour un chef de département : 5 minutes

Tourné vers l'avenir

Le travail d'un service de sécurité n'est jamais terminé. Au Boston College, l'équipe EHS continue de chercher des moyens de sensibiliser et de faire preuve de diligence dans tous ses laboratoires. Mais grâce à une base d'informations centralisée et évolutive, le programme n'a jamais été aussi bien positionné.

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